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バーチャルオフィスの選び方と注意点

[投稿日]2022/10/31 / [最終更新日]2022/11/10

バーチャルオフィスは目的をベースに選びましょう。目的から選んだほうがいい理由は、数ある多くのオフィスの中から満足するオフィスを選べないからです。

バーチャルオフィスという形態は一緒でも、立地や求めるサービス、価格はさまざまです。なので、何を重視したいかを考えて選びましょう。

バーチャルオフィスの基本的な選び方

バーチャルオフィスを借りるにあたって、絶対的に考えなくてはいけない立地や費用、そしてどこのバーチャルオフィスにするかを、まずは決めましょう。

選ぶときに考えたいニーズは3つあります。

  • ブランド感のある住所がいい
  • とにかくビジネス住所がほしい
  • 信頼できるオフィスがいい

それぞれ詳しく解説します。

1. ブランド感のある住所がいい

ブランド感や信頼感を求めるなら、土地が持つイメージと会社が与えたい印象・事業内容がマッチする場所を選ぶのがおすすめです。

バーチャルオフィスの住所=事業の住所となるので、立地のイメージが会社の印象となることもあります。

例えば、高級感なら銀座、ITベンチャー感なら渋谷、ビジネス街なら日本橋や大手町など、どうやって信頼感やブランドを高めるかを考えてみましょう。

2. とにかくビジネス住所がほしい

「住所さえ借りられたら」と考えているなら、①エリアと②付帯サービスを最小限に抑えた最安価格帯の観点でバーチャルオフィスを選んでみましょう。

まずどの都道府県でも、オフィス価格は中心部にいくほど高くなり、郊外にいくほど安くなる傾向があります。バーチャルオフィスの場合、これに当てはまらないこともありますが、エリア選定の取っ掛かりにしてみてください。(例:東京都内の場合)

エリア 価格相場
23区中心部
(千代田区、中央区、港区、渋谷区など)
高い
23区その他
(足立区、荒川区、板橋区、江東区など)
中価格
郊外(市)
(八王子市、国分寺市、三鷹市など)
安い

 

また、同じエリアのバーチャルオフィスでも価格帯は異なります。以下は東京都渋谷区の事例ですが、低価格帯と高価格帯では10倍近い差があります。

 

条件:渋谷エリア/住所:「東京都渋谷区」まで同じ/法人登記可能/郵便物転送

価格帯 料金(税込/月額)
低価格 〜1,100円
中価格 1,650円
〜3,300円
高価格 5,500円
〜11,000円

メモ:低価格帯を検討するときの注意点

とくに法人登記についてです。格安バーチャルオフィスの場合、「法人登記はNG」としているバーチャルオフィスやプランもあります。契約前によく確認してください。

3. 信頼できるオフィスがいい

信頼できるオフィスを選びたいなら、以下のポイントをチェックしてみましょう。

  • 審査体制
  • 店舗窓口
  • 管理体制
  • 会員数

まず審査体制は厳しい場所を選びましょう。書類審査のみの場合は偽造できてしまうため、対面審査やeKYCによる本人確認があるバーチャルオフィスを選ぶのがポイントです。審査のゆるいバーチャルオフィスを契約してしまうと、のちのちの信用問題や口座開設ができないなど、ネガティブな影響があります。

また、窓口の有無も重要です。バーチャルオフィスであることを知らないクライアントが直接来館した際も対応してもらえる、窓口があることで直接郵便物を受け取ることができ、また書留系の郵便物をバーチャルオフィスのスタッフが代理で受け取ってもらえる可能性が高いです。

上記に付随して、郵送物の取り扱いに関する評判もチェックしておきましょう。なかには管理が甘いバーチャルオフィスもあるので、そういう場所は避けるのが無難です。

最後に、会員数も見ておくといいでしょう。どのくらいのユーザーから支持を獲得しているかの指標になります。当然、会員数が多ければ多いほど、ある程度信用は担保されていると考えてよいでしょう。

バーチャルオフィス1は、eKYC(electronic Know Your Customer、電子本人確認)の導入で、犯罪収益移転防止法に準拠したオンライン申込を実施しています。

オプション観点の選び方

バーチャルオフィスを借りる際にオプション機能として選べる部分です。

  • 打ち合わせで会議室を利用したい
  • 郵便物の受け取り方法は柔軟がいい

それぞれ詳しく解説します。

1. 打ち合わせで会議室を利用したい

会議室を利用する可能性があるなら、会議室が設置されているかはもちろん、料金(無料、有料)や、部屋数(予約のしやすさ)もチェックしておきましょう。

また、昨今はオンライン面談やミーティングも主流になってきていますが、取引先や担当者によってはオフラインの会議や商談を希望されるかもしれません。

今は会議室利用の予測が立っていない人も、柔軟に選択できるといいかもしれません。

 

メモ:
シェアオフィスやレンタルオフィスなど施設が充実しているところのバーチャルオフィスプランを選ぶと、しっかりした会議室が利用できる傾向があります。

2. 郵便物の受け取り方法は柔軟がいい

バーチャルオフィスを契約するとビジネスに関連した書類や郵便物はすべて一度オフィスに届きます。その後、ご自身の住所に転送されます。

郵便物の取り扱いや料金設定は各社異なるので、以下のポイントをチェックしてから選びましょう。

項目 備考
転送頻度 基本は定期的(例:週1回)に転送してくれます。頻度を変えたい場合に応じてもらえるか、いくらになるかは要確認
転送手数料 便宜的に「転送手数料」とまとめていますが、実はこの部分の項目の細かさや料金設定は、各所で対応が異なります。
例えば、受取料・保管料・代理サイン料・転送作業料・郵送費用などに細分化されることもあるので、ここの料金の見極めはしっかり行ってください。
保存期間 保存期間は1ヶ月〜1年程度のオフィスが多いです
サインが必要な郵便物の受取可否 受け取りOKなオフィスが多いですが、なかには不可なオフィスもあります
受け取り可能な荷物のサイズや重さ 柔軟さはオフィスによりますが、例えば大きい荷物(30kg超え、A4以上など)は、受取不可の場合が多いです
直接受け取れるか スタッフ常駐のオフィスであれば、直接受取も可能な場合が多いです

メモ:
バーチャルオフィス1なら月額880円+郵送費用のみでご利用いただけます。(受取料、保管料、代理サイン料はかかりません)

まとめ

バーチャルオフィスは、「バーチャルオフィスをどんな風に活用したいか」の目的をベースに選びましょう。

その際はバーチャルオフィスの基本部分である、住所・料金・評判。それから、オプションとして設けられている会議室や郵便物の受取・転送体制の観点で明確にしていくといいです。

同じエリアであっても価格やサービスはバラバラです。価格とサービスのバランスが取れているバーチャルオフィスを見つけてみてください。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

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