バーチャルオフィスのメリット｜ランニングコストが削減できる

起業や副業を始める際、気になるのが毎月発生する固定費である「ランニングコスト」です。特にオフィスを構えるとなると、賃料以外にも光熱費や通信費、人件費などさまざまな費用が継続的にかかり、経営を圧迫する要因になりかねません。

そこで注目されているのが、ランニングコストの削減が期待できる「バーチャルオフィス」という選択肢です。バーチャルオフィスは、住所利用や法人登記、郵便物転送など必要な機能だけを利用でき、実際のオフィスを構えずに事業運営できるサービスです。物理的なオフィスを契約しないため、コスト面で大きなメリットがあります。

本記事では、バーチャルオフィスを活用することでいかにランニングコストを抑えられるかを、具体的な項目を交えて詳しく解説します。

バーチャルオフィスのメリット・デメリットについて詳細はこちら

ランニングコストが高いと経営を圧迫する

ビジネスを成功させるには、コストをいかに抑えるかがポイントです。特に毎月かかるランニングコストは、利益を圧迫する大きな要因になります。ここでは、ランニングコストが経営に与える影響について、わかりやすく解説します。

ランニングコストが上がると価格競争力が落ちる

事業を継続するうえで、ランニングコストの管理は非常に重要です。水道光熱費や賃料、人件費などの固定的な支出が多いと、売上が一時的に下がっただけでもすぐに赤字に転じてしまうリスクがあり、経営の自由度が制限されます。

特に、ランニングコストが高い状態では、その分を商品やサービスの価格に反映せざるを得ません。しかし、価格を上げれば競合との比較で不利になり、顧客の選択肢から外れてしまう可能性があります。コストが高いというだけで、市場での競争力を失いかねない状態に陥るでしょう。

ランニングコストを下げることで利益を確保できる

一方で、ランニングコストを抑えられれば、たとえ売上が想定より低かったとしても一定の利益を確保することが可能です。変動が大きい時期や景気に左右されやすいビジネスでも、経営を維持しやすくなるでしょう。

また、ランニングコストを下げることで、価格を抑えて競争力を高めることができ、利益率を保ちながら販売機会を広げる戦略が取れます。このように、低コスト体質の運営スタイルを構築することは、柔軟な経営判断を可能にし、長期的な成長にもつながります。

起業時は経営を安定させるためにもランニングコストの削減が重要

起業初期は売上が安定しない時期が続くことが多く、経営を安定させるためにはコスト管理が重要です。特に、初期投資を抑えるだけでなく、毎月発生するランニングコストにも注意を払う必要があります。

無駄な固定費を避け、必要最小限の支出で運営できる体制を整えることで、シンプルで持続可能な経営基盤が築かれます。こうしたコストの最適化は、経営改善の第一歩であり、安定した事業運営を実現するための重要な取り組みといえるでしょう。

起業家やフリーランスとして事業を始めたばかりの方は、長期的な視点で支出のバランスを見極め、無理のないコスト構造を意識しておくことが大切です。

自社オフィスは賃料以外にもコストがかかる

事務所や店舗を賃貸する場合、「家賃（賃料）」以外にもさまざまなコストが発生します。これらは毎月の固定費として積み重なり、ランニングコストの大きな割合を占めることになります。以下は、自社オフィスを構える場合に必要とされる経費の一例です。

【水道光熱費】

電気・水道・ガスなどの使用料金です。夏や冬など冷暖房の使用量が多いと、さらにコストが増加します。また、給湯室がある物件ではガス代がかさむ可能性があるでしょう。

【通信費（電話・インターネット）】

電話代やインターネット料金は固定費の代表例です。ビジネス用の電話番号は、対外的な信用のために契約するケースが多いでしょう。通信費は適切なプランを選ばないと、余計なコストがかかる可能性があります。

【事務用品費・消耗品費】

コピー用紙、文具、プリンターのインクなど、日常的に必要になる小物類です。常に在庫を切らさないように買い足していく必要があるため、無視できないコストといえます。

【器具備品費】

机・椅子・パソコン・収納棚など、オフィス内設備の購入費用です。業務内容によっては、プリンター、スキャナー、複合機なども必要になります。

【清掃費・ごみ処理費】

清掃費を外部業者に委託する場合は、毎月の固定費に計上されます。ビル管理費に含まれている場合、賃料に加算されます。事業所から出るゴミについては、ゴミ処理券を貼付する必要があるので、細かいコストながらも負担になるでしょう。

【火災保険料】

賃貸契約時に加入が義務づけられるケースが多く、年単位でまとまった出費になる場合があります。費用は物件によって異なります。

【人件費（受付・事務員）】

来客対応や電話対応を任せるためにスタッフを雇う場合には、固定的な給与が発生します。ランニングのなかでは最も負担が大きい費目です。

上記の費用は、オフィスを保有している限り、規模に関係なく必ず発生します。特に都市部や駅近エリアでは、賃料や管理費が高額になるため、全体として非常に大きなランニングコストとなるのが現実です。

自社オフィスを構えるとランニングコストは削減しにくい

一度オフィスを契約すると、ランニングコストの削減は簡単ではありません。中途解約には違約金や原状回復費用が発生する場合が多く、柔軟な見直しが難しいでしょう。また、設備や人員をそろえると、それに伴って維持コストも固定化されやすくなります。

たとえば、スタッフが在宅勤務中心になっても、オフィススペースはすぐに縮小できません。水道光熱費やインターネット契約などは、使用量に関係なく基本料金がかかるため、稼働が少ないときほど無駄が目立つ固定費になります。リモートワークだから、事務員を解雇するということも難しいでしょう。

そのため、事業環境の変化に対応する柔軟性という点でも、自社オフィスは「固定的なコスト構造」になりやすいというデメリットがあります。

バーチャルオフィスはさまざまな面でランニングコストが削減可能

一方、バーチャルオフィスは物理的なスペースを持たないため、上記で挙げたようなコストがほとんどかかりません。月額数百円〜数千円の利用料金で、住所の利用・郵便物受け取り・転送などの機能を利用できます。

バーチャルオフィスを利用することで削減できるランニングコストについて、項目ごとに説明します。

【家賃（賃料）】

物理的なスペースを借りる必要がないため、オフィスの家賃が発生しません。通常は、バーチャルオフィスの月額利用料（＋郵便物の転送料など）のみで済み、月額1,000円程度で契約可能です。もし賃貸オフィスを毎月20万円で借りる場合、ランニングコストを20分の1にできる計算になります。

【水道光熱費】

バーチャルオフィスは物理的なスペースを借りるわけではないため、電気・水道・ガスなどの使用料が発生しません。冷暖房や給湯室のガス代といった光熱費も不要です。たとえば電気代の場合、10坪や20坪程度のオフィスでも、通常は毎月約2〜3万円かかります。起業したての場合、年間数十万円の電気代は大きな負担になりますが、バーチャルオフィスであればそのコストを削減できます。

【通信費（電話・インターネット）】

オフィス用の電話回線やインターネット回線を契約する必要がなく、固定の通信費がかかりません。自宅やモバイル回線で十分に代用できます。通信費は、回線数やインターネットのプランによってコストは変動しますが、月額数千円から数万円程度かかるため、コストカットのメリットが大きい項目です。

【事務用品費・消耗品費】

事務所を構えないバーチャルオフィスは、コピー用紙や文具、プリンターのインクなどの備品を購入する必要がありません。このような消耗品は、一つひとつの費用が数百円程度で少額ですが、積み重なると無視できないコストになります。リモートワーカーや自宅で作業する場合には、持ち合わせの文具などを使うことでコストカットが可能です。

【器具備品費】

バーチャルオフィスであれば、机・椅子・パソコンなどの購入費用や維持コストを削減することが可能です。特にオフィス家具は高額なケースが多く、初期費用で数十万円程度かかります。起業時にはレンタルを利用するケースも多いですが、点数やレンタル期間が長いと毎月の出費がかさみます。バーチャルオフィスを契約し、自宅やコワーキングスペースで作業するほうが得策でしょう。

【清掃費・ごみ処理費】

バーチャルオフィスは、清掃業者の手配も不要です。外部業者に委託すると、毎月数万円かかるケースがほとんどです。また、シュレッダーにかけた紙ゴミなど、頻繁にゴミを出す場合には毎月数千円かかることがありますが、そのようなゴミ処理費も発生しません。

【火災保険料】

オフィスの賃貸契約が不要なバーチャルオフィスは、オフィス用の火災保険に加入する義務がありません。バーチャルオフィスを利用することで、年間約2万円程度の定期的な出費を避けられるでしょう。

【人件費（受付・事務員）】

バーチャルオフィスには受付代行などのサービスが利用できる場合があり、来客対応や郵便物受け取りのために人を雇う必要がなくなります。

特に人件費の削減メリットが大きい

バーチャルオフィスのなかでも、特に大きなコストメリットとなるのが来客対応に伴う人件費の削減です。受付スタッフを雇う必要がなくなることで、人件費という重いランニングコストを抑えられます。

ひとり起業や小規模事業では、自分が外出している間に来客があった場合、対応できません。そうした場面に備えてパートやアルバイトを雇うとなると、継続的な人件費が発生します。

たとえば、時給1,500円で1日8時間勤務のスタッフを雇うのであれば、1日あたり1万2,000円、月20日勤務であれば24万円の支出です。このような人件費は、家賃や通信費以上に大きな固定費となり、事業の負担になるでしょう。

その点、バーチャルオフィスのなかには有人受付を標準で備えている施設があり、外出中でも来客や郵便物の受け取りを代行してもらうことが可能です。「バーチャルオフィス1」のように、営業時間内は有人で対応してくれる施設であれば、安心して外出や外部での業務に集中できます。こうしたサービスを活用することで、人件費をかけずに顧客対応の体制を整えることができ、結果として毎月数十万円のコストカットにもつながります。

まとめ

ランニングコストは、事業を続けるうえで無視できない重要な要素です。特にスタートアップや副業としての事業運営では、売上が安定するまでの期間に固定費が重くのしかかることも少なくありません。

自社でオフィスを構える場合、賃料に加えて光熱費や人件費、通信費などさまざまな費用が発生し、一度契約してしまうと見直しが難しくなります。一方、バーチャルオフィスを活用すれば、このようなランニングコストを大幅に削減することが可能です。これから起業を考えている方、固定費を抑えて事業を安定させたい方にとって、バーチャルオフィスは最良の選択肢のひとつといえるでしょう。