【完全版】バーチャルオフィスの選び方

ビジネス用の住所が借りられるバーチャルオフィス。そんなバーチャルオフィスの契約を検討しているなかで、「どうやって選べばいいのかわからない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

バーチャルオフィスのデメリットを肌で感じるのは、法人登記や住所を公開し、ビジネス活動を行ったあとです。一度公開してしまったものをまた変更するのは大変なので、事前にさまざまな面から十分に検討しましょう。

今回は、バーチャルオフィスの選び方を徹底解説します。それぞれ「サービス全体編」「料金編」「郵便物サービス編」「法人登記サービス編」「会議室サービス編」「電話サービス編」「受付編」「住所・ブランド力編」「運営会社編」に分けているので、ぜひバーチャルオフィスを選ぶ際に活用してくださいね。

【サービス全体編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは、提供する事業者によってサービス内容がさまざまです。まずは、サービス全体の選び方について確認していきましょう。

①サービス内容に満足できるか

はじめに、自分にとって満足できるサービス内容なのかをチェックすることが大切です。

バーチャルオフィスのなかには、自身の事業には必要ないサービスの費用が含まれている場合があります。手厚くさまざまなサービスを提供していたとしても、不必要なサービスにお金を払うことになってしまうのは本意ではありません。

事前にバーチャルオフィスのホームページなどから、サービス内容をすみずみまでチェックしましょう。

②起業に関するサポートサービスは豊富か

バーチャルオフィスでは、経理作業や法人設立をサポートするような、起業に関するサービスを提供している場合があります。

起業後のよくある悩みとして挙げられるのは、本業以外の税務や会計業務に時間が取られてしまうことです。そこで、経理代行や法人登記代行などのサービスを実施しているバーチャルオフィスを選んでおけば、他の作業に時間を取られることなく本業に注力できます。本業をおろそかにしないためにも、起業に関するサポートサービスを実施しているバーチャルオフィスを選びましょう。

③セキュリティや個人情報に関するサービスはあるか

個人でバーチャルオフィスを契約する方のなかには、セキュリティ上の不安を覚えて利用を決める方も多いのではないでしょうか。

基本的には自宅住所ではなく、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに載せることで、個人情報を守ることが可能です。ただし、法人登記で住所を使用できないバーチャルオフィスがあります。このような場合は、新たに別のバーチャルオフィスを契約するか、自宅住所で登記するかなど、何かしらの対応を取らなければなりません。

また、固定電話を持っておらず、携帯電話の番号を使用している場合は、自身の携帯電話番号を名刺などで公開することになってしまいます。携帯電話番号の公開を避けたい場合は、電話の転送サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。

④解約条件はどうなっているか

バーチャルオフィスによって解約条件は変わります。契約前に解約条件がどうなっているかを確認しておきましょう。以下は、弊社バーチャルオフィス1の解約条件です。

【解約条件】
1)Webサイトやその他に掲載されているバーチャルオフィスの住所を削除すること
2)バーチャルオフィスに郵便物が届かないようにすること
3)法人の場合は登記を閉鎖、または移転させること

バーチャルオフィスのなかには、契約期間が決まっている場合があります。契約期間の途中に解約してしまうと違約金が発生する可能性があるので、解約条件のチェックは必須です。

⑤利用規約がしっかりしているか

利用規約がしっかりしているかという点も、重要なポイント。おおまかなルールではなく細かく利用規約が記載されているか、事前に確認しましょう。利用規約がしっかり記載されていないバーチャルオフィスを契約すると、あとでトラブルになる恐れがあります。

なお、「利用規約はあまり読まない」という方もいらっしゃるかもしれませんが、それは危険です。万が一不利な条件が記載されていたとしても、利用規約を読んでいない契約者側の落ち度になってしまいます。利用規約にはしっかりと目を通したうえで契約しましょう。

⑥問い合わせに対してレスポンスが早いか

バーチャルオフィスに対して問い合わせをした際に、レスポンスが早いかどうかをチェックしましょう。

バーチャルオフィスの住所は、契約が完了しない限り使えません。「契約内容について相談したいのに、5日以上音沙汰がない」となると、業務に支障が出てくるでしょう。レスポンスの早さでバーチャルオフィスを決めるのも、ひとつの手段です。

⑦他社とは違うサービスの提供や強みはあるか

バーチャルオフィスサービスは数えきれないほどあります。なかなか選びきれないときは、バーチャルオフィスを運営する会社の強みをチェックしましょう。

たとえば、多くのメディアで紹介されていたり、各団体へ加入していたりなどもひとつの指標です。他社と差別化できるような強みがあるバーチャルオフィスは倒産リスクが低く、長く利用できるでしょう。

⑧通いやすい場所にあるか

バーチャルオフィスのなかには、郵便物を窓口で引き取れるサービスや、会議室の貸し出しサービスを提供しています。バーチャルオフィスへ頻繁に通う可能性がある場合は、自宅から通いやすい場所にあるかどうかも重要なポイントです。

郵便物の引き取りがOKなら、郵便物の転送料金がかからずお得に運用できます。会議室を借りるついでに郵便物を引き取るスタイルも可能なので、自宅から通いやすいバーチャルオフィスは便利といえるでしょう。

⑨実際に立地場所を確認できるか

バーチャルオフィスの立地も重要なポイントです。実際に立地場所を確認し、自身の事業が行いやすい条件がそろっているかチェックしましょう。

なお、契約前の内見を不可としてるバーチャルオフィスは、あまりおすすめできません。受付の雰囲気やスタッフの対応を確かめられないからです。また一部のバーチャルオフィスでは、細かい地名までの住所が確認できないこともあります。怪しいバーチャルオフィスは避けて、誠実に運営しているところを選びましょう。

⑩設備やセキュリティはどうか

バーチャルオフィスの設備やセキュリティも確認すべきポイントです。契約後はバーチャルオフィスに訪問することが少なく、基本的には郵便物などの個人的な書類などをバーチャルオフィス側に預けることになります。そのため、防犯カメラなどの対策はできているか、郵便ポストの設備はしっかりしているのか、入念にチェックしましょう。

また顧客が訪問するとなった際に、不信感や不安感を抱かせないようしっかりとした設備のあるバーチャルオフィスがおすすめです。安い金額ばかりに目を奪われて、ぼろぼろなバーチャルオフィスを契約してしまわないように注意しましょう。

⑪建物・ビルは汚くないか

建物・ビルの綺麗さも選ぶポイントのひとつです。バーチャルオフィスだからといって、実際の建物を確認せず契約してしまうのは得策ではありません。

会議室サービスを利用して顧客と商談をするとなった際に、建物が汚いと不信感を持たれる恐れがあります。また、今はGoogleマップで住所を入力すれば、実際の建物の外観を簡単に閲覧可能です。最低限、顧客に見られても大丈夫だと思うバーチャルオフィスにしましょう。

【料金編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスを契約する際に、気になるのは利用料金ですよね。バーチャルオフィスは月額500円と安価なものから3,000〜4,000円台のものまで、金額が幅広く設定されています。

あまりにも安価だと不安を感じるものの、高額になってしまうとコスパが良くありません。バーチャルオフィスを料金で選ぶ際は、以下のポイントを確認しましょう。

①基本料金のなかに利用したいサービスがすべて含まれているか

バーチャルオフィスのサービスページトップに記載された「月額〇〇円」という金額は、利用したいサービスが含まれているでしょうか。額面上の表記だけを見て契約してしまうのは少しリスキーです。

月額料金が安くても、郵便物の受取や転送サービスをつけることで料金が倍以上に跳ね上がる場合があります。自分で利用したいサービスが含まれているか確認したうえで、バーチャルオフィスの料金を比較することが大切です。

②料金はサービス内容に見合っているか

料金とサービス内容が見合っているのかも重要なポイントです。基本料金は安かったとしても、郵便物の受取や転送サービスをつけることで料金が跳ね上がるケースがあります。自身が利用したいと思うサービス内容を含めたうえで、料金が適切かどうかを確認しましょう。

またバーチャルオフィスのサービスは、基本的に長期で利用するものです。契約したあとに変更するとなると、各種住所の変更手続きが大変なうえ、費用もかかります。事前にどのようなサービスが展開されているのか、料金はどうなっているのかを確認することが大切です。

③月額料金は適当か

続いて、月額料金は適当な金額かをチェックしましょう。バーチャルオフィスの利用料金は毎月継続的に支払うものです。さまざまなサービスを受けたいからといって、高額なバーチャルオフィスを契約してしまうのは得策ではありません。

一方で、あまりにも安価なバーチャルオフィスの場合、しっかりと審査が行われていなかったりサービス内容が不十分だったりと、不具合が出てきます。安さだけを重視して悪名高いバーチャルオフィスを選んでしまうと、事業のブランドイメージが下がってしまうかもしれません。自身の事業に対して適当な月額料金かどうか、しっかりと見極めましょう。

④初期費用などの契約時に発生する料金はどうなっているか

月額料金だけでなく、契約時に発生する初期費用も大事なチェックポイントです。月額料金だけを見て契約すると、最初の支払金額で驚くことになってしまいます。

バーチャルオフィスによっては、初期費用を入会金として表記している場合があります。月額料金以外に契約時に発生する料金はどうなっているのか、事前にしっかりと確認しましょう。

⑤予算内に収まっているか

魅力的なサービスが多いからといって、予算オーバーしているバーチャルオフィスを契約してしまったら本末転倒です。予算が限られているのであれば、最低限自身の事業に必要なサービスが含まれているバーチャルオフィスを選びましょう。

広い会議室が使えるバーチャルオフィスは魅力的に見えるものの、使わなければ意味がありません。会議室を頻繁に使わない事業なら、予算を抑えて会議室サービスがないバーチャルオフィスを選ぶのもひとつの手段です。

⑥消費税を含めた総額が明示されているか

2021年4月から、ホームページや値札などの価格表記はすべて消費税込みにするよう義務付けられています。しかし、表記されていれば問題ないため、()内の税込表記を見落としてしまう可能性は十分にあります。

バーチャルオフィスのホームページで確認している金額は消費税込みの金額なのか、今一度確かめてみましょう。

【郵便物サービス編】バーチャルオフィスの選び方

個人事業主、法人問わず、住所を公開すると何かしら郵便物は届きます。そのため、バーチャルオフィスでの郵便物サービスは必須といえるでしょう。以下では、郵便物サービスにおけるバーチャルオフィスの選び方を紹介します。

①郵便物を受け取ってもらえるか

そもそもバーチャルオフィスで郵便物を受け取ってもらえるのか、という点は確認必須です。

前述したとおり、個人事業主や法人になると必ず何かしらの郵便物が届きます。郵便物を受け取ってもらえないバーチャルオフィスの場合、郵便物は送り主に返送されるか、破棄されるかの2択です。郵便物がしっかり届かないと、送り主が不信感を抱く原因になります。郵便物が発端で、事業が上手くいかない恐れが出てくるかもしれません。最低限、郵便物の受取サービスを実施しているバーチャルオフィスをおすすめします。

また、バーチャルオフィス単位ではもちろんのこと、プラン内に郵便物受取のサービスが含まれているのかの確認も必要です。特にバーチャルオフィスの最安プランでは、郵便物受取サービスが含まれていない可能性があります。

弊社バーチャルオフィス1では、月額880円の最安プランに、郵便物の受取サービスが含まれています。郵便物サービスの内容は詳細まで確認しておきましょう。

②郵便物の転送を行ってくれるか

郵便物の転送サービスも大切なポイント。郵便物を受け取ってもらえたとしても、転送してもらえなければ自分でバーチャルオフィスまで足を運ぶ必要があります。

通常のバーチャルオフィスでは郵便物の転送サービスが提供されていることが多いですが、格安バーチャルオフィスの場合は転送してもらえない可能性があります。一定期間受け取りに来なかったら郵便物を破棄されてしまう場合もあるので、注意しましょう。

③標準サービスとして週1回の郵便転送がついているか

郵便物転送サービスは便利なので、週1回はつけておきたいところ。しかし、オプションサービスとして展開している場合は、基本料金にプラスして費用を支払わなければなりません。バーチャルオフィスの月額料金が安いと思っても、オプションサービスで高くなってしまっては本末転倒です。

目安として、標準サービスで週1回の郵便物転送がついているバーチャルオフィスをおすすめします。

④スポット転送があるか

スポット転送とは、すぐ手元に欲しい郵便物がある場合に、週1回などの定期転送ではなくスポットで転送してもらうサービスのことです。

バーチャルオフィスのサービスを利用すると、郵便物を受け取るタイミングは通常よりも少し遅くなります。自らバーチャルオフィスに出向いて郵便物を引き取りに行く方法もありますが、転送してもらえるスポット転送のほうが便利です。料金はプラスでかかることが多いとはいえ、チェックしておきたい郵便物サービスといえます。

⑤窓口での郵便物引き取りサービスがあるか

窓口での郵便物引き取りサービスとは、すぐに郵便物が欲しい場合や、バーチャルオフィスの近くまで寄った場合に、窓口で郵便物を引き取れるサービスのことです。

一部のバーチャルオフィスでは、郵便物を別の作業場で管理しているなどの理由で、バーチャルオフィスの窓口での引き取りができないケースがあります。「せっかく近くにいるのに郵便物が引き取れない」という事態になる可能性があるので、事前にチェックしておきましょう。

⑥不在票を受け取ってくれるか

郵便物のなかには、本人限定郵便などの本人しか受け取れない郵便物が届く場合があります。このようなケースでは、バーチャルオフィス側が不在票を受け取ってユーザーに通知し、日にち指定でユーザーが直接受け取る、などの対応が必要です。

しかし、不在票の受け取りがNGなバーチャルオフィスだと、本人限定郵便はいつまでたってもユーザー本人に届きません。重要な郵便物だった場合は、大変困る状況になります。最低限、不在票を受け取ってもらえるバーチャルオフィスを選びましょう。

⑦代理サインはしてもらえるか

簡易書留などの代理サインが必要な場合、対応してもらえるかは重要なチェックポイントです。

代理サインの対応は、バーチャルオフィスにスタッフが常駐している必要があります。無人営業のバーチャルオフィスの場合だと、ずっと不在票が届くだけになってしまいます。あらかじめ代理サインの対応が可能なバーチャルオフィスなのかを把握しておきましょう。

⑧郵便物の通知はしてもらえるのか

バーチャルオフィスのなかには、郵便物が届いた際に写真を撮り、ユーザーへ通知するサービスがあります。ユーザーは自宅や他の事務所にいながら、バーチャルオフィスに何が届いたかを確認することが可能です。

会員サイトで届いた郵便物が確認できたり、メールで通知がきたりなど、通知方法はバーチャルオフィスによって異なります。ただし、なかには問い合わせを一切受け付けないバーチャルオフィスもあるので、注意しましょう。

⑨DM破棄サービスはあるか

バーチャルオフィスに届く郵便物のなかには、当然DMが含まれます。わざわざバーチャルオフィスから自宅にDMを転送するために、費用をかけるのはもったいないですよね。そこでおすすめなのが、DMを転送せずに破棄してもらえる、DM破棄サービスです。

明らかにDMだとわかる郵便物は破棄し、ユーザーに必要な郵便物のみを転送してもらえます。郵便物は量が重くなるとその分郵送料が高くなってしまうため、大変お得なサービスです。自分でDMを仕分けする作業も省けます。ただし、DMだと判断がつきづらい郵便物は転送されてしまう可能性があるので注意しましょう。

DM破棄サービスは、ユーザー目線で考えられたサービスです。ユーザーに寄り添ったサービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。

⑩郵便物サービスはどこまで基本料金内か

前述したとおり、バーチャルオフィスの郵便物に関するサービスはさまざまです。どこまでが基本料金内か、事前に確認する必要があります。すべてのサービスが基本料金内ではなく、別途オプション料金がかかる場合は、その分の金額を計算したうえで契約するか判断しましょう。

たとえば、郵便物転送サービスにかかる手数料の例は以下のとおりです。

• 受取手数料
• 代理サイン料
• 通知費用
• 保管料
• 引取手数料
• 転送作業料
• 郵送代

基本料金が格安の場合でも、上記の手数料がすべて自己負担だと結果的にかかる料金が高額になります。反対に、一定の大きさ以上は郵便転送にかかる手数料がかからないバーチャルオフィスもあるので、細部までしっかりと確認しましょう。

郵便物転送サービスの詳しい概要についてはこちら▼

バーチャルオフィスの郵便物（宅配便）転送サービスについて徹底解説

【法人登記サービス編】バーチャルオフィスの選び方

最初は個人事業主としてバーチャルオフィスを契約したとしても、いつか法人化する可能性は十分にあります。以下では、バーチャルオフィスの法人登記サービスでの選び方について詳しく解説します。

①法人登記ができるか

そもそも、バーチャルオフィスの住所で法人登記ができるかを確認しましょう。一部バーチャルオフィスでは、法人登記がNGの場合があります。

法人登記がNGの理由として考えられるのは、「店舗オーナーが法人登記を拒否しているケース」と、「バーチャルオフィス運営側が自発的に法人登記不可にしているケース」です。

今は個人事業主のままで続けようと思っていても、いつ転機が訪れるかはわかりません。法人化することを考慮して、法人登記ができないバーチャルオフィスは避けましょう。

②法人登記に追加費用がかかるか

バーチャルオフィスを利用して法人登記をしたい方は、法人登記に追加費用がかかるかを確認しておきましょう。なかには、個人事業主プランと法人プランで月額料金が違うバーチャルオフィスがあります。

優良なバーチャルオフィスの場合、法人登記に追加費用はかからないことがほとんどです。法人プランで料金が変わる理由としては、郵便物の量が増えることによる人件費程度だと考えられます。明らかに個人事業主プランと法人プランで費用が異なる場合は、継続契約を見直す必要があるでしょう。

③法人化の契約切り替えは簡単か

契約時点で個人事業主の方は、法人化する際に契約の切り替えが簡単かどうかという点も確認しておくべきです。

業種によっては、法人化しないと大きな金額の受注ができないケースがあります。スムーズに法人化できないバーチャルオフィスを選んでしまうと、業務に支障が出てしまうかもしれません。どんな事態でも対応できるよう、すぐに法人へ契約切り替えができるバーチャルオフィスを選びましょう。

【会議室サービス編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスのなかには、会議室の貸し出しサービスを提供しているところがあります。以下では、便利な会議室サービスの選び方のポイントを解説していきます。

①会議室のサービスはあるか

まず、そもそも会議室サービスがあるかを確認しておきましょう。バーチャルオフィスは基本的に住所貸しサービスですが、会議室が利用できれば顧客との商談やセミナーなどに活用できます。

ただしひとつ頭に入れておきたいのは、会議室サービスがあると、その分バーチャルオフィスの利用料が高くなるということです。広くておしゃれな会議室があるのはメリットですが、自身の事業に必要なのか、しっかりと検討してから選びましょう。

②コワーキングスペースのような作業スペースはあるか

バーチャルオフィスサービスのなかには、コワーキングスペースのような作業スペースが設けられているところがあります。自宅ではなくカフェなどの外で仕事をする事業者にとって、便利なサービスです。利用できる設備が充実したバーチャルオフィスを選ぶことで、多様な働き方ができるようになるでしょう。

ただし、作業スペースのあるバーチャルオフィスは、その分の賃料で割高になります。あくまでも自身の事業のニーズに沿ったバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

③会議室の雰囲気はいいか

会議室が薄暗くどんよりしていたら、せっかくの会議室貸し出しサービスを使う気になれません。ホームページなどで会議室の様子を確認するか、実際にバーチャルオフィスを訪問して会議室を確認しましょう。

顧客との面談に会議室を使う場合はなおさら、雰囲気は大事です。会議室を使用する予定の方は、事前にしっかりとチェックしておきましょう。

④会議室の掃除はしっかりされているか

会議室はこまめに掃除されているか、綺麗な状態を保っているのかというのも、チェックポイントのひとつです。多くの会員が同じ会議室を使うため、当然室内は汚れていきます。顧客を会議室に招く際に恥じないものであるか、あらかじめ確認しましょう。

⑤設備、備品は自由に利用できるか

バーチャルオフィスによっては、会議室にホワイトボードやプロジェクター、ドリンクなどが設置されています。そのような設備、備品などを自由に利用できるかも重要なポイントです。

設備が整っていたとしても、利用するのに高額な費用がかかる場合は、結局自分で持ち込むことになってしまいます。設備利用はすべて無償なのか、有償の場合はいくらなのか、事前にチェックしましょう。

⑥会議室の利用料金はどうなっているか

会議室の利用料金は1時間でどのくらいなのか、確認しておきましょう。バーチャルオフィスの基本料金が安かったとしても、会議室の利用料金が高額だと、そこで費用が必要になります。

会議室の利用を想定したうえでバーチャルオフィスを選ぶなら、利用料金は確認しておくべき必須事項です。

⑦会議室の利用可能時間はどうなっているか

会議室の利用目的によっては、休日や夜間に使用したいという方もいらっしゃるでしょう。

しかし、セキュリティ面からバーチャルオフィスの営業時間のみしか会議室を利用できないことがほとんどです。事前に会議室の利用可能時間はチェックしておく必要があります。

【電話サービス編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスでは、電話転送サービスや電話秘書代行などのサービスを提供していることがあります。便利なサービスなので、以下の選び方を参考に内容を確認しておきましょう。

①電話の転送料金はどのくらいか

電話転送サービスとは、ユーザーが指定した電話番号に転送設定をしてもらえるサービスのことです。通常、電話をかけた側が通話料を負担しますが、この場合相手がかけてきた電話をユーザー指定の電話番号に転送するため、転送料金がかかります。

電話サービスを利用する場合は、この転送料金がいくらになるのかをしっかり確認しておきましょう。電話がかかってくるたびに転送料金が加算されていくと、気が付いたら高額な請求になってしまうことがあります。

②電話秘書代行の対応の質はどうか

電話秘書代行サービスは、ユーザーがレンタルした固定電話にかかってきた際に、対応を代行してもらえるサービスのことです。お客様と実際に話す窓口となるため、対応の質と内容は非常に重要な点になります。

格安の電話秘書代行にしてしまうと対応の幅が狭まり、ただ「不在です。」と伝える役割を任せるだけになってしまいます。電話秘書代行を利用する場合は、費用の出し惜しみはせず、しっかりと対応してもらえるプランを選びましょう。

とはいえ、電話秘書代行サービスを無理に使う必要はありません。事業で必要と感じた場合にのみ導入するといいでしょう。

③東京03の電話番号があるか

バーチャルオフィスで東京03の電話番号を取得しておけば、03から始まる電話番号を名刺やホームページに記載することが可能です。携帯電話番号を記載するよりも信用度が高いため、多くのバーチャルオフィスで東京03を提供するサービスを実施していました。

しかし総務省は、2019年に固定電話番号の使用に関する条件で、「利用者の活動拠点が番号区画内の区域内にあること」を新たに増やしました。バーチャルオフィスではこの条件を満たせないので、将来的にバーチャルオフィスで東京03の電話番号を使用することは難しくなるでしょう。

このような背景から、代替案として050番号を使用することをおすすめします。050番号はインターネット回線を利用した電話です。固定電話と比べて導入コストも安く、契約も簡単にできます。携帯電話番号を公開するのは避けたいという方にはおすすめの方法です。

【受付編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスの受付は重要なチェックポイントのひとつ。以下では受付におけるバーチャルオフィスの選び方を紹介します。

①受付スタッフが常駐しているか

受付スタッフが常駐していれば、顧客が突然訪問しても臨機応変に対応することが可能です。また、代理サインが必要な郵便物を確実に受け取ってもらえるというメリットもあります。

ただし、必ずしもスタッフがいることがベストではありません。スタッフが常駐することで人件費がかかり、他社サービスよりも利用料金が上がってしまいます。

受付のスタッフが常駐していない場合は、タブレット型の受付システム（来訪者と直接電話連絡できる端末）を導入しているバーチャルオフィスがおすすめです。突然の来客でも端末から連絡が取れるため、「訪問したのに無駄足になった」という事態を防げます。

②受付の全体的な雰囲気は良いか

受付はオフィスの顔となるところです。全体的な雰囲気が良く、顧客を招いた際に恥じないバーチャルオフィスを選びましょう。

スタッフが常駐している場合は、スタッフの対応の質が重要です。口コミサイトの評価や、ホームページの雰囲気などから最低限の状態を確認しましょう。時間がある場合は、バーチャルオフィスを実際訪問する方法がおすすめです。

③受付のセキュリティは厳重か

受付がずさんで、セキュリティ面に不安を覚えるバーチャルオフィスは危険です。無人のバーチャルオフィスの場合は防犯カメラが設置されているなど、相応の対応をしているかチェックしましょう。

バーチャルオフィスはほとんど無人とはいえ、郵便物が届いたり会議室を利用したりなど、少なからず人の出入りはあります。セキュリティ面をしっかりと管理してくれるバーチャルオフィスを選びましょう。

④来客と直接コミュニケーションできる仕組みはあるか

バーチャルオフィスは基本的に住所のみを貸すサービスのため、めったに来客はありません。しかし、公開された住所を見て突然顧客が訪問する可能性は少なからずあります。そのような場合に、ユーザーと直接コミュニケーションが取れる仕組みがあると便利です。

また、そのコミュニケーションが取れる仕組みはわかりやすいのか、初めて訪れた場合でも簡単に扱えるものなのか、という点もチェックしておきましょう。

【住所・ブランド力編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスで重要な『住所』。しかし、どのような基準で選べばいいのか悩んでしまいますよね。以下では、住所やブランド力におけるバーチャルオフィスの選び方を紹介します。

①住所を事前に確認できるか

一部のバーチャルオフィスでは、住所を事前に確認できない場合があります。確認できたとしても、「番地まで記載されていない」「ビル名が記載されていない」など、細かい地名がわからない場合も。そのようなバーチャルオフィスは信頼性に欠けるので、選ばないほうが無難でしょう。

優良なバーチャルオフィスは、ホームページなどに住所が記載されています。住所を隠すようにしていないか、しっかりとチェックしましょう。

②提供されている住所にブランド力があるか

バーチャルオフィスの住所が確認できたら、その住所にブランド力があるのかという視点で考えましょう。ビジネスで利用する住所は、少なからずブランド力が必要です。

大企業の三菱商事や住友商事は、丸の内や大手町。IT系大手のGMOやサイバーエージェントは渋谷など、それぞれの場所に特色があります。IT系の事業をするなら渋谷のバーチャルオフィスオフィス、というかたちで選ぶこともひとつの方法です。

③利用できるビルにブランド力があるか

住所だけでなく、グレードの高いビルを選ぶことでイメージアップを狙うことが可能です。ただしビルのグレードを上げると、当然その分コストがかかります。来客の予定がなく、住所のみを借りる場合はそこまで気にする点ではありません。

グレードの高いビルを選ぶ際は、事業のイメージと合っているのかどうかを確認して、慎重に選びましょう。

④最寄りの路線は便利な駅か

バーチャルオフィスの最寄り駅が、自宅から行きやすい路線かどうかも大事なポイント。また、自分だけでなく顧客が訪問する場合を想定して、どのような場所からもアクセスの良い便利な路線がおすすめです。

ローカル線でバーチャルオフィスにたどり着くまでに時間がかかるとなってしまうと、郵便物を引き取る際や、顧客が訪問する際に不便です。バーチャルオフィスだから路線は関係ないと思わずに、しっかりと最寄り駅まで確認しましょう。

⑤最寄り駅からのアクセスは良いか

最寄り駅からのアクセスも重要です。便利な路線の駅であっても、最寄り駅から徒歩20分や、車で１５分など遠い場所になってしまうと、不便に感じるでしょう。

おすすめは最寄り駅から徒歩10分以内です。立地が良くなれば良くなるほど利用料金が高くなる傾向があるので、コストとのバランスを見て決めましょう。

⑥自分の使いたい場所にあるか

バーチャルオフィスの住所は、自分の使いたい場所にあることがもっとも重要です。多数店舗を展開していたり、東京都心にいくつもバーチャルオフィスがあったりすることも大事ですが、自分の使いやすい場所にあることを第一に考えましょう。

【運営会社編】バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは主にビジネスで利用する住所なので、提供している運営会社の信用度も関わってきます。以下では、運営会社にフォーカスしてバーチャルオフィスの選び方を紹介します。

①運営会社に実績はあるか

運営会社に実績はあるかは確認すべき重要項目です。

運営会社がつぶれないかどうかは、上場企業でない限り詳細を確認する手段がありません。そのため、どれだけバーチャルオフィスの実績があるのか、今までつぶれずに経営してこられたのか、という点で判断しましょう。

②運営会社は信用できる会社か

運営会社は信用できるのかという点も、大切な選び方です。資本金が1,000万円以上あるなどの資金面はもちろん、問い合わせのレスポンスが早いといったスタッフの対応面をチェックしましょう。

誠実に対応してくれるスタッフがいれば、安心してバーチャルオフィスを契約できます。

③運営スタッフの顔が見えるか

優良なバーチャルオフィスは、運営スタッフの顔をホームページに載せるなど、ユーザーの信頼を得る努力をしています。

また、接客サービスに力を入れているバーチャルオフィスなら、突然の来客でも手厚い対応をしてもらえるので、結果的に事業に良い影響を与えるでしょう。コストを抑えることも大切ですが、譲ってはいけない部分をしっかりと見極めることで、後悔のないバーチャルオフィス選びができます。

④バーチャルオフィスが専業か

運営会社が、シェアオフィスやレンタルオフィスなどの、オフィスサービスに特化した会社なのか、チェックしましょう。

最近では、他のサービスを提供しながらバーチャルオフィス業に進出している企業が多くなっています。しかし、兼業の場合は経営が上手くいかないとバーチャルオフィスサービスを途中で辞めてしまう恐れがあります。事業内容を確認して、オフィスサービス専業で事業を展開しているのかを確認しましょう。　

➄契約の際に厳重な審査が行われているか

契約の際に厳重な審査が行われているかも、重要なポイントです。

「審査が厳重だと通りづらくて大変なのでは？」と疑問に思うかもしれませんが、審査がゆるいと悪徳業者が簡単にバーチャルオフィスを使えるようになってしまいます。バーチャルオフィスの住所は他のユーザーと共同です。ひとつでも悪い評判がついてしまうと、ビジネス上で損害を被ることになるでしょう。

変な噂を出さないためにも、厳重に審査してくれるバーチャルオフィスがおすすめです。

⑥知人が知っているバーチャルオフィスか

もっともおすすめできるバーチャルオフィスは、信頼できる知人からの紹介ではないしょうか。

バーチャルオフィス事業者は日々増えているので、知人間で一度も聞いたことないなんてことは珍しくありません。しかし、そんななかで人にすすめられるようなバーチャルオフィスであれば、安心して利用できるでしょう。

まとめ

本記事では、バーチャルオフィスの選び方について「サービス全体編」「料金編」「郵便物サービス編」「法人登記サービス編」「会議室サービス編」「電話サービス編」「受付編」「住所・ブランド力編」「運営会社編」に分けて、詳しく解説しました。

バーチャルオフィスを選ぶ際は、まず満足できるサービス内容で、料金は予算内なのかという点から考えていきましょう。そのうえで、プラスアルファのサービス内容の選び方を確認していけば、後悔のないバーチャルオフィスを選べるはずです。

バーチャルオフィスを一度契約し、住所を公開したうえでビジネス活動を始めてしまうと、あとで変更するのは大変になります。事前にさまざまなバーチャルオフィスを比較検討することが大切です。ぜひ本記事を参考にして、バーチャルオフィスを選んでみてくださいね。