MERIT AND DEMERIT メリット・デメリット

バーチャルオフィス
メリットデメリット

起業家・フリーランス(個人事業主)やフルリモートの企業にとって、便利なバーチャルオフィス。
しかし、「バーチャルオフィスって実際どういうサービスなの?」と
疑問に思う方は多いのではないでしょうか。

そこで本ページでは、バーチャルオフィスの概要からバーチャルオフィスの
メリット・デメリットまでを徹底解説します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、ビジネスで使用できる東京等の一等地の住所を貸し出すサービスのことです。仮想空間でアバターなどを通してコミュニケーションを図る、『バーチャルオフィスツール』と混同される場合がありますが、今回ご紹介するバーチャルオフィスは、法人登記や開業届に記載する住所を貸し出すサービスのことを指します。

バーチャルオフィスの住所は、個人事業主が開業届に記載する住所として利用したり、法人登記の本店所在地に利用したりすることが可能です。リアルなオフィスはないものの、ビジネスを運用するうえで最低限の機能が備わっています。フリーランス・個人事業主や起業したてのスタートアップ企業にとって、最適なサービスといえるでしょう。

バーチャルオフィスの
サービス内容

バーチャルオフィスはまだ歴史が浅いサービスです。東京などではメジャーなサービスになりつつありますが、
運営会社によってサービス内容が大幅に異なります。
自身の事業に必要なサービスが含まれているのか、契約前にしっかりと確認することが大切です。

以下では、バーチャルオフィスのコアサービスとよくあるサービス、
プラスアルファであったら便利なオプションサービスについて紹介します。

コアサービス

  • 住所貸出(法人登記)サービス

    バーチャルオフィスのメインサービスは、住所を貸し出すことです。フリーランス・個人事業主の開業届に記載する住所や、法人の本店所在地、支店を登記するために利用する東京などの住所を格安で借りられます。
    バーチャルオフィスにはワークスペースがなく、住所だけを利用するサービスです。運営するためのコストがあまりかからないので、価格設定を格安にできます。
    また、ほとんどのバーチャルオフィスの住所で、住所利用と法人登記が可能です。ただし一部のバーチャルオフィスでは、最も安い格安プランを契約してしまうと法人登記ができず、法人登記をするには追加料金が必要になるケースがあります。そのため、格安価格だけに目を奪われるのではなく、さまざまなプランをしっかりとチェックすることが大切です。
    特に現在は個人事業主だとしても、今後転機が訪れて法人化する可能性はゼロではありません。事業が軌道に乗り一定の売上が上がるようになると、法人のほうが納税額を抑えられるため、法人化したいというニーズが発生します。そのような場合でも、引き続き低価格でサービスを利用できるか確認することが大切です。法人で住所を借りる場合はもちろん、今は個人事業主の場合でも、法人登記ができるバーチャルオフィスを選びましょう。

  • 郵便物サービス

    ほとんどのバーチャルオフィスでは、郵便物を受け取り、利用者に転送する郵便物転送サービスを提供しています。個人・法人問わず、事業を始めると必ず郵便物が届くため、必須のサービスです。
    ただし、届いた郵便物をどのように処理するかは運営会社によって異なります。バーチャルオフィスのサービスのなかで、最も違いが出るのは郵便物への対応方法です。
    ・そもそも郵便物を受け取ってくれるのか?
    ・受け取ってもらえない郵便物は何か?
    ・本人限定郵便が届いた時はどうなるのか?
    ・郵便物を転送してもらえるのか?
    ・どのくらいの頻度で転送してくれるのか?
    ・郵便物を引き取りに行けるのか?
    ・転送にかかる費用はいくらか?
    上記は、バーチャルオフィスにおける郵便サービスのなかでチェックすべきポイントのごく一部です。サービスの詳細はあらかじめ把握しておきましょう。
    またバーチャルオフィスによっては、プランで郵便物への対応が異なります。自分(自社)宛ての郵便物の到着状況に応じて、プランを選ぶ必要があるでしょう。適切な郵便サービスを選んだうえで、どれくらいのコストになるのかを把握することが大切です。

よくあるサービス

  • 電話サービス

    多くのバーチャルオフィスでは、さまざまな電話サービスを提供しています。たとえば、東京03の電話番号をレンタルできる固定電話番号サービスや、電話を転送してもらえる電話転送サービス、電話対応を代わりにしてもらえる電話代行サービスなどです。
    しかし、固定電話番号サービスの利用は、今後制限される可能性があります。総務省は、固定電話番号の使用に関する条件に、「利用者の活動拠点が番号区画内の区域内にあること」を新たに増やしました。利用者の活動拠点とバーチャルオフィスの区域内が異なる場合は、この条件を満たせません。東京03の固定電話が欲しいときは、必ず東京03のエリア内に活動拠点が必要になります。必ず固定電話番号サービスが利用できるわけではないので、注意しましょう。
    出典:電気通信番号関係の制度改正について

  • 会議室の貸し出しサービス

    バーチャルオフィスによっては、顧客との商談や打ち合わせで使える会議室が用意されています。わざわざ貸し会議室を探す手間が省ける便利なサービスです。
    しかし、コワーキングスペースのような作業スペースがあるバーチャルオフィスはまれです。作業場所は自身で確保する必要が出てくるので、その点は考慮しておきましょう。

プラスアルファのオプションサービス

  • 専門家のサポートサービス

    バーチャルオフィスのオプションとして、専門家のサポートサービスを提供しているケースがあります。
    たとえば、法人登記の代行や経理作業を担ってもらえる会計サービス、融資・補助金・助成金のサポートサービスなどです。事業を運営していくうえで大きな助けになるでしょう。

  • Webサイト制作のサポートサービス

    Webサイトの制作をサポートしてもらえるケースもあります。今や名刺代わりにWebサイトを開設している事業者は多いので、活用できる場合は試してみましょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは、費用が安く抑えられるだけでなく、
プライバシーを守れるなど、多くのメリットがあります。以下では、バーチャルオフィスのメリットを紹介します。

  • MERIT
    01

    オフィス開設の初期費用が削減できる

    自社オフィスを構える場合、多額の資金を準備しなければなりません。たとえば保証金は、家賃の6~12ヶ月分が相場です。そのほか、前家賃や内装工事費用、仲介手数料、鍵の交換費用など、細かい部分まで費用がかかります。
    その点、バーチャルオフィスでかかる初期費用は、少額の入会金・保証金のみです。弊社バーチャルオフィス1の入会金はたった5,500円。オフィスを開設する場合と比べると、以下のように大きな差が出ます。

    自社オフィスでは、机や椅子などの備品もそろえなければなりません。すべて換算すると1,000万円を超える可能性もあります。初期費用が安く抑えられるバーチャルオフィスは、大変大きなメリットといえるでしょう。

    賃貸オフィス バーチャルオフィス1
    保証金/敷金 賃料の1~12ヶ月分 不要
    礼金 賃料の1~2ヶ月分 不要
    前家賃 賃料の1〜1.5ヶ月分 不要
    前共益費 共益費の1〜1.5ヶ月分 不要
    仲介手数料 賃料の1ヶ月分 不要
    火災保険料 約1.5万〜15万円 不要
    保証会社利用料 賃料の50%〜100% 不要
    その他 鍵交換など:1~3万円前後 入会金:5,500円
  • MERIT
    02

    ランニングコストが安い

    バーチャルオフィスは初期費用だけでなく、ランニングコストが安い点もメリットです。オフィスの賃料が削減できることはもちろん、賃料以外の水道光熱費なども減らせます。
    最も大きく削減できるのは人件費でしょう。賃貸オフィスの場合は、オフィスに人がいないと郵便物や来客への対応が難しくなるため、事務スタッフの配置が必要です。バーチャルオフィスの場合は、郵便物の受取や来客の対応を行ってもらえるので、事務スタッフは必要ありません。
    バーチャルオフィスで毎月かかるのは、基本的に月額料金と郵便の転送費用のみ。そのほかオプションサービスを利用すれば、その分料金が加算される仕組みです。すべてを合算しても、数十万円の請求になることはありません。

    賃貸オフィス バーチャルオフィス1
    月額基本料金 数万円〜数十万円 880円
    人件費 20万円以上 不要
    水道光熱費 数千円〜数万円 不要
    通信費(電話・プロバイダ) 数千円〜数万円 不要
    事務用品費 数千円〜数万円 不要
    消耗品費 数千円〜数万円 不要
    保証会社利用料 数千円〜数万円 不要
  • MERIT
    03

    都心一等地の住所を利用できる

    バーチャルオフィスのメリットのなかでも大きいのは、東京などの都心一等地の住所を利用できる点です。ブランド力のある住所を利用することで、顧客の信頼を得やすくなります。また、全国から仕事が来る可能性も高まります。
    独立したばかりの個人事業主や起業して間もないスタートアップ企業は、まだ実績がなく信頼性に欠ける状態です。とはいえ、自社オフィスを東京などの都心に構えるほどの資金を用意するのは難しいでしょう。そのような場合に、低コストで都心一等地の住所を借りられるバーチャルオフィスが役立ちます。
    バーチャルオフィス1では、東京都渋谷区のビジネス街の住所が月額880円~利用することが可能です。

  • MERIT
    04

    すぐに事業を始められる

    バーチャルオフィスは契約が完了すれば、すぐに事業の拠点として利用することが可能です。最も早い場合は、即日利用開始できるケースもあります。
    一方で賃貸オフィスは、契約後に内装工事やオフィスの備品をそろえなければなりません。実際にオフィスとして使用し始めるには、数ヶ月程度かかってしまいます。準備期間中も賃料を支払い続けることになるので、十分な資金が必要でしょう。すぐに事業を始められる点も、バーチャルオフィスの魅力のひとつです。

  • MERIT
    05

    自宅住所を公開せず
    プライバシーを確保できる

    自宅住所を公開せず、プライバシーが確保できる点も大きなメリットです。自宅で事業を始める場合は、自宅住所を開業届に記入したり、法人登記の本店所在地に記載したりする必要があります。自宅住所を公開するのは、プライバシーの観点からためらう方も多いのではないしょうか。
    不特定多数に自宅住所を公開することなく事業を始めたいという方にとって、バーチャルオフィスは非常に役立つ存在です。

  • MERIT
    06

    賃貸オフィスより備品の
    調達や清掃など負担が減る

    賃貸オフィスを利用する場合、備品の調達や清掃などの細々した業務が発生しますが、バーチャルオフィスではそのような負担を減らせます。
    受付や会議室はバーチャルオフィス側が管理しているもので、わざわざ清掃することはありません。自宅や外出先で仕事をするのであれば、備品の準備も最低限で済むでしょう。細々とした負担が減ることで、ビジネスがスムーズに進む可能性があります。
    バーチャルオフィス1では、東京都渋谷区のビジネス街の住所が月額880円~利用することが可能です。

  • MERIT
    07

    便利なサービスが豊富

    バーチャルオフィスには、便利なサービスを柔軟に設定できます。代表的なサービスは以下のとおりです。

    • 【コアサービス】

      • *

        住所利用(法人登記)サービス

      • *

        郵便サービス

    • 【よくあるサービス】

      • *

        電話サービス

      • *

        会議室貸出サービス

    そのほか、専門家のサポートサービスやWebサイト制作のサポートサービスなどを提供しているバーチャルオフィスがあります。事業を営むうえで便利なサービスが豊富に用意されているので、ぜひ利用してみてくださいね。

  • MERIT
    08

    必要な時だけ
    サービスを使える

    バーチャルオフィスは、必要なサービスを利用する時のみ使えるという点もメリットです。賃貸オフィスを借りて、事務スタッフを採用したりOA機器を導入したりする場合は、使用していない時間も費用を払い続けることになります。
    バーチャルオフィスは、必要な時にのみ会議室を借り、その分だけ費用を払うことが可能です。便利なうえに大幅なコストダウンが見込めるでしょう。

  • MERIT
    09

    法人登記に利用できる

    ほとんどのバーチャルオフィスでは、法人登記が可能です。ただし一部バーチャルオフィスでは、最安プランにおいて法人登記に対応していない場合があるので注意しましょう。
    個人事業主の場合、あらかじめバーチャルオフィスを契約しておけば法人化がスムーズに進みます。今後法人化することを見越して、法人登記可能のバーチャルオフィスがおすすめです。

    *
  • MERIT
    10

    低料金で会社のイメージUPが
    期待できる

    バーチャルオフィスは都心一等地の住所を利用できるため、会社のイメージUPが期待できます。副業のようなスモールビジネスでも、バーチャルオフィスで簡単に対外的な体裁が整います。
    また『IT企業なら渋谷区』といったように、住所はブランディングにも活用することが可能です。低料金で会社のイメージUPを狙うなら、バーチャルオフィスを活用してみましょう。

  • MERIT
    11

    名刺やホームページに
    住所を記載できる

    バーチャルオフィスの住所は、名刺やホームページに記載可能です。自宅住所の公開を避けたい場合に、大変役立ちます。
    また、名刺やホームページに住所がきちんと記載されていることで、顧客の安心材料となるでしょう。バーチャルオフィスの利用は、信用度を上げる手段のひとつになります。

  • MERIT
    12

    万が一事業に失敗しても
    金銭的なリスクが低い

    バーチャルオフィスは低コストで運用できるため、万が一事業に失敗してしまっても金銭的なリスクを抑えられます。
    それに対して都心の賃貸オフィスで事業を始めると、1,000万円を超える資金が必要です。銀行で借り入れをしてやっと始めた事業が途中で失敗した場合、多額の借金を抱えることになるでしょう。リスク管理のひとつとして、最初はバーチャルオフィスでビジネスを始めるのも合理的な手段といえます。

  • MERIT
    13

    解約しやすい

    「失敗しても金銭的なリスクが低い」ことと関連しますが、事業が拡大して自社で賃貸オフィスを借りたり、残念ではありますが廃業したりする際に、バーチャルオフィスを解約しなくてはいけないケースが出てきます。バーチャルオフィスは、そのような解約面においてもメリットがあります。
    賃貸オフィスを解約するためには、一般的な賃貸住宅が1ヶ月程度前に通知するのとは異なり、数ヶ月〜半年前に家主に通知しなければなりません。そのため、解約のタイミングを上手く計らないと、無駄な家賃が発生してしまいます。また賃貸オフィスでは、原状回復工事・保証金の償却・不用品の廃棄など何かと費用がかかってしまうため、解約するのが大変です。
    一方で、バーチャルオフィスは解約時に大きなコストが発生することはありません。料金が年払いのケースも多いですが、そもそもの価格が安いので、残存契約期間分のコストはそこまで大きくならないしょう。

  • MERIT
    14

    低価格で複数の拠点を持てる

    バーチャルオフィスを利用すれば低コストで拠点を持てるため、本店以外に拠点を追加することが容易になります。東京や大阪、広島など複数拠点を持てば、集客が有利になるでしょう。またスタッフを配置する必要がないため、地方の会社が東京などに進出しやすくなります。
    それぞれ会議室サービスが展開されていれば、拠点ごとの顧客と商談や打ち合わせができます。複数の拠点で賃貸オフィスを構えるとなると多額の資金が必要ですが、バーチャルオフィスなら低価格で実現することが可能です。

    *

バーチャルオフィスのデメリット

メリットの多いバーチャルオフィスですが、もちろんいくつかデメリットがあります。
それぞれデメリットを把握してからバーチャルオフィスを契約しましょう。

  • DEMERIT
    01

    特定の業種では許認可が取れずに
    開業できない

    バーチャルオフィスでは、許認可が必要な特定の業種では開業ができません。基本的には、以下のとおり個別専有スペースが必要となる業種が難しいとされています。

    【開業できない業種】

    • 税理士
    • 弁護士
    • 司法書士
    • 行政書士
    • 古物商
    • 有料職業紹介業
    • 人材派遣業
    • 宅地建物取引業
    • 金融商品取引業
    • 産業廃棄物収集運搬業

    ただし、許認可については将来要件が緩和される可能性があります。今後の動向次第では、バーチャルオフィスでの開業が可能になるかもしれません。

  • DEMERIT
    02

    銀行融資が難しくなる可能性がある

    バーチャルオフィスを利用していると、一部の銀行では融資が難しくなるケースがあります。とはいえ、すべての機関で融資を受けられないわけではありません。
    創業融資で代表的な日本政策金融公庫では、バーチャルオフィスで融資を受けることが可能です。要件を満たす必要がありますが、バーチャルオフィスを理由に断られることはありません。
    また、低利で融資が受けられるよう金融機関にあっせんする、『区の中小企業事業資金融資あっせん制度』が利用できる場合があります。バーチャルオフィス1がある渋谷区では、バーチャルオフィスだからといってあっせん融資を断ることはありません(2023年2月17日時点確認済み)。
    ただし、バーチャルオフィスは低コストで運用できるため、他の事務所や店舗が必要な事業に比べて、融資を受けられる可能性が低い傾向にあります。渋谷区では、あっせん融資について区へ相談する前に、金融機関に相談していただくことを推奨しています(2023年2月17日時点確認済み)。
    出典:区の中小企業事業資金融資あっせん制度 | 渋谷区公式サイト

  • DEMERIT
    03

    契約までに厳しい審査がある

    バーチャルオフィスは犯罪収益移転防止法に基づいて、厳格な審査を行うことが求められています。犯罪収益移転防止法に基づかない簡易的な入会フローを行っている場合、犯罪目的で利用したい悪徳業者が入会しやすくなってしまうためです。犯罪収益移転防止法に違反している場合、最悪のケースではバーチャルオフィスの運営者が処罰される可能性があります。
    またバーチャルオフィス側は、犯罪収益移転防止法に基づいているかどうかにかかわらず、しっかりと事業を行っている会員の住所が他の会員によって悪用されないよう、堅実な審査を行おうとする姿勢が大切です。
    審査の厳しさは、入会手続きのわずらわしさというデメリットよりも、安心して住所が使えるというメリットの面が大きいので、審査が厳しいバーチャルオフィスを選びましょう。
    バーチャルオフィス1は、eKYC(Electronic Know Your Customer)により、厳重な審査を行っております。安心してご利用いただくことが可能です。

    *
  • DEMERIT
    04

    不信感を持たれる
    リスクがある

    残念ながらまだバーチャルオフィスの認知度は低いため、顧客から不信感を持たれるリスクがあります。とはいえ誠実に対応していれば、そのようなデメリットは払拭できるはずです。レスポンスは早くする、丁寧な仕事を心がけるなど、誠実な仕事ぶりを普段から意識しましょう。不信感を持たれてしまうのは、バーチャルオフィスであることよりも日頃の振る舞いに起因します。
    バーチャルオフィスは低コストで事業を営むための手段のひとつです。下手に隠すより、バーチャルオフィスを利用していると顧客に伝えたほうが印象も良くなります。

  • DEMERIT
    05

    自社オフィスに比べて利用が制限されることがある

    バーチャルオフィスは基本的に住所のみを貸し出すサービスです。自社オフィスに比べると、利用できる機能が制限されるというデメリットがあります。たとえば作業スペースがないこと、通常の固定電話機やFAXが使えないこと、また突然の来客に対応できないことが挙げられます。
    ただし、利用が制限されたとしても他の代替サービスでまかなうことが可能です。以下ではそれぞれ制限されるものの代替サービスを紹介します。

    1 作業スペースがない場合

    作業スペースは自宅で確保することが可能です。わざわざ高額な費用を捻出して、自社オフィスを構えるほどではありません。「自宅で仕事をするとメリハリが出ない」という方は、コワーキングスペースやシェアオフィスの活用がおすすめです。

    2 通常の固定電話機やFAXが使えない場合

    固定電話機やFAXはあると便利ですが、現代ではそこまで重要ではありません。一般的な問い合わせは、メールやチャットでの対応のほうが負担を減らせます。
    どうしても固定電話を導入したい場合は、スマートフォンから取得できる050番号を利用しましょう。個人の電話番号を公開することなく、コストを抑えながら050番号が使えます。

    3 突然の来客に対応できない場合

    バーチャルオフィスで仕事をしているわけではないので、突然の来客には対応できません。対処法として、受付サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。スタッフが常駐していれば、代わりに対応してもらえます。
    バーチャルオフィス1では、独自のタブレット型受付システム(来訪者と直接電話連絡できるiPad端末)を導入しています。突然の来客でも、タブレット端末から利用者本人に連絡することが可能です。「わざわざ足を運んだのに話せなかった」という事態にならず、顧客の信用を損ねてしまうリスクを減らせます。

  • DEMERIT
    06

    料金体系が複雑な
    バーチャルオフィスがある

    バーチャルオフィスのなかには、料金体系が複雑なケースがあります。月額料金のほかに、オプションの郵便物の受取や転送費用、電話転送費用などで別途手数料がかかったり、法人登記をするとプランが変わって金額が上乗せされたりなどです。
    しかし、料金体系は運営会社によって異なります。バーチャルオフィス1では、料金設定を明確に提示しています。バーチャルオフィスを選ぶ際は、明確に料金が記載されたところを選びましょう。

    *
  • DEMERIT
    07

    郵便物受け取りまでの時間+転送費用がかかる

    バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは、転送にかかる実費相当分の費用が別途かかる場合がほとんどです。転送にかかる作業料が上乗せで請求されるケースもあります。また、自分宛ての郵便物が手元に届くまで、時間がかかる点もデメリットでしょう。
    バーチャルオフィス1では、必要な書類のみを利用者に転送するDM破棄オプションを提供しています。郵便物が少なくなれば転送費用を抑えられるので、高額になりません。さらに、窓口で郵便物を引き取れるオプションを無料で利用できます。自分で郵便物を取りに行くことで、転送費用や手元に届くまでのラグを削減できるでしょう。

  • DEMERIT
    08

    他の利用者と住所がかぶってしまう

    バーチャルオフィスの大きなデメリットは、他の利用者と住所がかぶってしまう点です。住所でWeb検索すると、さまざまな企業や個人事業主の名前が出てきてしまいます。
    対策として有効なのは、バーチャルオフィスを利用しているとあらかじめ顧客に伝える方法です。バーチャルオフィスは、費用を抑えて事業を始められる画期的なサービスです。下手に隠すほうが怪しまれます。「バーチャルオフィスを利用しているため、他にも利用者がいる」と、堂々と伝えておきましょう。

まとめ

バーチャルオフィスは
メリットが多いサービス

バーチャルオフィスは、ビジネスで利用できる住所を借りられるサービスです。
郵便物の転送や会議室の貸し出しなど、ビジネスを運営していくうえで便利なサービスが多く備わっています。
本ページでは、バーチャルオフィスのメリット・デメリットについて徹底解説しました。
自身の事業においてプラスになる要素が多いなら、ぜひ契約を検討してみてはいかがでしょうか。

弊社バーチャルオフィス1では、週1回の郵便物転送サービスや法人登記サービスを月額880円~で提供しています。
無駄な郵便費用を節約するためのDM破棄オプションなど便利なオプションサービスも多いので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

簡単明瞭ワンプラン
バーチャルオフィス1

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