個人事業主やフルリモートの企業にとって便利なバーチャルオフィス。しかし、「バーチャルオフィスって実際どういうサービスなの？」と疑問に思う方は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バーチャルオフィスの概要からバーチャルオフィスのメリット・デメリットまでを徹底解説！ バーチャルオフィスにまつわる誤解についても紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
目次
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、ビジネスで使用できる住所を貸し出すサービスのことです。仮想空間のバーチャルオフィスと混同される場合がありますが、今回ご紹介するバーチャルオフィスは住所貸しのことを指します。
バーチャルオフィスの住所は、個人事業主が開業届に記載する住所として利用したり、法人登記の本店所在地に利用したりすることが可能です。リアルなオフィスはないものの、ビジネスを運用するうえで最低限の機能が備わっています。
個人事業主や起業したてのスタートアップ企業にとって、最適なサービスといえるでしょう。
バーチャルオフィスの活用事例はこちら▼
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスはまだ歴史が浅いサービスなので、運営会社によってサービス内容が大幅に異なります。自身の事業に必要なサービスが含まれているのか、契約前にしっかりと確認することが大切です。
以下では、バーチャルオフィスでよくある基本サービスと、プラスアルファであったら便利なオプションサービスについて紹介します。
よくある基本サービス
住所貸し『バーチャルオフィス』のよくある基本サービスは、以下の4つです。
郵便物転送サービス
ほとんどのバーチャルオフィスでは、郵便物を受け取り、利用者に転送する郵便物転送サービスを提供しています。個人・法人問わず、事業を始めると必ず郵便物が届くため、必須のサービスです。
ただし、届いた郵便物をどのように処理するかは運営会社によって異なります。そもそも郵便物を転送してもらえるのか、どのくらいの頻度で転送してくれるのかなど、サービスの詳細はあらかじめ把握しておきましょう。
郵便物サービスについて詳しい記事はこちら▼
電話サービス
多くのバーチャルオフィスでは、さまざまな電話サービスを提供しています。たとえば、電話番号をレンタルできる固定電話番号サービスや、電話を転送してもらえる電話転送サービス、電話対応を代わりにしてもらえる電話代行サービスなどです。
しかし、固定電話番号サービスの利用は、今後制限される可能性があります。総務省は、固定電話番号の使用に関する条件に、「利用者の活動拠点が番号区画内の区域内にあること」を新たに増やしました。利用者の活動拠点とバーチャルオフィスの区域内が異なる場合は、この条件を満たせません。必ず固定電話番号サービスが利用できるわけではないので、注意しましょう。
出典：電気通信番号関係の制度改正について
法人登記サービス
ほとんどのバーチャルオフィスでは、バーチャルオフィスの住所で法人登記が可能です。ただし一部では法人登記ができなかったり、法人登記すると料金プランが変わったりするバーチャルオフィスがあります。
現在は個人事業主だとしても、今後転機が訪れて法人化する可能性はゼロではありません。法人で住所を借りる場合はもちろん、今は個人事業主の場合でも法人登記ができるバーチャルオフィスを選びましょう。
会議室の貸し出しサービス
バーチャルオフィスによっては、顧客との商談や打ち合わせで使える会議室が用意されています。わざわざ貸し会議室を探す手間が省ける便利なサービスです。
しかし、コワーキングスペースのような作業スペースがあるバーチャルオフィスはまれです。作業場所は自身で確保する必要が出てくるので、その点は考慮しておきましょう。
プラスアルファのオプションサービス
バーチャルオフィスであったら便利なオプションサービスは、以下の2つです。
専門家のサポートサービス
バーチャルオフィスのオプションとして、専門家のサポートサービスを提供しているケースがあります。
たとえば、法人登記の代行や経理作業を担ってもらえる会計サービス、融資・補助金・助成金のサポートサービスなどです。事業を運営していくうえで大きな助けになるでしょう。
Webサイト制作のサポートサービス
Webサイトの制作をサポートしてもらえるケースもあります。今や名刺代わりにWebサイトを開設している事業者は多いので、活用できる場合は試してみましょう。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスは、費用が安く抑えられるだけでなく、プライバシーを守れるなど、多くのメリットがあります。以下では、バーチャルオフィスのメリットを紹介します。
①オフィス開設の初期費用が削減できる
自社オフィスを構える場合、多額の資金を準備しなければなりません。たとえば保証金は、家賃の6～12ヶ月分が相場です。そのほか、前家賃や内装工事費用、仲介手数料、鍵の交換費用など、細かい部分まで費用がかかります。
その点、バーチャルオフィスでかかる初期費用は、少額の入会金・保証金のみです。弊社バーチャルオフィス1の入会金はたった5,500円。オフィスを開設する場合と比べると、以下のように大きな差が出ます。
| 賃貸オフィス | バーチャルオフィス1 | |
| 月額基本料金 |
100,000円（共益費込み） |
880円 |
| その他月額料金 ※オプション料金を含める |
光熱費 水道代 インターネット回線費用など |
郵便物の郵送代 会議室利用 その他サービス料金 |
| 内装費用 | 数十万円〜数百万円 | 不要 |
| 保証金/敷金 | 賃料の1～12ヶ月分 | 不要 |
| 礼金 | 賃料の1～2ヶ月分 | 不要 |
| 前家賃 | 賃料の1〜1.5ヶ月分 | 不要 |
| 前共益費 | 共益費の1〜1.5ヶ月分 | 不要 |
| 仲介手数料 | 賃料の1ヶ月分 | 不要 |
| 火災保険料 | 約1.5万〜15万円 | 不要 |
| 保証会社利用料 | 賃料の50%〜100％ | 不要 |
| その他 | 鍵交換など：1～3万円前後 | 入会金：5,500円 |
自社オフィスでは、机や椅子などの備品もそろえなければなりません。すべて換算すると1,000万円を超える可能性もあります。初期費用が安く抑えられるバーチャルオフィスは、大変大きなメリットといえるでしょう。
②ランニングコストが安い
バーチャルオフィスは初期費用だけでなく、ランニングコストが安い点もメリットです。オフィスの賃料が削減できることはもちろん、賃料以外の水道光熱費なども減らせます。
バーチャルオフィスで毎月かかるのは、基本的に月額料金と郵便の転送費用のみ。そのほかオプションサービスを利用すれば、その分料金が加算される仕組みです。
バーチャルオフィスのようなオフィスサービスは、シェアオフィスやレンタルオフィスなど他にもあります。そのようなオフィスサービスと比べても、バーチャルオフィスは最安といえるでしょう。
レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いはこちら▼
③都心一等地の住所を利用できる
バーチャルオフィスのメリットのなかでも大きいのは、都心一等地の住所を利用できる点です。ブランド力のある住所を利用することで、顧客の信頼を得やすくなります。また、全国から仕事が来る可能性も高まります。
独立したばかりの個人事業主や起業して間もないスタートアップ企業は、まだ実績がなく信頼性に欠ける状態です。とはいえ、自社オフィスを都心に構えるほどの資金を用意するのは難しいでしょう。そのような場合に、低コストで都心一等地の住所を借りられるバーチャルオフィスが役立ちます。
バーチャルオフィス1では、渋谷区のビジネス街の住所が月額880円～利用することが可能です。
④すぐに事業を始められる
バーチャルオフィスは契約が完了すれば、すぐに事業の拠点として利用することが可能です。もっとも早い場合は、即日利用開始できるケースもあります。
一方で賃貸オフィスは、契約後に内装工事やオフィスの備品をそろえなければなりません。実際にオフィスとして使用し始めるには、数ヶ月程度かかってしまいます。準備期間中も賃料を支払い続けることになるので、十分な資金が必要でしょう。すぐに事業を始められる点も、バーチャルオフィスの魅力のひとつです。
⑤自宅住所を公開せずプライバシーを確保できる
自宅住所を公開せず、プライバシーが確保できる点も大きなメリットです。自宅で事業を始める場合は、自宅住所を開業届に記入したり、法人登記の本店所在地に記載したりする必要があります。自宅住所を公開するのは、プライバシーの観点からためらう方も多いのではないしょうか。
不特定多数に自宅住所を公開することなく事業を始めたいという方にとって、バーチャルオフィスは非常に役立つ存在です。
⑥賃貸オフィスより備品の調達や清掃など負担が減る
賃貸オフィスを利用する場合、備品の調達や清掃などの細々した業務が発生しますが、バーチャルオフィスではそのような負担を減らせます。
受付や会議室はバーチャルオフィス側が管理しているもので、わざわざ清掃することはありません。自宅や外出先で仕事をするのであれば、備品の準備も最低限で済むでしょう。細々とした負担が減ることで、ビジネスがスムーズに進む可能性があります。
⑦便利なサービスが豊富
バーチャルオフィスには、便利なサービスを柔軟に設定できます。代表的なサービスは以下のとおりです。
- 郵便物転送サービス
- 電話サービス
- 法人登記サービス
- 会議室の貸し出しサービス
そのほか、専門家のサポートサービスやWebサイト制作のサポートサービスなどを提供しているバーチャルオフィスがあります。事業を営むうえで便利なサービスが豊富に用意されているので、ぜひ利用してみてくださいね。
⑧必要な時だけサービスを使える
バーチャルオフィスは、必要なサービスを利用する時のみ使えるという点もメリットです。賃貸オフィスを借りて、事務スタッフを採用したりOA機器を導入したりする場合は、使用していない時間も費用を払い続けることになります。
バーチャルオフィスは、必要な時にのみ会議室を借り、その分だけ費用を払うことが可能です。便利なうえに大幅なコストダウンが見込めるでしょう。
⑨法人登記に利用できる
ほとんどのバーチャルオフィスでは、法人登記が可能です。ただし一部バーチャルオフィスでは、法人登記に対応していない場合があるので注意しましょう。
個人事業主の場合、あらかじめバーチャルオフィスを契約しておけば法人化がスムーズに進みます。今後法人化することを見越して、法人登記可能のバーチャルオフィスがおすすめです。
⑩低料金で会社のイメージUPが期待できる
バーチャルオフィスは都心一等地の住所を利用できるため、会社のイメージUPが期待できます。副業のようなスモールビジネスでも、バーチャルオフィスで簡単に対外的な体裁が整います。
また『IT企業なら渋谷区』といったように、住所はブランディングにも活用することが可能です。低料金で会社のイメージUPを狙うなら、バーチャルオフィスを活用してみましょう。
⑪名刺やホームページに住所を記載できる
バーチャルオフィスの住所は、名刺やホームページに記載可能です。自宅住所の公開を避けたい場合に、大変役立ちます。
また、名刺やホームページに住所がきちんと記載されていることで、顧客の安心材料となるでしょう。バーチャルオフィスの利用は、信用度を上げる手段のひとつになります。
⑫万が一事業に失敗しても金銭的なリスクが低い
バーチャルオフィスは低コストで運用できるため、万が一事業に失敗してしまっても金銭的なリスクを抑えられます。
それに対して都心の賃貸オフィスで事業を始めると、1,000万円を超える資金が必要です。銀行で借り入れをしてやっと始めた事業が途中で失敗した場合、多額の借金を抱えることになるでしょう。リスク管理のひとつとして、最初はバーチャルオフィスでビジネスを始めるのも合理的な手段といえます。
⑬低価格で複数の拠点を持てる
バーチャルオフィスはさまざまな場所で店舗展開していることが多く、低価格で複数の拠点を持つことが可能です。東京や大阪、広島など複数拠点を持てば、集客が有利になるでしょう。
それぞれ会議室サービスが展開されていれば、拠点ごとの顧客と商談や打ち合わせができます。複数の拠点で賃貸オフィスを構えるとなると多額の資金が必要ですが、バーチャルオフィスなら低価格で実現することが可能です。
バーチャルオフィスのデメリット
メリットの多いバーチャルオフィスですが、もちろんいくつかデメリットがあります。それぞれデメリットを把握してからバーチャルオフィスを契約しましょう。
①特定の業種では許認可が取れずに開業できない
バーチャルオフィスでは、許認可が必要な特定の業種では開業ができません。基本的には、以下のとおり個別専有スペースが必要となる業種が難しいとされています。
【開業できない業種】
税理士
弁護士
司法書士
行政書士
古物商（本店の登記先をバーチャルオフィス、営業所は自宅なら開業可能）
有料職業紹介業
人材派遣業
宅地建物取引業
金融商品取引業
産業廃棄物収集運搬業
ただし、許認可については将来要件が緩和される可能性があります。今後の動向次第では、バーチャルオフィスでの開業が可能になるかもしれません。
バーチャルオフィスを利用できる業種について詳しい記事はこちら▼
②銀行融資が難しくなる可能性がある
バーチャルオフィスを利用していると、一部の銀行では融資が難しくなるケースがあります。とはいえ、すべての機関で融資を受けられないわけではありません。
創業融資で代表的な日本政策金融公庫では、バーチャルオフィスで融資を受けることが可能です。要件を満たす必要がありますが、バーチャルオフィスを理由に断られることはありません。
また、低利で融資が受けられるよう金融機関にあっせんする、『区の中小企業事業資金融資あっせん制度』が利用できる場合があります。バーチャルオフィス1がある渋谷区では、バーチャルオフィスだからといってあっせん融資を断ることはありません（2023年2月17日時点確認済み）。
ただし、バーチャルオフィスは低コストで運用できるため、他の事務所や店舗が必要な事業に比べて、融資を受けられる可能性が低い傾向にあります。渋谷区では、あっせん融資について区へ相談する前に、金融機関に相談していただくことを推奨しています（2023年2月17日時点確認済み）。
出典：区の中小企業事業資金融資あっせん制度 | 渋谷区公式サイト
③契約までに厳しい審査がある
バーチャルオフィスのなかには、厳しい審査を実施しているケースがあります。なぜ厳しい審査があるのかというと、利用者がバーチャルオフィスを犯罪に使わないかどうか見極めるためです。
審査がゆるいバーチャルオフィスだと、どのような事業者も簡単に契約できてしまいます。悪徳業者が犯罪目的で契約した場合、同じ住所を利用している他のユーザーに被害が出てしまうでしょう。そのようなリスクを回避するために、堅実なバーチャルオフィスは審査を厳しくしています。
審査の厳しさはデメリットよりもメリットの面が大きいので、審査が厳しいバーチャルオフィスを選びましょう。
バーチャルオフィスの審査に関する記事はこちら▼
④不信感を持たれるリスクがある
残念ながらまだバーチャルオフィスの認知度は低いため、顧客から不信感を持たれるリスクがあります。とはいえ誠実に対応していれば、そのようなデメリットは払拭できるはずです。レスポンスは早くする、丁寧な仕事を心がけるなど、誠実な仕事ぶりを普段から意識しましょう。不信感を持たれてしまうのは、バーチャルオフィスであることよりも日頃の振る舞いに起因します。
バーチャルオフィスは低コストで事業を営むための手段のひとつです。下手に隠すより、バーチャルオフィスを利用していると顧客に伝えたほうが印象も良くなります。
⑤自社オフィスに比べて利用が制限されることがある
バーチャルオフィスは基本的に住所のみを貸し出すサービスです。自社オフィスに比べると、利用できる機能が制限されるというデメリットがあります。たとえば作業スペースがないこと、通常の固定電話機やFAXが使えないこと、また突然の来客に対応できないことが挙げられます。
ただし、利用が制限されたとしても他の代替サービスでまかなうことが可能です。以下ではそれぞれ制限されるものの代替サービスを紹介します。
作業スペースがない
作業スペースは自宅で確保することが可能です。わざわざ高額な費用を捻出して、自社オフィスを構えるほどではありません。「自宅で仕事をするとメリハリが出ない」という方は、コワーキングスペースやシェアオフィスの活用がおすすめです。
通常の固定電話機やFAXが使えない
固定電話機やFAXはあると便利ですが、現代ではそこまで重要ではありません。一般的な問い合わせは、メールやチャットでの対応のほうが負担を減らせます。
どうしても固定電話を導入したい場合は、スマートフォンから取得できる050番号を利用しましょう。個人の電話番号を公開することなく、コストを抑えながら050番号が使えます。
突然の来客に対応できない
バーチャルオフィスで仕事をしているわけではないので、突然の来客には対応できません。対処法として、受付サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。スタッフが常駐していれば、代わりに対応してもらえます。
バーチャルオフィス1では、独自のタブレット型受付システム（来訪者と直接電話連絡できるiPad端末）を導入しています。突然の来客でも、タブレット端末から利用者本人に連絡することが可能です。「わざわざ足を運んだのに話せなかった」という事態にならず、顧客の信用を損ねてしまうリスクを減らせます。
⑥料金体系が複雑なバーチャルオフィスがある
バーチャルオフィスのなかには、料金体系が複雑なケースがあります。月額料金のほかに、オプションの郵便物の受取や転送費用、電話転送費用などで別途手数料がかかったり、法人登記をするとプランが変わって金額が上乗せされたりなどです。
しかし、料金体系は運営会社によって異なります。バーチャルオフィス1では、料金設定を明確に提示しています。バーチャルオフィスを選ぶ際は、明確に料金が記載されたところを選びましょう。
⑦郵便物受け取りまでの時間＋転送費用がかかる
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは、転送にかかる実費相当分の費用が別途かかる場合がほとんどです。転送にかかる作業料が上乗せで請求されるケースもあります。また、自分宛ての郵便物が手元に届くまで、時間がかかる点もデメリットでしょう。
バーチャルオフィス1では、必要な書類のみを利用者に転送するDM破棄オプションを提供しています。郵便物が少なくなれば転送費用を抑えられるので、高額になりません。さらに、窓口で郵便物を引き取れるオプションを無料で利用できます。自分で郵便物を取りに行くことで、転送費用や手元に届くまでのラグを削減できるでしょう。
⑧他の利用者と住所がかぶってしまう
バーチャルオフィスの大きなデメリットは、他の利用者と住所がかぶってしまう点です。住所でWeb検索すると、さまざまな企業や個人事業主の名前が出てきてしまいます。
対策として有効なのは、バーチャルオフィスを利用しているとあらかじめ顧客に伝える方法です。バーチャルオフィスは、費用を抑えて事業を始められる画期的なサービスです。下手に隠すほうが怪しまれます。「バーチャルオフィスを利用しているため、他にも利用者がいる」と、堂々と伝えておきましょう。
バーチャルオフィスにまつわる誤解
バーチャルオフィスは比較的新しいサービスのため、サービスについて誤解を抱いている方が少なくありません。以下では、バーチャルオフィスにまつわる誤解について解説します。
銀行口座（法人口座）の開設ができない
よくある誤解のひとつですが、バーチャルオフィスで銀行口座（法人口座）の開設は可能です。ただし、過去に犯罪目的でバーチャルオフィスが使われた経歴がある場合は、口座の開設が難しいことがあります。
「バーチャルオフィスだから口座開設ができない」のではなく、「口座開設が難しいバーチャルオフィスが存在する」と頭に入れておきましょう。実際に口座開設の実績があるバーチャルオフィスであれば、口座開設できる可能性は高まります。信用できるバーチャルオフィスを選ぶことが口座開設のコツです。
バーチャルオフィス1の銀行口座開設実績のインタビューはこちら▼
社会保険や雇用保険の申請ができない
社会保険や雇用保険についても、申請が可能です。むしろ社会保険は基本的に加入が必要であるのに対して、バーチャルオフィスのみ加入できないというのは矛盾が生じます。また、年金事務所は今、年金財源を確保するのに必死です。そのなかで加入できないということは考えにくいでしょう。
もしバーチャルオフィスだと社会保険の加入ができないのであれば、社会保険料を払いたくない人がバーチャルオフィスを隠れ蓑にしてしまいます。口コミでは社会保険や雇用保険の申請ができないという誤解が広まっていますが、そのようなことはありません。
クライアントにバレると困る
クライアントにバーチャルオフィスだとバレて、困ることはありません。そもそもバーチャルオフィスを利用していること自体、何もやましいことではないので、堂々と伝えましょう。
ただし、バーチャルオフィスの住所で自社オフィスを構えていると嘘をついてしまった場合は、信用問題にかかわります。無理にバーチャルオフィスであることを隠して、怪しい行動を取るのもおすすめできません。
バーチャルオフィスのような新しいサービスを積極的に取り入れていることは、ビジネスにおいてプラスになる可能性もあります。クライアントには最初からバーチャルオフィスを利用していると伝えておきましょう。
まとめ
バーチャルオフィスは、ビジネスで利用できる住所を借りられるサービスです。郵便物の転送や会議室の貸し出しなど、ビジネスを運営していくうえで便利なサービスが多く備わっています。
今回は、バーチャルオフィスのメリット・デメリットについて徹底解説しました。自身の事業においてプラスになる要素が多いなら、ぜひ契約を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社バーチャルオフィス1では、週1回の郵便物転送サービスや法人登記サービスを月額880円～で提供しています。無駄な郵便費用を節約するためのDM破棄オプションなど便利なオプションサービスも多いので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
この記事の投稿者
バーチャルオフィス1編集部
東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1
月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。