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バーチャルオフィスのメリットとデメリット

[投稿日]2022/10/17 / [最終更新日]2022/11/29

このページでは、バーチャルオフィスのメリットとデメリットについて解説しています。

結論を先にお伝えすると、事業規模の小さい個人や法人にとって、バーチャルオフィスは非常に相性のいいサービスです。

バーチャルオフィスを利用するメリット

大きく6つのメリットがあります。

  1. 初期コストの削減
  2. 準備期間の短縮
  3. 自社オフィスより負担が減る
  4. オプションを柔軟に設定できる
  5. 一等地の住所を使える
  6. 自宅住所を公開せずに済む

それぞれ詳しく解説します。

◎1 初期コストの削減

バーチャルオフィスを契約する最も大きなメリットです。初期コストを圧倒的に低く抑えられます。

例えば、バーチャルオフィスを契約するときは、入会金や保証金、2ヶ月分の利用料(もしくは1年分の利用料)を前払いします。これは一般的な賃貸オフィスを借りる場合に場合に比べて、数十倍ものコストカットにつながります。

 

項目 バーチャルオフィス 賃貸オフィス
内訳

入会金・保証金
1.5万円〜3万円

基本利用料/月
1,000円〜5,000円
×2ヶ月分

オプション/月(電話番号, 郵便転送)
1,000円〜3,000円
×2ヶ月分

賃料30万円/月の場合

敷金・礼金
賃料2〜3ヶ月分

保証金
賃料6ヶ月〜1年分

内装工事費やオフィス家具代
※場合による

初期費用
合計

3万円
〜5万円

200万円
〜1,000万円

※都内一等地のオフィス利用を想定

◎2 準備期間の短縮

バーチャルオフィスを契約するまでは最短即日〜1週間ほどですが、賃貸オフィスの場合は、2週間〜1ヶ月以上かかることもあります。

(※そもそも賃貸オフィス契約の場合は、2期以上の黒字決算書を求められることも多いので、そういう意味でもハードルは高いです)

◎3 自社オフィスより負担が減る

総じてバーチャルオフィスのほうが、賃貸オフィスを自分で借りて管理するよりは、金銭的にも精神的にも楽になります。

例えば、月々の地代家賃。これは初期コスト同様、同じ地域でもバーチャルオフィスのほうが数十倍は安く収まります。

また、意外と盲点なのが備品の調達や清掃などの負担。自社オフィスではぜんぶ自分たちで担うか業者に頼む必要がありますが、自宅や外出先で仕事をするなら、そういった負担は最小限に抑えることができます。

◎4 オプションを柔軟に設定できる

バーチャルオフィスでは住所貸しや郵便の受け取りなどの基本サービスのほかに、会社に必要なさまざまなサービスをオプションで提供しています。

オプション例

  • 郵便転送、転送頻度の調整
  • 来客対応の受付要員

仮にこのような設備や人材を常備するとなると、大型機器の購入や人材雇用、広い事務所の賃貸など、非常に大きな運営コストが必要になります。

その点、必要な時に必要な分だけ利用し、精算するスタイルのバーチャルオフィスのオプションサービスは、運転資金の効率的な活用に役立ち、すべてを1人で担うことで生じる機会損失を防ぐことができます。

◎5 一等地の住所を使える

バーチャルオフィスを利用すれば、設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社でも一等地の住所を名刺やホームページに記載できます。

とくに東京中心部(e.g. 渋谷区、新宿区、港区、中央区など)の住所は、ビジネスでは優位になることも多いです。

バーチャルオフィス1では、渋谷区のビジネス街の住所が月額880円で利用できます。

◎6 自宅住所を公開せずに済む

プライバシーを守るため、自宅住所を登記したくない、知られる可能性をできる限り排除したいと考える起業家は多くいます。

また、マンション住まいの場合は、管理組合規約で物理的に登記できないことも多いでしょう。

このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって、自宅以外の住所で登記が可能になります。

 

メモ:自宅住所を公開するリスク

感覚的に自宅住所の登記を避けたいと考える人は多いと思いますが、それは正解です。

本社住所は自身のWebサイトだけでなく、「登記ねっと」や「国税庁の法人番号公表サイト」などで誰でも検索できるようなWebサイトにも掲載されるので、不特定多数の人に知られるリスクがあります。

バーチャルオフィスを利用するデメリット

大きく4つのデメリットがあります。

  1. バーチャルオフィスでは開業がむずかしい業種がある
  2. 自社オフィスより柔軟さに欠ける
  3. 不信感をもたれるリスクはある
  4. 法人口座の開設がむずかしいバーチャルオフィスもある

それぞれ詳しく解説します。

▲1 バーチャルオフィスでは開業がむずかしい業種がある

バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業ができないことがあります。とくに個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。

 

業種例

開業可否

おもな理由

士業(弁護士・税理士・司法書士)

不可

事務所の設置義務があるため

※同じ士業でも、中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は、バーチャルオフィスでの開業が可能です

宅地建物取引業

不可

事務所形態が業務を継続的にできる機能を有する必要があるため

有料職業紹介業

不可

実体のある事業所の確保が必要なため

人材派遣業

不可

20平方メートル以上の事業所が必要なため(一般労働者派遣事業)

探偵業

不可

探偵業届出免許証を、事務所の見やすい場所に掲載する必要があるため

金融商品取引業

不可

営業所に事務所の図面、職員の配席図、また標識などの掲示をする必要があるため

古物業

工夫の余地あり

独立した営業所が必要なため

廃棄物処理業

不可

廃棄物を適切に処理する施設が必要なため

 

メモ:本店所在地をバーチャルオフィスにし、営業所等を自宅すれば開業できる業種もある

上記表の業種でも、本店所在地をバーチャルオフィスにし、営業所等を自宅にするなどの対応で開業できる業種があります。

例えば、法人を設立して古物商を行う場合、本店住所はバーチャルオフィスの住所を利用し、古物商許可で必要な主たる営業所は自宅の住所で取得することもできます。

また、以前はアパートやマンションで古物商許可を受けようとする場合、管理者やオーナーに使用承諾書を記載してもらう必要がありましたが、昨今提出が不要になったため、わざわざ個室の事務所を借りて開業する必要がなくなっています。(※ただしマンション等の管理規約との問題は存在します)

▲2 自社オフィスより柔軟さに欠ける

とくに郵便物の受け取りや転送、来客対応です。スタッフ常駐型のバーチャルオフィスでも、店舗の営業時間はだいたい9:00〜17:00。それ以外の時間帯のサービス提供はお休みになります。

一方、自社オフィスなら基本的に時間的な制約は受けないので、こういう部分は柔軟さに欠けてしまいます。

▲3 不信感をもたれるリスクはある

事業規模に対して会社の立地が良すぎる場合、勘のいい顧客は住所を調べることがあります。

すると、バーチャルオフィスの会社ホームページをはじめ、同じ住所で登記された数多くの会社ホームページが検索結果に表示されます。

顧客によっては、この点に違和感を覚えてしまう可能性はあります。

 

メモ:ただし、賃貸オフィスでも安心はできない

では賃貸オフィスや自宅住所なら、信用面は安心かというとそうでもありません。

住所さえわかれば、Googleで検索して、ストリートビューで建物を確認することもできますが、見る人によっては(それこそ取引先や銀行担当者など)、地域や外観、賃料などからいろいろ推察できてしまいます。

やや極端な例ですが、小規模な事業で借りられる賃貸オフィスは、それほど立派な立地や外観の場所はむずかしいと思いますので、印象はあまりバーチャルオフィスと変わらないことも多いのです。

▲4 法人口座の開設がむずかしいバーチャルオフィスもある

まず前提として、バーチャルオフィス利用者が「無条件に法人口座の開設ができない」というわけではありません。事業状況や準備次第できちんと開設できるケースも多いので、その点は安心してください。

ただし、バーチャルオフィスに所在地のある会社が厳しい目で見られるのは事実。過去に犯罪利用されてしまった住所は当然銀行からはNGですし、仮に犯罪利用はなくとも金融機関から審査がいい加減だと認識されているバーチャルオフィスはあるので、こういう場所を選んでしまうと口座開設は非常にむずかしくなります。

なお、銀行口座を開設しやすいバーチャルオフィスや銀行の選び方は、こちらのページで詳しく解説しています。よければ参考にしてください。

参照:バーチャルオフィスで銀行口座(法人口座)は開設できる

 

メモ:バーチャルオフィスが厳しい目で見られる理由

過去にバーチャルオフィス利用企業の法人口座が、犯罪目的で利用されたケースが多発した経緯もあり、各金融機関での口座開設審査は厳しくなっています。

参照: 犯罪収益移転防止法の解説、パブリックコメント|警視庁

よくある質問

最後に、バーチャルオフィス契約を検討するときに誤解されていることがいくつかあるので、正しく解説します。

  • 住所利用だけのプランでも大丈夫?
  • 作業スペースは使える?
  • 会議室は使える?
  • 社会保険に加入できない?

気になる質問をチェックしてみてください。

Q. 住所利用だけのプランでも大丈夫?

結論、住所のみの契約とはいかず、最低でも郵送物の受け取りも考慮しないといけません。ハッキリ言って、そのプランで契約すると後悔することになります。

とくに税務署や行政からの書類、ダイレクトメールなどの郵送物は、登記住所に届くのが一般的です。仮に住所利用のみで契約してしまうと、これらの書類の受け取り方法がなくなってしまいます。

たしかに超格安プランは魅力的ですが、思わぬ落とし穴があるので、気をつけてください。

 

メモ:基本料金に含まれる内容をよく確認しよう

ちなみに、これからバーチャルオフィスを契約するなら、「基本料金のなかにどんなサービスが含まれているか?」は、入念に確認してください。

とくに月額料金1,000円未満の超格安バーチャルオフィスの場合、「住所利用のみ」というケースも多いです。見た目の安さに釣られすぎず、住所利用・郵便受け取り・郵便転送・店舗窓口対応など、ぜんぶ含めていくらになるのかを見極めてから決めてみてください。

Q. 作業スペースは使える?

前提として、バーチャルオフィスには複数のタイプがあります。

  1. バーチャルオフィス専業店
  2. ほかにもシェアオフィスやレンタルオフィスを展開している店舗

1の場合は住所利用をメインに想定したサービスで、基本的に作業スペースの提供はありません。(その代わりに設備投資を最小限にすることで、圧倒的な低価格を実現しています)

ちなみに、2の場合は相場より数千円〜数万円ほど高くなります。ただ、全会員にカフェスペースを解放していたり、作業スペースを借りられるプランにアップグレードできたりするので、作業スペースがほしい場合は、プランの一部としてバーチャルオフィスのある店舗を選んでみてください。

Q. 会議室は使える?

1コ前の質問の前提と同じです。バーチャルオフィスには複数のタイプがあり、専業タイプの場合は、会議室はない可能性が高いです。

当然そうなると、会議室は別で取らないといけなくなるので、ビジネス形態によっては不便することが予想されます。

一方で、シェアオフィスやレンタルオフィスも提供している店舗であれば、会議室まで完備され、さらに会員価格で借りられることも多いです。

Q. 社会保険に加入できない?

これは誤解です。バーチャルオフィスを利用しているから社会保険に加入できないことはありません。むしろ日本年金機構は積極的に加入を促しています。

もし加入できないのであればそれはバーチャルオフィスの利用以外の理由があると推測できます。

まとめ

事業規模の小さい個人や法人にとって、バーチャルオフィスは非常に相性のいいサービスです。

今後もさまざまな観点で比較して、ぜひ前向きに契約を検討してみてください。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

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