バーチャルオフィスにリスクはある？考えられるリスクと対処法を徹底解説

バーチャルオフィスを使ったことがない場合や、そもそも存在自体を知らなかった場合「本当に契約しても大丈夫？」と不安になるかもしれません。

実際のところ、バーチャルオフィスを利用することで考えられるリスクはあります。とはいえ、適切なバーチャルオフィスを選び、しかるべき対応をとれば問題にはなりません。

本記事では、バーチャルオフィスを使うことにより考えられるリスクと対処法を徹底解説します。事前にリスクを把握し、安心してバーチャルオフィスを契約してくださいね。

リスク①顧客や取引先にバーチャルオフィスを使っていることがバレる

ひとつめのリスクとして挙げられるのは、「顧客や取引先にバーチャルオフィスを使っていることがバレる」ことです。本当はバレても問題ありませんが、顧客や取引先がバーチャルオフィスについてよく知らない場合や、「賃貸オフィスを借りている」と嘘をついていた場合、トラブルになってしまうリスクがあります。

対処法．問題ないのであらかじめ伝える

そもそも、バーチャルオフィスを使うことは、一部の例外（許認可が得られないなど）を除き、法的にはまったく問題ありません。事前に「この住所はバーチャルオフィスとして借りているので、普段は自宅で仕事しています」とでも伝えておくと良いでしょう。ただ住所を借りているだけで何も事業を営んでいないならともかく、実態のある事業を営んでいるならさほど問題にはなりません。

ただし、バーチャルオフィスは費用が安価であることから、「資金不足では？」「不動産を借りられないのでは？」と思われがちな点もあります。しかし「まだ自分一人しかいないし、自宅でできる作業も多いので」など、コスト面からそうしていることを伝えても良いでしょう。加えて、「バーチャルオフィスなので他社さんと住所が被るかもしれません」と伝えておくのも、信頼性の担保には役に立ちます。

リスク②金融機関や官公庁・地方自治体の担当者に知られる

補助金や助成金、融資の審査の際に、提出する書類には本社の住所を書かなくてはいけません。そこからバーチャルオフィスを使っていることを知られた場合のリスクですが、あまり気にする必要はないでしょう。

対処法．自身の事業を的確に説明できるようにしておく

実際のところ、補助金や助成金、融資の審査で否決される理由は、事業の将来性や収益性が見通せないという理由であることが多くなっています。「バーチャルオフィスだったから」という理由だけで否決される可能性は低いと考えてかまいません。

むしろ、バーチャルオフィスであることを心配するよりも、自身の事業を的確に説明できるようにしておくことのほうが、審査に通過するためには重要です。

リスク③家族や勤務先に副業していることを知られてしまう

家族や勤務先に内緒にして副業をするためにバーチャルオフィスを契約していた場合、その住所をWeb上に掲載していたことが原因で知られてしまう可能性もゼロではありません。このパターンの場合、一定のリスクはあるので注意しましょう。

対処法．事前に話をしておく

このパターンの場合、副業していることが発覚することで信頼関係を損ねたり、勤務先から減給・解雇を言い渡されたりすることもあるので要注意です。対処法があるとしたら、家族や勤務先には早い段階で事情を話し、理解を得ておくことでしょう。勤務先に関しては就業規則を確認し、副業を行うことが問題ないか、行うとしたらどのような手続きが必要かを調べ、問題がない形で手続きをしておきましょう。

リスク④住所が犯罪行為に悪用されうる

自分が借りようとしているバーチャルオフィスの住所が詐欺などの犯罪に流用されていたり、実際には使われていないにしても噂が立っていたりすることがあります。そのようなバーチャルオフィスを借りてしまうと、自分のビジネスの信用も損なうため注意しなくてはいけません。

対処法．情報収集を欠かさない

このような状況を防ぐためには、利用したいバーチャルオフィスの候補が定まったら、利用予定の住所を検索し、悪い噂がないか確かめましょう。そのためにも事前に使用できる住所を教えてくれるバーチャルオフィスを選んだほうが賢明です。

また、時間貸しの会議室など、自身もしくは顧客・取引先の担当者が出向くサービスも使う予定であれば、実際に現地に下見に行くのをおすすめします。昼間でも薄暗い、夜になると人通りがあまりないなど、防犯面で不安になる要素がないか確かめるためです。女性だったり、夜遅い時間に下見に行ったりする場合は、複数人で行くようにしましょう。

リスク⑤迅速かつ正しい電話対応ができない

バーチャルオフィス特有のリスクとして、「電話代行サービス」を使った場合の、迅速かつ正しい電話対応ができないことが挙げられます。

電話代行サービスとは、あらかじめ指定された番号にかかってきた電話に対し、オペレーターが自社名で対応をしてくれるサービスです。つまり、電話がかかってきたら「株式会社〇〇です」とあいさつし、応対を進めてくれます。営業電話など内容に重要性・緊急性がないものなら問題になりません。

ただし、緊急連絡やクレームなど重要性・緊急性が高い電話だった場合、電話代行オペレーターをバーチャルオフィス契約者の会社の社員だと誤解し、やり取りがちぐはぐになり、迅速かつ適切な対応が取れなくなりがちです。

対策．業務用携帯を持ち顧客には番号を教えておく

対策として考えられるのは、業務用携帯を持ち、顧客や取引先の担当者には番号を教えておくことです。緊急連絡やクレームなど、緊急性・重要性の高い場合は最初から業務用携帯にかけてもらうように伝えておくと、直接連絡が来るようになるため、対応ミスも防げます。

リスク⑥郵便物の遅配・誤配は起きうる

バーチャルオフィスの住所を受取先にしていると、郵便物の遅配・誤配をゼロにすることはできません。バーチャルオフィスの住所を受取先にした場合、一度バーチャルオフィスで受け取り、その後仕分けを経て自宅に転送するというプロセスが生じます。この場合に考えられるリスクは次の2つです。

• バーチャルオフィスの担当者が仕分けミスをする
• バーチャルオフィスから自宅に郵送する際に郵便局員がミスをする

いずれにしても、郵便物が届くのは確実にワンタイミング遅れますし、別のところに届いてしまったりすることはありうる前提で対策を考えましょう。

対処法．重要性の高い郵便物は最初から自宅に送ってもらう

有効な対策があるとすれば、税金の書類や本人限定受取郵便など、重要性の高いものは最初から自宅に送ってもらうことです。送付先として自宅を指定しておけば問題ないことがほとんどなので、事前に伝えておきましょう。

また、来館により郵便物を受け取れるサービスを設けているバーチャルオフィスもあります。自分で持って帰ることに問題がないなら、あえてこのようなサービスを使うのも、遅配・誤配のリスクを軽減するためには有効です。

注意点としては「郵便局に転居届を出しておけば、自動的に自宅に転送してくれるのでは？」と考える方がいらっしゃいますが、転居届を出すことはNGです。バーチャルオフィス側が規約で禁止しているケースがありますし、そもそも制度の悪用になります。「転送届」ではなく「転居届」になりますので、実際に転居していないにも関わらず転居したと届け出ることは虚偽の申告になります。

リスク⑦運営会社が倒産する

バーチャルオフィスの運営会社自体が倒産したり、突然事業を終了したりすることも考えられます。事業終了までのスケジュールや事業終了後の承継先・連絡先などを明確に示してくれるなら、別のバーチャルオフィスを契約するなど対処方法はあるでしょう。しかし、ある日いきなり住所が使えなくなる可能性もゼロではありません。

対処法．運営会社の評判をチェックする

このリスクに関しては、100％回避する方法はありません。事前にできる対処法があるとすれば、運営会社の評判をチェックし、明らかに問題がありそうな会社は避けることでしょう。実際に問い合わせをしたり、貸し会議室などがあれば見に行ってみたりしましょう。運営体制に問題があるなら、どこかに違和感を覚えてもおかしくないためです。

バーチャルオフィスが違法とされるリスクはない

「バーチャルオフィスは違法だから、使ってはいけないのでは？」と心配する人もいるかもしれませんが、違法であるリスクは極めて低いので安心しましょう。詳しく説明します。

商業登記法および特定商取引法から見て違法性はない

バーチャルオフィスが違法ではない理由は以下の2つです。

• 法人登記等において本店所在地に関する制限はない
• 特定商取引法に基づく表記として使用が認められている

これらの理由については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

【弁護士監修】バーチャルオフィスは怪しい・違法って本当？

リスクが少ないバーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスの利用に伴うリスクは、自助努力で影響を和らげられる側面もあります。しかし、運営会社自体に問題があった場合、自助努力だけで解決を図るのは難しいでしょう。

すでに触れた通り、まったく問題のない運営会社を見抜くのは難しい部分もあります。しかし、情報をチェックすることで、ある程度は絞り込みをかけることが可能です。最低限、以下の5点はチェックしましょう。

• 事業年数
• 運営会社の事業内容
• 契約前に本人確認や審査を行うかどうか
• 利用規約
• 運営会社の対応

事業年数は長ければ長いほど、事業として安定していることの証明になります。また、バーチャルオフィスだけでなく、レンタルオフィスやコワーキングスペースなど物理的なスペースが必要な事業も手掛けているなら、相応の社会的信用がある会社と考えて良いでしょう。

加えて、契約前の本人確認・審査や利用規約の内容からも、違法行為もしくは違法性が疑われる行為をする利用者を排除する仕組みが整っているか、ある程度判断できます。また、問い合わせをしたときに適切な対応をしてくれるかもチェックしておきましょう。

バーチャルオフィス1なら安心して利用できる

バーチャルオフィス1では、利用者の皆様が安心して使えるよう、契約前の本人確認や審査を厳密に行っています。また、オフィスサービス専業で運営しているため、突然オフィスサービス事業を終了するリスクも低く、長い間使い続けていただくことが可能です。LINEで到着状況が案内される便利な郵便物転送サービスも、基本料金内で月4回ご利用いただけます。

プランは月額880円（税込）の1種類に絞り込み、わかりやすさを追求しました。「バーチャルオフィスを使いたいけど、プランが複雑でわからない」「安心して使えそうなところと契約したい」とお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

まとめ

バーチャルオフィスに法的なリスクはありませんが、利用していくなかでトラブルに直面するリスクはあります。

しかし、そのほとんどが適切な対策を講じることでダメージを軽減できるものです。あまり心配しすぎず、コストを抑えつつ起業ができる合理的なサービスとしてまずは使ってみましょう。