バーチャルオフィスを利用する9つのリスクと対処法を解説

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バーチャルオフィスを初めて利用する場合や、そもそも存在自体を知らなかった場合は、「どのようなリスクがあるのだろう？」と不安になるかもしれません。実際、バーチャルオフィスを利用することで考えられるリスクはあります。

しかし、適切なバーチャルオフィスを選び、しかるべき対応をとれば、リスクを最小限に抑えられます。

本記事では、バーチャルオフィスを利用するリスクとその対処法を解説します。事前にリスクを把握し、安心してバーチャルオフィスを契約してくださいね。

バーチャルオフィスを利用する9つのリスク

ここでは、バーチャルオフィスを利用する9つのリスクと対策を紹介します。具体的には、以下のとおりです。

• 顧客や取引先にバーチャルオフィスを使っていることがバレる
• 家族や勤務先に副業していることを知られてしまう
• 住所が犯罪行為に悪用されうる
• 迅速かつ正しい電話対応ができない
• 郵便物の遅配・誤配は起きうる
• 登録情報の更新を忘れ郵便物が未達になる
• 運営会社が倒産する
• ビルのオーナーチェンジに伴い建物名が変わる
• 法人口座の開設審査を断られる

リスク①顧客や取引先にバーチャルオフィスを使っていることがバレる

ひとつめのリスクとして挙げられるのは、「顧客や取引先にバーチャルオフィスを使っていることがバレる」ことです。主に以下の場合に、バーチャルオフィスを利用していることがバレる可能性があります。

• 住所を検索される
• バーチャルオフィス住所へ直接訪問される

本当はバレても問題ありませんが、顧客や取引先がバーチャルオフィスについてよく知らない場合や、賃貸オフィスを借りていると嘘をついていた場合、トラブルになってしまうリスクがあります。また、資金がないのではないかと勘ぐられたり、事業の信用性が低いと判断されたりする恐れもあります。

対処法．問題ないのであらかじめ伝える

そもそも、バーチャルオフィスを使うことは、一部の例外（許認可が得られないなど）を除き法的にはまったく問題ありません。ただし、バーチャルオフィスは費用が安価であることから、「資金不足では？」「事務所を借りられないのでは？」と思われるケースもあります。

信用面に不安を感じる方は、事前に「この住所はバーチャルオフィスとして借りているので、普段は自宅で仕事しています」とでも伝えておくと良いでしょう。「まだ自分一人しかいないし、自宅でできる作業も多いので」など、コスト面からそうしていることを伝えても良いでしょう。加えて、「バーチャルオフィスなので他社さんと住所が被るかもしれません」と伝えておくのも、信頼性の担保には役に立ちます。

リスク②家族や勤務先に副業していることがバレる

家族や勤務先に内緒で副業をしている場合、バーチャルオフィスの利用が原因で知られてしまう恐れがあります。

家族に副業を知られるケースとして特に多いのは、バーチャルオフィスから転送される郵便物によるものです。自宅へ転送される郵便物をすべて自分で受け取ればリスクを減らせますが、本業がある場合、現実的ではないでしょう。

また、Web上に公開した情報や住民税の納税額から、勤務先に副業がバレる可能性もあります。特に住民税について、給与所得者の場合は特別徴収の対象になるため、住民税通知書が勤務先の企業へ送付されます。

給与額に対して住民税額が不自然に高いと、年末調整の際に副業がバレる可能性があるのです。勤務先が副業を禁止している場合は、発覚することでトラブルに発展する恐れもあるため注意が必要です。

対処法．事前に話をしておく

このパターンの場合、副業していることが発覚することで信頼関係を損ねたり、勤務先から減給・解雇を言い渡されたりすることもあるので要注意です。対処法があるとしたら、家族や勤務先には早い段階で事情を話し、理解を得ておくことでしょう。勤務先に関しては就業規則を確認し、副業を行うことが問題ないか、行うとしたらどのような手続きが必要かを調べ、問題がない形で手続きをしておきましょう。

リスク③住所が犯罪行為に悪用されうる

バーチャルオフィスの住所を利用していると、ほかの利用者によって住所を悪用される可能性があります。たとえば、借りた住所を使い、詐欺やマネーロンダリングを行うなどです。

犯罪行為に悪用された住所を利用していると、事業の信用を低下させたり、犯罪組織との関係を疑われたりする恐れがあるため注意が必要です。

また、実際には犯罪に使われていなくても、グレーゾーンビジネスに利用されることで、悪い噂が立っていたりすることがあります。

対処法．情報収集を欠かさない

このような状況を防ぐためには、利用したいバーチャルオフィスの候補が定まったら、利用予定の住所を検索し、悪い噂がないか確かめましょう。そのためにも事前に使用できる住所を教えてくれるバーチャルオフィスを選んだほうが賢明です。

また、時間貸しの会議室など、自身もしくは顧客・取引先の担当者が出向くサービスも使う予定であれば、実際に現地に下見に行くのをおすすめします。昼間でも薄暗い、夜になると人通りがあまりないなど、防犯面で不安になる要素がないか確かめるためです。女性だったり、夜遅い時間に下見に行ったりする場合は、複数人で行くようにしましょう。

リスク④迅速かつ正しい電話対応ができない

バーチャルオフィス特有のリスクとして、「電話代行サービス」を使った場合の、迅速かつ正しい電話対応ができないことが挙げられます。

電話代行サービスとは、あらかじめ指定された番号にかかってきた電話に対し、オペレーターが自社名で対応をしてくれるサービスです。つまり、電話がかかってきたら「株式会社〇〇です」とあいさつし、応対を進めてくれます。営業電話など内容に重要性・緊急性がないものなら問題になりません。

ただし、緊急連絡やクレームなど重要性・緊急性が高い電話だった場合、電話代行オペレーターをバーチャルオフィス契約者の会社の社員だと誤解し、やり取りがちぐはぐになり、迅速かつ適切な対応が取れなくなりがちです。

対策．業務用携帯を持ち顧客には番号を教えておく

対策として考えられるのは、業務用携帯を持ち、顧客や取引先の担当者には番号を教えておくことです。緊急連絡やクレームなど、緊急性・重要性の高い場合は最初から業務用携帯にかけてもらうように伝えておくと、直接連絡が来るようになるため、対応ミスも防げます。

リスク⑤郵便物の遅配・誤配が発生する

バーチャルオフィスの住所を受取先にしていると、郵便物の遅配・誤配をゼロにすることはできません。バーチャルオフィスの住所を受取先にした場合、一度バーチャルオフィスで受け取り、その後仕分けを経て自宅に転送するというプロセスが生じます。この場合に考えられるリスクは次の2つです。

• バーチャルオフィスの担当者が仕分けミスをする
• バーチャルオフィスから自宅に郵送する際に郵便局員がミスをする

いずれにしても、郵便物が届くのは確実にワンタイミング遅れますし、別のところに届いてしまったりすることはありうる前提で対策を考えましょう。

対処法．重要性の高い郵便物は最初から自宅に送ってもらう

有効な対策があるとすれば、税金の書類や本人限定受取郵便など、重要性の高いものは最初から自宅に送ってもらうことです。送付先として自宅を指定しておけば問題ないことがほとんどなので、事前に伝えておきましょう。

また、来館により郵便物を受け取れるサービスを設けているバーチャルオフィスもあります。自分で持って帰ることに問題がないなら、あえてこのようなサービスを使うのも、遅配・誤配のリスクを軽減するためには有効です。

注意点としては「郵便局に転居届を出しておけば、自動的に自宅に転送してくれるのでは？」と考える方がいらっしゃいますが、転居届を出すことはNGです。バーチャルオフィス側が規約で禁止しているケースがありますし、そもそも制度の悪用になります。「転送届」ではなく「転居届」になりますので、実際に転居していないにも関わらず転居したと届け出ることは虚偽の申告になります。

リスク⑥登録情報の更新を忘れ郵便物が未達になる

引越しをしたり屋号・法人名を変更したりした場合、バーチャルオフィスの登録情報を更新する必要があります。万が一、住所を更新し忘れると、バーチャルオフィスが転送した郵便物が自宅へ届かなくなる可能性があります。

また、屋号や会社名を更新し忘れると、会員情報との照合ができず差出人が送った郵便物をバーチャルオフィス側が受け取れなくなる恐れがあります。トラブルの発見が遅れると、重要な書類を受け取れないばかりか、取引先にも迷惑がかかるため注意が必要です。

対処法．登録情報に変更が生じたら速やかに更新する

対策方法は、登録情報に変更が生じたら速やかに情報更新することです。

また、郵便物が未達になった際に、会員へ確認の連絡を入れてくれるバーチャルオフィスなら、万が一更新を忘れていても、トラブルを早期に発見できるでしょう。

リスク⑦運営会社が倒産する

バーチャルオフィスの契約中に、運営会社が倒産する可能性もあります。特に格安の料金プランを設定している場合、採算が合わず事業を終了したり、運営会社が倒産したりする恐れがあります。

事業終了までのスケジュールや事業終了後の承継先・連絡先などを明確に示してくれる場合は、別のバーチャルオフィスを契約するなどの対処が可能でしょう。しかし、運営会社によっては、ある日いきなり住所が使えなくなる可能性もゼロではありません。

住所が使えなくなると、登記住所や郵便物の宛先の変更など多くの手続きが必要になります。場合によっては、事業が一時停滞する可能性もあるため注意が必要です。

対処法．運営会社の評判をチェックする

このリスクに関しては、100％回避する方法はありません。事前にできる対処法があるとすれば、運営会社の評判や事業実績などをチェックし、明らかに問題がある会社を避けることです。

また、実際に問い合わせをしたり、貸し会議室などがあれば見に行ったりしましょう。運営体制に問題がある場合は、スタッフの対応や施設の設備などに違和感を覚えてもおかしくないためです。

リスク⑧ビルのオーナーチェンジに伴い建物名が変わる

バーチャルオフィス住所を利用する場合、番地に加えて建物名や部屋番号も記載することがほとんどです。しかしバーチャルオフィス事業者の多くがオーナーの物件を借りて住所を貸し出しているため、ビルオーナーが変わった際に建物名も変更されるリスクがあります。

建物名が変更されると、Webサイトや登記住所、名刺などのさまざまな住所を変更する必要が出てきます。変更には多くの手間がかかるため注意が必要です。

対処法：リスクの低い物件を選ぶ

ビルのオーナーチェンジを回避するには、リスクが低い物件を選ぶことが大切です。具体的には、運営会社が保有する自社ビルを選ぶことです。

自社ビルであれば、オーナーチェンジのリスクのみならず、前述した運営会社の倒産リスクも抑えられます。しかし、自社ビルでバーチャルオフィス事業を行っているのは非常に稀で、大半のバーチャルオフィスは賃貸物件を使用しています。

一般的に、空き物件の多いビルは、オーナー変更のリスクが高いため、どの程度埋まっているかを確認すると良いでしょう。また、バーチャルオフィスを契約する前にビルオーナーの変更に関する条件を確認し、建物名が変わるのか否かを把握しておきましょう。

リスク⑨法人口座の開設審査を断られる

一部で、バーチャルオフィスの利用が原因で法人口座の開設を断る金融機関が存在します。特に多いのは、信用金庫です。

信用金庫は、地元の住民や企業が会員となり、地域の発展を目指す非営利組織です。バーチャルオフィス住所には事業実態がないため、信用金庫が定める「地元の企業」に該当しないと見なされることがあります。

一般的に、信用金庫は小規模事業者や中小企業への融資に積極的な金融機関です。信用金庫で法人口座を開設できないと融資を受けづらくなるため、資金調達をお考えの方は注意が必要です。

対処法：ネット銀行を中心に選定する

バーチャルオフィス住所で法人口座を開設するなら、ネット銀行を中心に選定すると良いでしょう。ネット銀行は都市銀行や信用金庫と異なり、法人口座の審査基準が比較的柔軟なためです。

少ない書類で法人口座を開設できたり、審査期間が短かったりと、店舗型銀行の審査とは毛色が異なります。実際、バーチャルオフィスの利用者が、ネット銀行で法人口座を開設できた事例は多数あるため、審査に不安を感じている方はぜひ検討してみてください。

審査が比較的柔軟な銀行の一つとして、GMOあおぞらネット銀行がおすすめです。同行宛は無料、他行宛であれば129円～で振り込みができます。

振込手数料の無料キャンペーンも実施していますので、気になる方はぜひ公式サイトを確認してみてください。

バーチャルオフィスが違法とされるリスクはない

「バーチャルオフィスは違法だから、使ってはいけないのでは？」と心配する人もいるかもしれませんが、違法であるリスクは極めて低いので安心しましょう。詳しく説明します。

商業登記法および特定商取引法から見て違法性はない

バーチャルオフィスが違法ではない理由は以下の2つです。

• 法人登記等において本店所在地に関する制限はない
• 特定商取引法に基づく表記として使用が認められている

これらの理由については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

【弁護士監修】バーチャルオフィスは怪しい・違法って本当？

金融機関や官公庁・地方自治体の担当者にバレることはリスクなの？

補助金や助成金、融資などでは、提出書類に住所の記入欄があります。バーチャルオフィスの住所を記入することで、担当者にバレる可能性はあります。

ただ、担当者にバーチャルオフィスを利用していると知られても、基本的にリスクはありません。実際のところ、補助金や助成金、融資の審査で否決される理由は、事業の将来性や収益性が見通せないという理由であることが多くなっています。

「バーチャルオフィスだったから」という理由だけで否決される可能性は低いと考えてかまいません。むしろ、バーチャルオフィスであることを心配するよりも、自身の事業を的確に説明できるようにしておくことのほうが、審査に通過するためには重要です。

リスクが少ないバーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスの利用に伴うリスクは、自助努力で影響を和らげられる側面もあります。しかし、運営会社自体に問題があった場合、自助努力だけで解決を図るのは難しいでしょう。

すでに触れた通り、まったく問題のない運営会社を見抜くのは難しい部分もあります。しかし、情報をチェックすることで、ある程度は絞り込みをかけることが可能です。最低限、以下の5点はチェックしましょう。

• 事業年数
• 運営会社の事業内容
• 契約前に本人確認や審査を行うかどうか
• 利用規約
• 運営会社の対応

事業年数は長ければ長いほど、事業として安定していることの証明になります。また、バーチャルオフィスだけでなく、レンタルオフィスやコワーキングスペースなど物理的なスペースが必要な事業も手掛けているなら、相応の社会的信用がある会社と考えて良いでしょう。

加えて、契約前の本人確認・審査や利用規約の内容からも、違法行為もしくは違法性が疑われる行為をする利用者を排除する仕組みが整っているか、ある程度判断できます。また、問い合わせをしたときに適切な対応をしてくれるかもチェックしておきましょう。

バーチャルオフィス1なら安心して利用できる

バーチャルオフィス1では、利用者の皆様が安心して使えるよう、契約前の本人確認や審査を厳密に行っています。また、オフィスサービス専業で運営しているため、突然オフィスサービス事業を終了するリスクも低く、長い間使い続けていただくことが可能です。LINEで到着状況が案内される便利な郵便物転送サービスも、基本料金内で月4回ご利用いただけます。

プランは「月額880円（税込）+郵送費用（税込）」の1種類に絞り込み、わかりやすさを追求しました。「バーチャルオフィスを使いたいけど、プランが複雑でわからない」「安心して使えそうなところと契約したい」とお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

まとめ

バーチャルオフィスに法的なリスクはありませんが、利用していくなかでトラブルに直面するリスクはあります。

しかし、そのほとんどが適切な対策を講じることでダメージを軽減できるものです。あまり心配しすぎず、コストを抑えつつ起業ができる合理的なサービスとしてまずは使ってみましょう。