バーチャルオフィスは個人事業主(フリーランス)に最適

[投稿日]2022年10月24日 / [最終更新日]2024年06月20日

バーチャルオフィスは個人事業主(フリーランス)に最適

個人事業主(フリーランス)はバーチャルオフィスを利用できますか?

バーチャルオフィスは住所などの情報のみを借りられるビジネスサービスなので、個人事業主(フリーランス)の方も問題なく利用できます。

コストを抑えつつプライバシーを守るサービスとして、バーチャルオフィスは最適です。

近年急増している個人事業主(フリーランス)という働き方。自宅で仕事をする方のなかにはプライバシーを守る手段として、住所を借りられるバーチャルオフィスを検討している方は多いのではないでしょうか。

個人事業主(フリーランス)にとって、バーチャルオフィスは非常に便利なサービスです。しかし比較的新しいサービスのため、「実際はどうなの?」と不安を抱く方は多いかもしれません。

今回は、個人事業主の方に向けてバーチャルオフィスのサービスを詳しく解説します。個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットや選ぶポイントにも触れているので、ぜひ参考にしてくださいね。

目次

個人事業主(フリーランス)の働き方にバーチャルオフィスは最適

個人事業主(フリーランス)の働き方にバーチャルオフィスは最適

オフィスを持たない個人事業主(フリーランス)にとって、バーチャルオフィスはコストを抑えてプライバシーを守れる最適な選択肢です。

個人事業主は、特定の会社や団体に属さず、自分の専門スキルを提供して対価を得る人のこと。主な業種としてITエンジニアやデザイナーなどのクリエイティブ系、ライターなどが挙げられます。個人事業主で働く人のなかには、オフィスを持たず自宅を仕事場にしている方も多いのではないでしょうか。

しかし自宅が仕事場だと、名刺やホームページで住所を記載するときに自宅の住所を公開しなければなりません。自宅住所を公開してしまうことで、ストーカー被害や空き巣に遭うリスクがあることは否めないでしょう。

仕事は自宅でしているのに、わざわざオフィスを借りるのはコストがかかります。コストを抑えつつプライバシーを守るサービスとして、バーチャルオフィスは最適です。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、直訳すると仮想の事務所。住所などの情報のみをレンタルできるサービスのことです。レンタルオフィスやコワーキングスペースなどの物理的にスペースを貸し出すサービスとは異なり、仕事をするスペースは別に用意する必要があります。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅を開示せずに法人登記や郵便物の受け取り、銀行口座の開設が可能です。クライアントと契約を交わす際も自宅を伝える必要はなく、プライバシーが侵される心配はありません。個人事業主やフルリモートワークの企業など、個人・法人問わず利用されているサービスです。

バーチャルオフィスツールとの違い

バーチャルオフィスと混同しやすいサービスとして、メタバースを活用したバーチャルオフィスツールがあります。バーチャルオフィスツールは、仮想空間上のオフィスでコミュニケーションが取れるツールです。メタバースオフィスや仮想オフィスツール、クラウドオフィスツールとも呼ばれます。

アバターを活用して仮想空間でオフラインと同等のコミュニケーションが取れると、多くの企業が採用しています。住所をレンタルできるバーチャルオフィスとは別のサービスなので、混同しないようにしましょう。

他のオフィスサービスとの違い

バーチャルオフィスはあくまで事業用の住所を借りることに特化したサービスです。物理的な事業用スペースを借りたい場合は、他のオフィスも検討する必要があります。ここでは、代表的なオフィスの形態をメリット・デメリットとともに紹介しましょう。

名称概要メリットデメリット
賃貸オフィスいわゆる貸事務所・独立した事務所として使える
・対外的な信用力は非常に高い
・初期費用が高い
・机など必要なものは自分で用意する必要がある
レンタルオフィスオフィススペースを間借りする・許認可が必要な事業にも対応できる
・賃貸オフィスに比べると費用はリーズナブル
・他の利用者もいるため情報管理が重要
シェアオフィス複数の事業者が共同で利用するオフィス。利用者間の交流に重点を置いたものをコワーキングスペースということもある・費用を安く抑えられる
・申し込みから利用開始まで短期間で済ませられる
・許認可が必要な事業には使えない
・セキュリティ面で不安がある

バーチャルオフィスと他のオフィスとの違いは、こちらの記事でも詳しく解説しています。

バーチャルオフィスと他のオフィスとの違いを見る

バーチャルオフィスの独自サービス

独自サービス

バーチャルオフィスは提供会社によって多少の違いはありますが、個人事業主にとって便利なサービスが多く提供されています。以下では、バーチャルオフィスによくあるサービス内容について紹介します。

住所が借りられる

バーチャルオフィスの主なサービスは住所貸しです。オフィスを必要としない個人事業主にとって、プライバシーが守れるありがたいサービスといえるでしょう。

また個人事業主として開業届を出す場合、住居用の賃貸マンションだと許可が下りず大家さんや管理会社とトラブルになる可能性があります。「住所登録のためだけにオフィスを借りるのはもったいない」という方にも、バーチャルオフィスはおすすめです。

郵便物を転送してもらえる

事業を始めると郵便物が届くケースが多くなります。バーチャルオフィスの住所宛てに届いた郵便物は、利用者に転送してくれることがほとんどです。ただし、郵便物をどのように処理してもらえるのか、サインが必要な郵便物は受け取ってもらえるのかなど、各バーチャルオフィスによってサービスにバラつきがあります。

月4回の頻度で転送してもらえる、必要なときに転送してもらえるスポット転送サービスがあるなど、サービスの内容はしっかり確認しましょう。また、オフィスでの郵便物引取が可能なバーチャルオフィスを選べば、オフィスの近くまで寄った際に郵便物を受け取ることが可能です。

なお郵便物の転送に、月額料金とは別に費用が必要になるバーチャルオフィスもあります。契約前に自分に必要なサービス内容なのかどうか見極めることが大切です。

会議室の利用ができる

バーチャルオフィスのなかには、会議室の利用が可能なところもあります。外での打ち合わせが想定される業種の場合、サービス内容に含まれていると便利です。わざわざ貸し会議室を探す手間が省けるうえに、バーチャルオフィスの住所で打ち合わせができます。

ただし、一切外で打ち合わせをしない業種の場合は利用する機会がないかもしれません。自分の業種にあわせてサービス内容を確認しておきましょう。

電話代行サービスが利用できる

バーチャルオフィスによっては、電話代行サービスが利用できることがあります。電話代行とは代表電話に入る用件の一次対応や担当者への引き継ぎなどを行うサービスで、以下の業務を代わりに進めてもらうことが可能です。

  • 受電の一次対応
  • 受注・問い合わせの対応
  • 営業電話の対応

電話代行サービスについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを使う場合の納税地

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを使う場合の納税地

ここで、個人事業主がバーチャルオフィスを使う場合の納税地について考えてみましょう。個人事業主の場合、納税地は原則「住所地」となります。自由に決められるわけではない点に注意が必要です。

「住所地」「居所地」「事業所等」のいずれか

個人事業主の場合、納税地は原則として住所地となりますが、やむを得ない場合は「居所地」「事業所等」を選ぶことが可能です。たとえば、海外に住んでいて日本に住所がない場合は、「居所地(住所ほどではないが継続して居住している住所)」を選べます。わかりやすくいうと、親族の家など、一時帰国中の滞在先親戚が当たると考えましょう。

一方、賃貸マンションに住んでいるなどの理由で、自宅を事務所に使えないなど相応の理由があれば、「事業所等」の住所としてバーチャルオフィスの住所を使うことも可能です。具体的な扱いはマンションの利用規約によるので、事前に確認しておきましょう。

納税地について詳しくはこちら▼

【税理士監修】バーチャルオフィスを利用した場合の納税地はどこ?

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを契約するメリット

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを契約するメリット

次に、個人事業主がバーチャルオフィスを契約するメリットについて、具体的に解説します。

オフィス開設の費用を大幅に削減できる

バーチャルオフィスなら、レンタルオフィスを借りるよりも安い金額で契約できます。都心の一等地でレンタルオフィスを借りるとなると、初期費用の相場は5~30万円程度。弊社バーチャルオフィス1であれば16,060円と、格安で契約が可能です。

バーチャルオフィス1の料金】

月額料金880円
入会金5,500円
保証金無料
初期費用16,060円(入会金・月額料金一括)
※価格は税込

個人事業主を続けていくには、ランニングコストをかけないようにすることが大切です。なるべくオフィスの設備費用を抑えたい方にとって、バーチャルオフィスはメリットの多いサービスでしょう。

プライバシーが守られる

バーチャルオフィスを利用すれば、プライバシーを守ることが可能です。法人化していない個人事業主の場合、オフィスを借りずに自宅で開業しているケースは多くあります。しかし、契約書を交わすときや源泉徴収票を送ってもらうときなど、たびたび自宅を伝えなければならない場面が出てくるはずです。

そのような場合、取引先や顧客へむやみやたらに自宅の住所を教えるのは避けたほうが無難です。取引先や顧客がいきなり自宅を訪ねてくる、SNS上で情報が流出してしまうなどのトラブルが発生する可能性があります。最悪の場合、自分や家族に万が一のことが起きてしまうかもしれません。自宅の住所の代わりにバーチャルオフィスの住所を使用すれば、プライバシーが守られます。

都心一等地の住所が利用できる

ブランディングの一環として、都心一等地にオフィスを構えたい方は一定数います。バーチャルオフィスなら、通常のオフィスでは高くて借りられない都心一等地の住所を格安で借りることが可能です。

開業したばかりでまだ社会的信用が低い個人事業主の場合は特に、印象は大切です。名刺や自分のホームページに記載できるので、信用度の向上が期待できます。

また、ファッションやデザインなど、洗練された印象があるとプラスに働く事業を営んでいるなら、イメージに合う住所を選ぶこともブランディングの一環として有効です。東京でいえば青山や渋谷、銀座など、おしゃれなイメージのある場所はいわゆる一等地です。そこで賃貸オフィスを借りるとなるとかなりの費用がかかりますが、バーチャルオフィスであればリーズナブルな費用で住所を利用できます。

法人化を迫られた場合に対応しやすい

今は個人事業主として仕事をしていても、将来的に法人化を考えている方はいらっしゃるのではないでしょうか。業種によっては法人化しないと大きな金額の受注ができないケースも見受けられるため、早めの対策が必要です。企業によっては、そもそも個人事業主とは取引しないという方針を取っているケースもあるので、新規での取引開始・継続のために法人化を迫られることもあり得ます。

法人化を迫られた場合にも対応しやすいよう、以下の点は事前に確かめておきましょう。

  • 法人契約をする場合、バーチャルオフィスの月額利用料はいくらになるのか
  • 月額利用料以外にどのような費用がかかるのか
  • 郵便物の受け取り、転送などのサービスを使う場合は費用がいくらかかるのか

自宅住所が変わっても同じ住所を使い続けられる

バーチャルオフィスを使えば、現在の自宅とは違う場所に引っ越したとしても、事業用の住所は同じものを使い続けることが可能です。

仮に自宅の住所と事業用の住所が同じだった場合、自宅の引っ越しをしたら事業用の住所も変えざるを得ません。Webサイトやチラシ、パンフレット、名刺などに住所を表示・印刷していたのであれば、すべて変更する必要があります。面倒なうえに費用もかかるので、あまりおすすめできません。

バーチャルオフィスを契約しておけば、自分から解約したり、運営会社が事業を終了したりしなければ、同じ事業用の住所を使い続けられます。

利用開始までが早い

バーチャルオフィスの強みは、実際に利用を開始できるまでの時間が短いことです。

賃貸オフィスやレンタルオフィス、シェアオフィス・コワーキングスペースなど物理的な作業スペースを借りるオフィスの場合、入居にあたっての審査には時間がかかります。また、希望に合致する物件がなければある程度は妥協するか、できなければ探し続けるかをしなくてはいけません。状況次第では、実際に利用開始できるまで数ヶ月単位でかかる可能性もあります。

一方、バーチャルオフィスでも審査はありますが、早くて数日、時間がかかっても1~2週間程度で完了します。審査が完了し、契約手続きが終わればすぐに使い始められるので、とてもスピーディなのがメリットです。

他の事業者と交流が図れることがある

バーチャルオフィスによっては利用者へのサービスの一環として、勉強会や交流会などのイベントを行っていることがあります。起業家仲間を作るチャンスでもあるので、積極的に参加しましょう。そこで知り合ったのがきっかけで協業の話がまとまったり、案件や商品の受注につながったりすることもあります。

万が一事業に失敗しても金銭的なリスクが低い

どんなに努力しても事業に失敗する可能性は誰にでもあります。バーチャルオフィスであれば、賃貸オフィスなどの他オフィスと比べて、失敗したときの金銭的リスクを抑えられるでしょう。

賃貸オフィスを借りるとなると、毎月数万円~数十万円の賃貸料がかかります。仮に事業が失敗したとしても、契約期間が残っている限りは家賃を払わなければなりません。さらに金銭的ダメージは膨らむでしょう。

その点、バーチャルオフィスであれば月額利用料が数百円~数千円程度なので、金銭的なダメージはそれほど大きくありません。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスの注意点

バーチャルオフィスはメリットが多いサービスですが、まだ新しいサービスのため不信感を持つ人もいます。またバーチャルオフィスでは開業できない業種があるので、以下の注意点を契約前にしっかり確認しておきましょう。

開業できない業種がある

特定の業種で事業を営む場合、営業開始前に特定の許認可を受けなければなりません。しかしバーチャルオフィスだと、特定の許認可が必要な業種では開業できない場合があります。バーチャルオフィスでの開業が難しいとされる業種は、以下のとおりです。

  • 税理士
  • 弁護士
  • 司法書士
  • 行政書士
  • 古物商(本店の登記先をバーチャルオフィス、営業所は自宅なら開業可能)
  • 有料職業紹介業
  • 人材派遣業
  • 宅地建物取引業
  • 金融商品取引業
  • 産業廃棄物収集運搬業
  • ※法人化が必要な業種を含める

上記のように、とくに個別専有スペースが必要となる業種が難しいとされます。ただし許認可については要件が緩和されることもあるので、今後の動向次第ではバーチャルオフィスで開業できるようになる可能性もあります。

許認可を得ることが目的である場合には、賃貸オフィスや個別スペースが設けられたレンタルオフィスを契約しましょう。

バーチャルオフィス1では渋谷店にレンタルオフィス(個室プラン)を設置しました。詳細は下記のページをご覧ください。

詳細:渋谷店のレンタルオフィス(個室プラン)

比較的新しいサービスのため不信感を抱く人がいる

バーチャルオフィスはまだサービス自体が新しいため、不信感を抱く方が一定数います。誤った情報がインターネットで拡散されていることが多い点もひとつの要因です。明記した住所がバーチャルオフィスだとわかることで、「信用できない」と避けられる可能性もあります。

しかし、バーチャルオフィスで事業を営むことは、何も隠すべきことではありません。コストを抑え、個人事業主を続けていくための戦略です。バーチャルオフィスでよくある誤解は、「銀行の口座開設ができない」「社会保険に加入できない」などがあります。バーチャルオフィスだからできないというわけではないので、安心して利用してくださいね。

他に仕事場所を確保する必要がある

バーチャルオフィスで借りられるのは住所のみであるため、他に仕事場所を確保しなくてはいけません。自宅に執務スペースがある、取引先や顧客のもとに出向いての業務が大半なら気にする必要はありませんが、そうでない場合は仕事場所を確保する必要があります。

シェアオフィスやコワーキングスペースなど、比較的安価で仕事場所が借りられるサービスも検討しましょう。

人材採用において不利になる可能性

バーチャルオフィスを使っていることが、人材採用において不利になる可能性があります。物理的かつきれいなオフィスが存在することを重視する求職者は一定数いるはずだからです。

ただし、発想を転換すれば物理的なオフィスが存在しないのを強みにして採用活動は進められます。「フルリモートOK!日本全国どこからでもご応募いただけます」など、求職者にとって魅力的な条件を打ち出せば、優秀な人材を確保できるでしょう。

他社と同じ住所を使うことになる

バーチャルオフィスを使う限り避けられない問題のひとつが「他社と同じ住所を使うことになる」ことです。もちろん、取引先や顧客から指摘が入った場合は「バーチャルオフィスを使っているので」と答えれば問題ありません。

ただし、すでにそのバーチャルオフィスの住所を使って、法人名が同じ別の会社が登記していた場合は注意が必要です。自社が法人登記をする際にその住所は使えなくなるため、他のバーチャルオフィスの利用を検討する必要が出てきます。念のため、同じもしくは似たような法人名の利用者がいないか調べてもらいましょう。

移転を余儀なくされることがある

借りたバーチャルオフィスの住所が何らかの理由で使えなくなった場合、移転する、つまり他のバーチャルオフィスを探して再契約する必要が出てきます。たとえば、運営会社が倒産したり、事業から撤退したりした場合は、事業を承継する会社が現れない限り、いずれはその住所が使えなくなります。住所の利用期限まで時間があるなら他を探す余裕はありますが、なかにはいきなり運営会社と連絡が取れなくなるなど深刻なケースもあるので注意が必要です。

また、運営会社自体に問題はなくても、入居しているビルが取り壊されるなどの理由で使えなくなるケースも考えられます。この場合も、現状の住所が使えなくなる前にバーチャルオフィスを含めた移転先を探さなくてはいけません。ただし、運営会社から移転先の紹介が受けられることもあるので、相談してみましょう。

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを選ぶポイント

選ぶポイント

バーチャルオフィスは月額料金が数千円~1万円までと幅が広く、どのサービスを選べば良いのかわからないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。以下では、個人事業主がバーチャルオフィスを選ぶポイントについて紹介します。

サービスの充実度で選ぶ

バーチャルオフィスのサービスは、住所のレンタルだけではありません。そのほかの便利なサービスを最大限に活用できるバーチャルオフィスを選びましょう。個人事業主にとってメリットの多いサービスは、郵便物の転送サービスや会議室の貸し出しです。

郵便物をチェックしたい方は郵便物転送サービスが充実したバーチャルオフィス。対面での打ち合わせが必要な方は、会議室の貸し出しがあるバーチャルオフィスを選びましょう。

オプションサービスを含めた月額料金で選ぶ

バーチャルオフィスのホームページで記載されている月額料金は、オプションサービスの料金を含めていない金額です。月額料金のみの金額でどのようなサービスが付いているのかは、バーチャルオフィスによって異なります。

自分に必要なオプションサービスの金額を加算したうえで、バーチャルオフィスを選びましょう。入会金や月額料金以外にかかる費用や最低契約期間、支払方法についても確認してください。

また、将来的に法人化を見据えるなら、費用がどのぐらいかかるかを考える必要があります。

まず、法人化にあたって法人登記をしなくてはいけないので、その費用をねん出しなくてはいけません。電子定款・紙定款のどちらを使うかによって費用は異なりますが、株式会社であれば20万円以上は見込んでおきましょう。

株式会社の設立にかかる費用 電子定款の場合 紙定款の場合
定款認証手数料

約5万円(資本金の額によって変動)

定款用の収入印紙代 4万円
定款の謄本手数料 約2,000円
登録免許税

以下①と②のうち高い方の額

①15万円
②資本金額の0.7%

合計費用(概算) 20万2,000円 24万2,000円

費用を抑えたいなら合同会社を設立するという選択肢もありますが、それでも6~10万円はかかります。

合同会社の設立にかかる費用 電子定款の場合 紙定款の場合
定款用の収入印紙代 4万円
登録免許税

以下①と②のうち高い方の額

①6万円
②資本金額の0.7%

合計費用(概算) 6万円 10万円

加えて、法人化すると郵便物が多くなるのは珍しくありません。バーチャルオフィスでは郵便物転送サービスといって、届いた郵便物を定期的に転送してくれるサービスが使えるのが一般的です。法人化した場合、転送頻度を上げたり、直接バーチャルオフィスの窓口まで郵便物を取りに出向いたりなどの対応が必要になります。転送頻度を上げる、窓口受取もできるようにするなどプランを変更した場合、どれだけ月額必要が変わるのかもチェックしておきましょう。

ちなみに、バーチャルオフィスによっては、法人登記に住所を使えないという規約を設けていることがあります。具体的な扱いは個々のバーチャルオフィスおよび運営会社により異なるので、事前に確認しておきましょう。

住所で選ぶ

住所もバーチャルオフィスを選ぶ大切なポイントです。前述したとおり、ブランディングのために都心一等地のバーチャルオフィスを契約する方は一定数います。事業のブランドイメージと合った住所を選ぶようにしましょう。

また、会議室など現地に出向いて利用するサービスを使う予定があるなら、実際に下見に行っておくのをおすすめします。最寄駅からの距離や雰囲気、現地のスタッフの接遇など見に行かないとわからないことがたくさんあるためです。

まとめ

バーチャルオフィスは、個人事業主にとって便利なサービスです。住所をレンタルできるだけでなく、郵便物の転送や会議室の貸し出しなど幅広いサービスを展開しています。バーチャルオフィスを利用すれば、プライバシーを守れることはもちろん、オフィス開設の費用の削減や社会的信用の向上が期待できるでしょう。

しかし、バーチャルオフィスは比較的新しいサービスのため、「大丈夫なサービスなの?」と不安を抱く方は一定数います。また、特定の許認可が必要な業種では開業できない点に注意が必要です。

バーチャルオフィスは、各事業者によって料金やサービス内容が大きく異なります。サービスの充実度やオプション料金を含めた月額料金、住所をしっかりチェックし、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。個人事業主にとって便利なバーチャルオフィスをぜひ検討してみましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

東商 社長ネット 株式会社バーチャルオフィス1 牧野 傑
キャリアコンサルタントドットネット 牧野傑(まきのすぐる)
Yahoo!知恵袋(株)バーチャルオフィス1牧野傑
Yahoo!知恵袋回答集

バーチャルオフィス記事一覧
トップへ