バーチャルオフィス1(Virtualoffice1) > バーチャルオフィス > バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは?

[投稿日]2022/08/14 / [最終更新日]2022/09/13

昨今、東京をはじめとする首都圏ではバーチャルオフィスのニーズが急速に高まっています。以前から独立や開業などの創業時にビジネス用の住所を求めてバーチャルオフィスを利用する方はいらっしゃいました。ネットツールの発達によってリアルなオフィスをあまり必要としなくてもビジネスを行っていくことが容易になったり、そもそも業種的に固定のオフィスを高い賃料を払ってまで確保しておく必要がない業種があるためです。それにプラスして新型コロナウイルスの感染拡大を機に、多くの企業がオフィスのあり方を真剣に考え始め、バーチャルオフィスの利用が広く一般的に進んでいる印象があります。

「多大なオフィスコストを負担して賃貸オフィスを借りる意味は本当にあるのだろうか?」
「そもそも全社員が出社する前提で作業スペースを用意する必要があるのだろうか?」
「ビジネスを行う上で重要なのは住所の価値か?それとも物理的な空間か?」

さて、今回この記事をご覧いただいている皆さんの多くはバーチャルオフィスの利用を前向きに検討されているのではないでしょうか。しかし一方でバーチャルオフィスに対して不安をお持ちの方も多いと思います。今回は「バーチャルオフィスとは」というシンプルなテーマでありながらも、バーチャルオフィスの基本的なサービス、付随するオプションサービスについて詳細を解説していきます。そして、東京でバーチャルオフィスをお探しの方におすすめのオフィスもご紹介いたしますので是非参考にしていただければと思います。

バーチャルオフィスの基本サービス

バーチャルオフィスのサービスはビジネス上の住所を提供することがメインとなります。自宅の住所を利用して事業を行うこともできなくはありませんが、いくつかの問題点があります。

例えば、以下のようなことが挙げれらます。
・賃貸マンションではそもそも法人登記ができない。
・プライバシーの観点から自宅住所をネット上に公開することに抵抗がある。
・名刺を交換した際によいイメージを持ってもらえない。

都心一等地のバーチャルオフィスを利用すれば、このような問題を解決することが可能となります。ただし、「ビジネス上の住所を提供する」といっても、基本料金の範囲内でどの程度住所を利用できるのかということは大きなポイントとなってきます。バーチャルオフィスによっては法人登記の利用を禁止していたり、法人登記を行う際に追加費用が発生したりという場合もあります。そのため、基本料金の範囲内でどのような用途で住所を利用できるのかということは契約前に必ず確認してください。個人的には基本料金の範囲内で法人登記ができるバーチャルオフィスをおすすめします。

また法人登記する住所については、どんな住所なのかということをよく検討する必要があります。一番気をつけなければいけないのが、きれいな住所になっているかということです。バーチャルオフィスが使用させてくれる住所で登記した別の法人が過去に不正利用をしたり、犯罪などに使用された場合は検索に引っかかってしまいます。そういう住所を利用すると、自社はちゃんと運営を行っているのに同じ住所の別の法人がおかしなことをおこなったために自社のブランドまで傷がついてしまうということがありますので、住所については注意してください。契約する前に実際に使用できる住所を教えてもらい、ネガティブな情報がでてこないかを確認するとよいでしょう。

また住所の情報をテキストでネット上に公開してはいけないというルールのバーチャルオフィスもあります。住所が書いてあるところは画像としてネット上に出し、検索してもヒットしないようにするというものです。これはネガティブな情報を出させないようにするという意味では良い方法ですが、そもそも「会社の住所を検索されたくないように画像処理をしている」というのは見る人からすればわかりますし、「何か検索されては困ることがあるのではないか?」という不信感を逆に与えてしまいます。

バーチャルオフィス1の基本サービス

当社バーチャルオフィス1は「東京都渋谷区道玄坂」「広島県広島市中区大手町」にあるバーチャルオフィスです。企業が多く集まるビジネスの中心地である渋谷区や広島市で法人が設立できるので、圧倒的な信頼度を得ることができます。

また、入会時にはeKYCを導入し、犯罪収益移転防止法に基づいた入会プロセスとなっています。犯罪目的等での不正利用をしっかりと防止し、入会後に安心して利用できる所も大きな魅力になります。基本料金の中には住所利用(法人登記可)のほか、週1回の郵便転送サービスが含まれており、これらのサービスが初年度月額880円いう格安価格で利用できます。ビジネス街の一等地の住所をこの価格で利用できることはとても大きな魅力だと思います。

バーチャルオフィスに付随するオプションサービス

バーチャルオフィスはビジネス上の住所提供がメインとなりますが、郵便物転送や電話転送、貸会議室などがオプションサービスとして提供されていることがあります。それぞれ簡単にまとめてみましたのでご覧いただければと思います。ただしバーチャルオフィスによって提供されていないオプションもあること、名称が異なる可能性があること、提供の方法が違う可能性があるなどサービスがバラバラであるのが現状ですのでそれぞれのバーチャルオフィスでしっかりと確認をしてください。

郵便物転送

多くのバーチャルオフィスでは届いた郵便物を自宅などの転送先に転送してくれるサービスがあります。しかし、そもそも郵便物の受取にあたって1通単位で費用が発生したり、転送時の郵送料は利用者の実費負担となったりするバーチャルオフィスもあります。郵便物の受取や転送にどういった費用が発生するのかをしっかりと把握することが大切です。

郵便物のバーチャルオフィスによる取り扱い

まずはどんな郵便物をバーチャルオフィス側が受け取ってくれるのか?逆にどんな郵便物を受け取ってくれないのか?という点は重要です。比較的よくあるケースですが、簡易書留などのサインを必要とする郵便物の場合、サインをしてくれる人がいないと受け取ることができません(郵便局の配達員の方が郵便物をわたせない)ので、サインをしてくれるスタッフの存在は大きなメリットとなります。仮に不在票を郵便局員が置いていってくれたとしても、無人営業を行っている場合は不在票の存在がわかりませんし、別の拠点からスタッフが郵便物の確認に来るとしても情報伝達にタイムラグが生じてしまいます。サインを必要とする郵便物は重要性の高い郵便物ですので、できるだけ早く受け取れる体制づくりをしているバーチャルオフィスを選ぶべきでしょう。もし受け取りが遅れてその郵便物が送り主に戻されてしまうと、面倒ですし信用にも関わってきます。

郵便物の受取(会員によるピックアップ)

郵便物に関しては転送サービスだけではなく、オフィスに来館して受け取ることができるかを重視するべきです。バーチャルオフィスによっては無人営業で住所のある場所に誰もいないという所も存在しますが、そのようなオフィスは避けるべきです。郵便物の到着状況を確認できたり、郵便物を来館して受け取れたりすることに加え、急な来客への対応といった観点でも有人営業のオフィスを選ぶことが大切です。また、今すぐに受け取りたい郵便物をいち早く受け取るためには、仕分けや転送といった処理をオフィス内で行っているバーチャルオフィスを選ぶことも大切です。多店舗展開のオフィスなどでは郵便物は1度別の作業場所に集積し、その後に各オフィスに届けるというフローを取っている場合もあります。このような場合は必要な郵便物をすぐに受け取ることができなかったり、受取ができる店舗が自分が登録した店舗以外の店舗であったりしてしまうので、オフィス内で郵便物を仕分けているバーチャルオフィスを選びましょう。

郵便物の転送頻度

郵便物の転送頻度に関しては標準サービスの転送頻度の高さよりも依頼時に郵便物を転送してくれるオプションサービスがあるかどうかを重視するべきです。バーチャルオフィスに届いた郵便物が最低でも月に1回程度転送されてくることは必要かと思いますが、それ以上に頻度が高いことよりも「必要な時に必要な郵便物を送ってほしい」といった利用者のニーズを満たしてくれるオフィスを選んだほうが良いと思っています。

郵送費用

郵送費用に関してはどういう時にどういう費用が発生するかが、バーチャルオフィスによって異なってくるので確認が必要です。

・郵便転送作業が基本サービスに含まれていないので、転送については別途オプション契約が必要
・郵便転送作業は基本サービスに含まれているが、別途郵送費用が発生する
・郵送費用については、どういう基準になっているのか?
・郵便物をバーチャルオフィスが受け取ってくれるにあたって発生する費用があるか?

バーチャルオフィス1の郵便転送

バーチャルオフィス1の郵便サービスは以下となっております。

・週1回の転送作業が基本サービスに含まれる。(転送にあたって郵送費用が別途発生します。)
・有人営業(11:00~16:00)のオフィスであるため、窓口に来館しての受取も可能です。(オプションで有人営業時間外の郵便受取も可能です。時間外受取の時間については店舗によって異なります。)
・LINEで届いた郵便物の画像を送付させていただきます。(DMなど当社で重要でないと判断したものは除きます。)

電話サービス

ビジネスで使用する電話番号についても、プライバシーの観点から公開したくない、信頼度の観点から東京03番号を個別に取得したいといったニーズがあり、バーチャルオフィスのなかにはオプションサービスで電話転送や電話秘書代行を提供しているオフィスもあります。電話転送サービスに関しては、電話転送と電話秘書代行のサービスを知ったうえで、自らのニーズにあったオプションサービスが用意されているオフィスを選ぶことが大切です。(ただし電話転送については下記の注意を参照)

電話転送

電話転送とは東京03番号などの個別の電話番号を取得し、携帯等で外線着信を受けたり、発信をしたりすることができるサービスです。信頼度の観点などから東京03番号を取得したい方、プライバシーの観点から自分の携帯電話の番号などを公開したくないといった方を対象としたサービスとなります。

■注意
法令の改正と行政の意向で、実際の活動拠点と異なるエリアの番号を取得するということが難しくなってきています。申込時点で取得が可能であっても、番号が使えなくなる可能性も十分考慮する必要があります。050や携帯を使用するなどの対策が必要です。最近では固定電話を持つ必要性が低下していますし、リモートワークを円滑に進めるために050などの番号を使用しているという十分説明がつきます。

電話秘書代行

電話秘書代行とはオペレーターが電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが指定の番号にかかってきた電話に応対し、聞き取った用件をメールなどで知らせてくれます。こちらは契約者ごとに専属オペレーターがいてスケジュールを詳しく把握して対応してくれるケースから、あらかじめ決まっている文言で応対して用件を聞き取りメールに用件を転送するだけというケースまで、提供元によってサービスの質が大きく異なります。事前にどのようなことまで対応してくれるかを確認しましょう。

会議室

クライアントとの打ち合わせや、ちょっとした軽作業など、必要に応じて会議室やワークスペースを利用したいというニーズもあります。バーチャルオフィスの中には会議室を有料で借りることができるところもあります。利用できる場合は、予約・利用状況、会議室の種類・部屋の内容などに注目すると良いでしょう。

会議室予約状況と予約方法

予約状況に関しては契約前に予約・利用状況を確認した方がよいでしょう。また予約方法についてですが、好きな時に予約ができる方が当然利便性は高くなります。つまりネットで自分で予約ができるということが重要です。そのバーチャルオフィスに電話をして予約をするという運用を行っているケースもありますが、その場合当然スタッフがいないと予約ができませんし、人の手を介しての予約となると日にちや時間を間違えたり、押さえるべき部屋を間違えたりという人為的なミスが発生する可能性が格段に高まりますので注意が必要です。

会議室の種類・部屋の内容

まず会議室があるかないかという点を確認しなければいけないということは当然ですが、会議室の種類・部屋の内容に関しては確認をしておくことも重要です。クライアントとの打ち合わせ、社内会議など、会議室の用途は幅広いため、「初めての打ち合わせなのでなるべくオープンスペースで気を遣わせないようにしたい」、「個人情報を取り扱う会議なので防音性の高い完全個室を利用したい」、「プロジェクターやモニターが完備されている部屋でないと意味がない」、「少人数で利用するのであまり広すぎない部屋が良い」、「同日に規模の違う2つの会議を行うので大部屋と少人数対応の部屋がそれぞれ用意されているとありがたい」など様々な要望があるはずです。そのため、会議室に関しては自分のニーズに合った会議室があるのを確認しておく必要があります。

バーチャルオフィス1の貸会議室

バーチャルオフィス1は貸会議室を設置しております。バーチャルオフィスのプランであっても会員価格で利用できます。利用料金などの詳細は確認してみてください。

バーチャルオフィスのその他のサービス

バーチャルオフィスによっては、郵便物転送、電話転送、貸会議室のほかに下記のようなサービスが含まれている場合もあります。ご自身の用途に応じてその他のサービスを利用できるオフィスを選ぶことは否定しませんが、あくまでメインであるビジネス上の住所として利用価値が高いオフィスを選ぶべきです。

法人設立のサポート

定款の作成や公証役場での定款認証、法務局での法人登記など、法人設立の際には多くの人にとって不慣れな手続きが多いです。これらは一生に一度経験するかどうかという類のものであり、本業に割く時間を削がれるくらいならば、代行してしまった方が良いケースもあります。バーチャルオフィスによっては司法書士と提携しており、オフィスが提携する司法書士に依頼することで相場よりも安くこれらの手続きを代行してもらえる場合があります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

法人口座の開設サポート

「バーチャルオフィスだと銀行の法人口座を開設できないのではないか?」という不安をお持ちの方も多いようですが、バーチャルオフィスであっても銀行の法人口座を開設することはできます。ただし、選んだ銀行、利用する住所、事業概要などによっては開設を断られてしまうこともあるようです。事業の法人成りを検討する方にとって、バーチャルオフィスを契約する目的に法人口座の開設を挙げる人は多く、これらを満たしてくれるオフィス選びは必要なことです。

会計のサポート

法人設立後は会計業務に時間を割かれることも多くなりますが、バーチャルオフィスによっては提携する税理士を紹介してもらえ、相場よりも安い価格で会計のサポートが受けられる場合もあります。特に1人で起業する場合は会計業務を代行してもらい、本業に割く時間を確保したほうが良いケースも多いと思いますので、検討してみると良いでしょう。

融資・補助金などの助成サポート

バーチャルオフィスと提携する税理士、社会保険労務士、中小企業診断士などが融資や補助金などの申請に対応してくれるケースもあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

ホームページ制作のサポート

ホームページ制作ツールは増えてきており、以前に比べて素人であってもある程度のホームページを制作できるようにはなっています。しかし、ホームページは名刺と双璧をなす、場合によってはそれ以上の顔となりますので、しっかりしたものを用意することも重要かと思います。サポートが受けられるバーチャルオフィスもありますので、必要に応じて検討すると良いでしょう。

メンター制度

起業にあたっては、専門知識を持つ信頼できるパートナーとして専門家のメンターを持つことが有意義な場合もあります。バーチャルオフィスによっては、メンター制度を設けて勉強会や交流会、無料相談会などを開催している場合もあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットを整理してみました。作業スペースなど物理的な空間を必要としない方にとっては多くのメリットがあります。

いち早くオフィスを開設できる

バーチャルオフィスは契約を完了すれば、すぐにビジネス上の拠点として利用することができます。早いところですと即日利用開始することができます。これが賃貸オフィスの場合、契約を済ませた後に住所を利用することは可能ですが、内装工事を行い、オフィスの什器や備品を購入して初めてオフィスとして使用することが可能になります。長ければ契約から数ヶ月後に利用ができる状態になるということもあります。その間にも賃料は発生し続けますので、資金を潤沢に持っていないと、それだけで事業資金がショートしてしまうということにもなりかねません。

オフィス開設の初期費用が削減できる

オフィスを自分で借りるとなると保証金や前払い賃料などが必要になります。保証金は4ヶ月~12ヶ月が相場であり、仮に賃料が20万円だとしたら80万円~240万円ということになります。また上記で説明したように内装工事を行ったり、什器を購入しないと使用できませんので、さらにコストがかかります。バーチャルオフィスは少額の入会金や保証金を支払うことで使用が可能になりますので初期費用が大幅に削減できることになります。

オフィス賃料が削減できる

賃貸オフィスと比較してオフィスコストを削減できることがメリットとして挙げられます。東京都内のバーチャルオフィスの相場は月額5,500円程度と言われていますので、入会金や保証金などの費用を考えても、賃貸オフィスよりも圧倒的に安い価格で利用することが可能です。

オフィス賃料以外の経費も削減できる

自社オフィスを借りた場合は、賃料以外にもかかってくる費用があります。容易に想像できるのは水道光熱費などです。物理的なオフィスを利用するわけではないので、削減することができるコストが多くあります。

都心一等地のビジネス街の住所を利用できる

東京都渋谷区など、都心一等地のビジネス街の住所を利用できることもメリットです。賃貸オフィスでは到底借りることができないような立地の住所を利用できることは、ビジネスの信頼度といった点でも大きな魅力です。東京都内のビジネス街の住所であれば、全国各地でも認知度や信頼度が高いため、ビジネスにプラスの影響を与えることでしょう。

自宅住所を公開せずプライバシーを確保できる

自宅住所を公開せずにプライバシーを確保できることもメリットです。ビジネスで住所を利用していればクライアントはもちろん、営業や勧誘で業者が自宅を訪れる可能性もあります。不特定多数に自宅住所を知られずにビジネスをしたいというニーズはバーチャルオフィスの利用によって満たすことができます。

バーチャルオフィス利用のデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットを整理してみました。一部業種によっては事務所として不向きなケースがあるようです。

特定の業種では許認可が取れずに開業できない

特定の業種ではバーチャルオフィスでは許認可が取れずに開業できないことがあります。特に個別の占有スペースが必要な業種では開業ができませんのでご注意ください。具体的には、弁護士・税理士・司法書士などの士業、宅地建物取引業、有料職業紹介業などが挙げられます。士業であっても中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は開業が可能です。なお、許認可の用件は緩和されるケースもありますので、動向を注視し、事務局等に最新の情報を確認すると良いかと思います。

バーチャルオフィスの認知度が低い

バーチャルオフィスというサービスがいまいち理解されていないこともデメリットです。クライアントが住所を検索した際に運営元の企業がヒットし、困惑してしまうという場合もあります。また、住所貸しというサービスにマイナスのイメージを持っている方も一部にはいらっしゃいます。ただし、バーチャルオフィスはメリットがかなりありますので、そのメリットが顧客に対してもあるということが理解されていくことと、バーチャルオフィスの認知度自体が上がれば解消されていく問題かなと考えています。

当社の事例ですが、バーチャルオフィスを利用することによってオフィスにかけるコストを極力削減して提供するサービスの価格をできるだけ下げるように努力しているという説明を会社概要で行っている会員様もいます。非常に論理的な説明で、こういった説明をしっかり行えばイメージを下げることはないと思います。むしろバーチャルオフィスを利用していることを隠す方が問題であると考えます。

自社オフィスに比べて利用が制限されることがある

バーチャルオフィスは、コストが下がって起業のハードルを下げるとても便利なものでありますが、完璧なものではありません。自分でオフィスを構え、スタッフを採用していればできるが、バーチャルオフィスではできないということもあります。例えば、郵便物は自社の郵便受けなら基本いつでも取りに行くことができますが、バーチャルオフィスを利用している場合、受取時間はバーチャルオフィスの営業時間に左右されてしまいます。(そもそも受取に行くことさえできない場合もあります。)他にも、情報変更を行うためにいちいち身元確認の資料の提示を求められたり、バーチャルオフィスによっては会議室がなかったり、あってもニーズを満たさない、他の人が使用してしまっているといったことが起こります。バーチャルオフィスを利用する際は、なんでも自分の思い通りになるものではないということも頭に入れておいた方がよいでしょう。

バーチャルオフィスをおすすめしたい方

バーチャルオフィスのサービス内容やメリット・デメリットを踏まえ、どのような方がバーチャルオフィスの利用に向いているのかを解説します。

都心などのビジネスに最適な住所を格安で利用したい方

オフィスに作業スペースを求めていない方

バーチャルオフィスは個人事業主であれ、法人であれ、自宅やクライアント先で仕事をすることが多く、オフィスに作業スペースを求めていない方におすすめです。作業スペースを求めていないのに無理に賃貸オフィスを借りることは正直無意味に感じます。むしろ都心一等地のビジネス街にあるバーチャルオフィスの住所を利用する方がビジネス上のメリットは大きくなります。

自宅住所をビジネスで利用できない方

賃貸マンションやアパートなどの場合、自宅住所で法人登記ができないケースがあります。そのため、自宅住所をビジネスで利用できない方にもバーチャルオフィスはおすすめとなります。

自宅住所をビジネスで利用したくない方

また、プライバシーの観点から自宅住所をビジネスで利用したくない方もいらっしゃるでしょう。バーチャルオフィスを利用することで、ビジネスとプライバシーを明確にわけることができますので、このような方にもおすすめとなります。

テレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方

新型コロナウイルスの感染拡大を機にテレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に貸会議室などが併設されているオフィスであれば、月に数回程度の会議の際に会議室を利用し、それ以外はテレワーク・リモートワークで業務に取り組むことが可能です。オフィスコストを大幅に削減することにもつながりますので、大きなメリットがあるかと思います。

東京に支店や営業所を設けたい企業の方

事業拡大に伴い東京に支店や営業所を設けたい企業の方にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に人員を多く配置しないのであれば、作業スペースなどを有するオフィスは必要ありませんので、オフィスコストを大幅に削減し、都心一等地のビジネス街の住所を利用できることは大きなメリットになるでしょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

トップへ