バーチャルオフィスでの大きな荷物の受け取りは可能？流れと注意点

バーチャルオフィスは基本的に住所を貸すサービスですが、事業に役立つさまざまなサービスも提供しています。その一環として、ある程度大きな荷物であっても受け取ってくれるバーチャルオフィスも珍しくありません。ただし、受け取ってもらえる荷物のサイズや手続きなど細かい部分は運営会社によっても差があるので、事前に確認しましょう。

本記事では、バーチャルオフィスで大きな荷物が受け取れるのかどうかに加えて、荷物を受け取る流れや注意点について解説します。

バーチャルオフィスで受け取りができる荷物の大きさは？

そもそも「大きな荷物」といっても、どのぐらいのサイズであれば「大きい」と感じるのかは人それぞれです。ここでは、バーチャルオフィスで受け取りができる荷物の大きさについて解説します。

バーチャルオフィスの運営会社によって異なる

荷物の大きさを含め、バーチャルオフィスで受け取ることができる荷物の条件は、運営会社によっても異なります。まずは、検討しているバーチャルオフィスでの具体的な扱いがどうなっているかを確かめておきましょう。

バーチャルオフィス1の場合

具体例として、ここではバーチャルオフィス1で受け取れない荷物の条件を紹介します。まず、「3辺の合計が120cmを超えるもの」であれば「大きすぎる荷物」として扱われ、受け取ることができません。

また、大きさ以外にもお祝いのお花や生ものなど、受け取れない荷物があります。以下のいずれかに当てはまるものは受け取れません。

• 現金書留、内容証明、本人限定受取郵便
• 裁判所等から送達された公的または法的な書類、その他の重要書類
• 壊れ物、貴重品（現金、有価証券、美術品、宝石、貴金属類、印章、通帳、個人名義のキャッシュカード、クレジットカード等を含む※事業用のクレジットカード・キャッシュカドが発行会社から送られてきた場合は除く)
• 生もの、冷蔵・冷凍が必要なもの
• 生き物、湿気、臭気を発する物品、その他不潔な物品
• お祝いのお花
• 危険物（銃器、刀剣類等法令に違反する物品、揮発性・発火性を有する物品・薬物等を含む）、違法な薬物・薬品
• 代金引換によるもの、着払いのもの
• 一度に多量の郵便物、小包等
• 前各号のほか、法令に違反するもの、および適当でないと判断したもの

バーチャルオフィスにサイズ内の大きな荷物が届いた場合の受け取りの流れ

バーチャルオフィスにサイズ内の荷物が届いた場合を想定し、受け取るまでの流れについて解説します。

①スタッフが受け取り後メール等で通知が届く

まず、スタッフが荷物を受け取ったあと、メールやLINEなどで通知します。ただし、運営会社や契約プランによっては、メールやLINEでの通知が有料オプションとなっていることもあるため、事前に確認しましょう。

②スケジュールに沿って荷物が転送される

スタッフが荷物を受け取ったのちに確認作業を行い、問題がなければスケジュールに沿って荷物が転送されます。急いでいる場合は取りに来てもらったり、スポット転送してもらったりすることも可能です。

ただし、運営会社によっても対応状況や対応できる場合の費用は異なるため、都度確かめましょう。

バーチャルオフィスにサイズ外の大きな荷物が届いた場合の受け取りの流れ

次に、バーチャルオフィスにサイズ外（受取不可）な大きな荷物が届いた場合の流れについて解説します。あくまで一例であるため、実際の手順は運営会社や契約プランによっても異なる点をご了承ください。

①不在票のスキャンがメールで届く

受け取りができない荷物が届いた場合、不在票をスキャンした画像がメールで届きます。内容を確認したうえで、運送業者が定める方法に従い、再配達の手配をしましょう。

②運送業者と連絡を取り自宅等に届けてもらう

再配達の手配をしたら、あとは自宅等受け取れる住所に届けてもらえば完了です。スケジュール的に可能なら、運送業者の営業所に直接取りに行っても構いません。

バーチャルオフィスで大きな荷物を受け取る際の注意点

バーチャルオフィスで大きな荷物を受け取る予定がある場合、スムーズに進めるためにはポイントを押さえて行動する必要があります。意識してほしいポイントとして、以下の点を解説します。

• 宅配便の受け取り可能なバーチャルオフィス・プランを選ぶ
• 受け取る荷物のサイズや内容を確かめておく
• 来館での引き取り・転送の扱いを調べる
• 引き取りに行く場合は保管期限や受付時間を調べておく
• 引き取りに行く場合は身分証明書を用意していく
• 転送先の住所に間違いがないか確かめる
• 着払いの対応可否を調べる
• 追加費用の有無を調べる
• 返品先は自宅などの住所にしておく

①宅配便の受け取り可能なバーチャルオフィス・プランを選ぶ

バーチャルオフィスによっては宅配便自体の受け取りに対応していないことがあります。この場合、バーチャルオフィスに宅配便で荷物を届けてもらっても返送されてしまい、結局荷物が届かない可能性も否定できません。宅配便を受け取る可能性が少しでもあるなら、受け取りに対応しているバーチャルオフィスを契約しておきましょう。

また契約しているプランによって、宅配便を含む郵便物の受け取りができないプランとなっているケースもあるので、確認することが必要です。

②受け取る荷物のサイズや内容を確かめておく

バーチャルオフィス宛に荷物を届けてもらう予定があるなら、事前にサイズや内容を確かめておきましょう。受け取ってもらえないサイズ・内容の荷物だった場合、事前に自宅等別の住所に送ってもらうよう依頼するのもひとつの手段です。

③来館での引き取り・転送の扱いを調べる

できるだけ早めに受け取りたい荷物が届いた場合を想定し、来館での引き取りができるかを調べておきましょう。運営会社によっては来館での引き取り自体を認めていないケースがあるからです。来館での引き取りができる場合、受付時間や事前連絡の有無などを調べておきましょう。

また、転送スケジュールについても確認しておくのをおすすめします。「週1回水曜日に転送」など、決まったスケジュール以外で転送を行わないケースもあるためです。それでも、急いでいる場合はスポットでの転送をしてくれることもあります。この場合は、転送費用の額と支払い方法について確認しておきましょう。

④引き取りに行く場合は保管期限や受付時間を調べておく

バーチャルオフィスで受け取ってもらえる荷物の場合、直接取りに行くこともできます。その場合、保管期限や引き渡し対応をしてくれる時間を調べておきましょう。運営会社によっては事前連絡が必須になることがあるので、その点にも注意が必要です。

⑤引き取りに行く場合は身分証明書を用意していく

バーチャルオフィスに荷物を取りに行く場合は、セキュリティの観点から身分証明書を用意するよう求められます。運転免許証やマイナンバーカードなど、顔写真付きのものを用意していきましょう。

また、スタッフなど自分以外の第三者に代理で行ってもらう場合は、運営会社の定めたところによります。委任状を書いて持たせたり、事前に現地に行く人の名前を伝えたりなど、必要な手続きを済ませておきましょう。

⑥転送先の住所に間違いがないか確かめる

バーチャルオフィスから別の場所に荷物を転送してもらう場合は、転送先の住所に間違いがないかを確かめましょう。転送先として設定している住所に間違いがあった場合、受け取れなくなる可能性があるからです。

どこの住所が転送先になっているかを確かめ、別の住所に送ってほしい場合はその旨を申し出てください。特に、バーチャルオフィスを契約してから自宅の引っ越しをした場合は、以前の自宅の住所が転送先になっていることもあるため注意が必要です。

⑦着払いの対応可否を調べる

バーチャルオフィスによっては、着払いの荷物が届いた場合、受け取りを拒否されるケースがあります。着払いの荷物を受け取ってもらえない場合は、発払いを使ってもらうか、自宅など自分で受け取れる場所に届けてもらうなどの対応が必要です。

また、着払いの荷物を受け取ってもらえる場合でも、運賃の立替方法について調べておくのをおすすめします。次月以降の料金に上乗せして請求されるのか、荷物を引き取るときに現金で支払うのかなど、さまざまな方法が考えられるので、事前に確認しましょう。

⑧追加費用の有無を調べる

運営会社や契約プランによっては、受取のサインや不在票の連絡など荷物の受け取りに関する手続きに追加費用がかかるケースがあります。利用規約を調べ、追加費用の有無とかかる場合の金額についても調べておきましょう。

こういったところで料金がチャージされてしまいますと、基本料金が数百円安くても、トータルの料金が高くなってしまいますので注意が必要です。

⑨返品先は自宅等の住所にしておく

ECサイトを運営しているなど、自分が荷物を誰かに送る側であった場合、返送先は最初から自宅等の住所にしておくのをおすすめします。バーチャルオフィスに返品されてきた商品をさらに自宅等別の場所に転送するとなると、転送料金がかさむからです。

まとめ

バーチャルオフィスで大きな荷物を受け取ること自体、理論上は可能です。ただし、受け取れる荷物のサイズや内容については運営会社によっても扱いが異なるため、都度確認するのをおすすめします。

バーチャルオフィス1でも、3辺の合計が120cm以下かつお受け取りができない条件に当てはまらない荷物であれば、お預かりが可能です。お預かりした荷物は原則木曜日締め、金曜日に発送いたします。もちろん、直接取りに来ていただくことも可能です。

スポット転送もご利用いただけます。当日11時までのご依頼の場合、当営業日で当日発送が可能です。

荷物のお預かり、転送以外にも、バーチャルオフィス1ではビジネスを営む法人代表者、個人事業主の皆様に寄り添ったさまざまなサービスを提供しています。料金プランは月額880円(税込)＋郵送費用の1種類のみと極めてシンプルです。「事業用の住所が欲しいけどオフィスを借りるのは高くて」とお悩みなら、ぜひ一度ご検討ください。