不快にさせない催促メールを作成する方法|やんわりとした表現の例文を紹介

[投稿日]2024年06月10日

不快にさせない催促メールを作成する方法|やんわりとした表現の例文を紹介

クライアントから連絡が来ないなどの状況において、「催促メールを送りたいけど、不快にさせない方法はないか」と考えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、やんわりと催促メールを作成する方法を詳しく解説します。催促メールを送る前に見ておきたいチェックポイントや注意点を例文付きで解説しますので、催促メールを送る際の参考にしてください。

催促メールを送る前に見ておきたいチェックポイント

催促メールを送る前に、「本当に今の状況で催促しても失礼にならないか」を事前にチェックすることが大切です。実はメールが返信されているのに、催促メールを送ってしまうと行き違いになってしまいます。

催促メールを送る前に、チェックすべきポイントは以下のとおりです。

  1. クライアントから返信メールが来ていないか
  2. 自分がメールを送信ミスしていないか
  3. 期限を過ぎているか
  4. メール以外の方法でコンタクトが来ていないか

①クライアントから返信メールが来ていないか

催促メールを送る前に、クライアントから返信メールが来ていないかチェックしておくことが大切です。返信メールが来ていないと思い込んでいても、実は迷惑メールフォルダなどへメールが振り分けられている可能性があります。

また受信者のセキュリティ設定やメールソフトのフィルタ設定によって、メールが正しく受信できないケースがあるので、システム設定やセキュリティ設定をチェックしておきましょう。メール検索欄に「is:unread」と入力すれば未読メールを表示でき、埋もれてしまった返信メールを発掘できます。

クライアントから返信メールが届いているのに催促メールを送ってしまうと、失礼にあたってしまいます。催促する前に、返信メールが届いていないかフォルダ内をチェックしておきましょう。

②自分がメールを送信ミスしていないか

自分がメールを送信ミスしていないかチェックしてから、催促メールを送ってください。メールを送信したつもりでも、下書きの状態で止まっていたり添付ファイルの容量が大きすぎて送信ミスが発生していたりと、クライアントに届いていない可能性があります。

送られていないメールに関する催促メールが届いても、クライアント側は何に関する催促かわからず混乱してしまいます。催促メールを送信する前に、下書きや送信履歴のフォルダをチェックしておきましょう。

③期限が過ぎているか

催促メールを送る前に、期限が過ぎているかチェックしましょう。前回のメールや、電話・商談で定めた期限を過ぎている場合は、催促メールを送信するべきです。しかし期限を過ぎていないのに催促メールを送ってしまうと、クライアントがまだ検討段階の可能性があり、決断を急かすことになります。

また期限を過ぎていないのに催促メールを送信すると、クライアント側の都合を無視した一方的な連絡になるため要注意です。

④メール以外の方法でコンタクトが来ていないか

催促メールを送信する前に、メール以外の方法でコンタクトが来ていないかチェックしておきましょう。返信メールが届いていなくても、電話や他のアドレスへ返信しているなど、すでにコンタクトを取っている可能性があります。

入金を催促する場合は「本当にまだ入金されていないか」入金履歴をチェックし、返信メールが届いていない場合には、社内アドレスや部署の電話に連絡が入っていないかをチェックしておきましょう。すでにコンタクトを取っているクライアントに催促メールを送信すると、「もう連絡したのに」と不快に思われてしまいます。

不快にさせない催促メールを作成する方法

催促メールでクライアントを不快にさせないよう、やんわりと催促の旨を伝える文面を作成することが大切です。催促メールを作成するために、次のポイントを押さえておきましょう。

  • 件名で要件を明確に伝える
  • クッション言葉を使ってやんわり伝える
  • 行き違いの可能性を記載する
  • 催促の理由を記載する
  • 前回のメール内容を伝える
  • クライアントに求めるアクションを明確に記す

件名で要件を明確に伝える

催促メールを送る際は、件名で要件を明確に伝えましょう。やんわり催促したい場合でも、すぐに対応して欲しい旨が伝わらなければ、返信してもらえません。件名を見ただけで、緊急性が伝わるよう要件を端的に記載することが大切です。

【至急】納期のご確認【再送】見積もりの件【重要】6月度入金のご確認

隅付き括弧などを使って、緊急性や重要度をアピールしておくと、クライアントに迅速な対応を促せます。また件名は長すぎず、ひと目見ただけで要件が伝わる内容にしておくことが大切です。

クッション言葉を使ってやんわり伝える

催促メールは、クッション言葉を使うことでやんわりとした表現になります。メールの文面は文字だけが羅列しており、どうしても感情が伝わりにくく素っ気ない印象になってしまいます。要件だけ伝える内容だと責めるような文面になってしまうケースがあるので、クッション言葉を使ってやんわり伝えましょう。

クッション言葉を使った例文として、次のような使い方があります。

クッション言葉例文
大変恐れ入りますが大変恐れ入りますが、ご確認よろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですがお忙しいところ恐縮ですが、納品のご対応よろしくお願いいたします。
ご多忙とは存じますがご多忙とは存じますが、納品目安をお伺いできますでしょうか。
わたくしどもの説明不足で申し訳ございませんがわたくしどもの説明不足で申し訳ございませんが、今一度見積もりの確認をお願いいたします。
その後いかがでしょうか先日お願いしておりましたお見積もりの件ですが、その後いかがでしょうか。
していただけると幸いです早急に対応していただけると幸いです。
お力添えいただければ納期が迫っておりますので、お力添えいただければ幸いです。
ご不明点などございましたらご不明点などございましたら、お気軽にご相談ください。
念のため確認させていただきましたすでに送付されているかもしれませんが、念のため確認させていただきました。

行き違いの可能性を記載する

催促メールを作成する場合は、行き違いの可能性を記載しておくことが大切です。先ほども説明したとおり、催促メールを送る前に「クライアントから返信メールが来ていないか」「自分がメールを送信ミスしていないか」などの行き違いを考慮する必要があります。

また催促メールを送った直後にクライアントがメールを返信した場合は、「今送ったばかりなのに」と不快な思いをさせる可能性があるため要注意です。催促メールは、次のように行き違いの可能性を記載しておきましょう。

なお、本メールと行き違いでご対応いただいている場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

上記のような一文を記載しておくことで、行き違いがあった場合にもクライアントに不快な思いをさせないよう対処できます。

催促の理由を記載する

催促メールでは、催促の理由を記載することが大切です。なぜ催促をしているのか理由を記載しておくと、クライアントに迅速な対応が必要な旨を伝えられます。次の例文を参考に、催促の理由を記載しましょう。

催促の理由例文
期限までに入金されていない期限としております2月10日時点で入金が確認できませんでしたので、ご連絡いたしました。
期限を過ぎても返信がないお見積もり期限である3月15日を過ぎておりますが、ご状況はいかがでしょうか。

催促の理由を記載しておけば、クライアントに「なぜ連絡したのか」を瞬時に理解してもらえます。催促メールでクライアントに要望を伝える際は、ただ催促するだけでなく「なぜ連絡したのか」をはっきりと伝えることが大切です。

前回のメール内容を伝える

催促メールを送信する際は、前回のメール内容を伝えましょう。毎日メールのやり取りを数多くしていると、いつ誰とどのような内容のメールをやり取りしていたか、すべてのメール内容を覚えきれません。いきなり「前回のメールの件ですが」と送っても、クライアントは「どのメールの件だろう」と催促されている内容がわからず、適切な対応ができない可能性があります。

そのため前回のメール内容を記載して「いつどのような要件で送ったメールのことか」を明確に伝えることが大切です。また、クライアントが前回のメールを探す手間が削減できるよう、前回のメールの返信としてメールを送付しましょう。

クライアントに求めるアクションを明確に記す

催促メールを送る際は、クライアントに求めるアクションを明確に記しましょう。「いつまでにどのような対応をして欲しいか」明確なアクションを記しておくことで、クライアントに取り掛かってもらいたい対応を伝えられます。

ただし「早めにご対応ください」だけでは、要求が伝わりきらない可能性があります。次のようにアクションを明確に記すことが大切です。

7月7日の12:00までに入金のご対応をお願いいたします。

アクションを起こしてもらう締め切り日を記す際は、日時だけでなく時間も伝えておくと、明確な期限を設定できます。また具体的に「どのような対応が必要か」を記すことで、何度もメールをやり取りする手間を軽減し、適切な対応を促せます。

催促メールを送るときに使える例文

催促メールを送る際は、先ほど説明したポイントを押さえて、クライアントに不快な思いをさせない文面を作成しましょう。催促メールを送信したいときに使える例文を、シチュエーション別にご紹介します。

  • メールの返信がない場合
  • 入金されていない場合
  • 納品が遅れている場合
  • 提案に関する検討状況を確認したい場合
  • 催促しても連絡がない場合
  • 社内に催促する場合

それぞれの例文を参考に、やんわりと要望を伝える催促メールを作成してください。

メールの返信がない場合

メールの返信がない場合は、メール送信後から2〜3日後に催促メールを送信しましょう。ビジネスシーンでは、メールの返信はできれば当日中、遅くとも24時間以内に行うことが望ましいです。

しかし、24時間経過してメールの返信がないからと催促メールを送信すると、急かすような印象を与えてしまいます。メールを送ってから丸2日か3日後を目途に、内容の緊急性に応じて催促メールを送信しましょう。もしすぐに対応して欲しい要件であれば、至急返信を催促することをおすすめします。

クライアントからメールの返信がない場合は、次のような文面で催促メールを作成しましょう。

件名:【再送】8月10日イベントの人員の件について
本文:
株式会社○○ ××部
▽▽様

いつもお世話になっております。
□□株式会社の▲▲です。

6月28日14時50分にお送りいたしました夏イベントの人員調整の件は、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、人員手配のために今週末の7月10日までご連絡いただけますと幸いです。前回お送りした提案書を再度添付致しますので、ご確認くださいませ。

なお本メールと行き違いでご対応いただいた場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

入金されていない場合

期限までに入金されていない場合は、クライアントが個人か企業かによって催促メールを送信するタイミングが異なります。

クライアントが個人の場合は、入金を忘れている可能性が高いので、2~3日ほど様子を見てから催促しましょう。なお緊急性が高い案件の場合は、期限を過ぎたらすぐに連絡してください。

対してクライアントが企業の場合は、クライアント側のトラブルや自社側の請求漏れが原因の可能性が高いため、期限を過ぎたタイミングで連絡するのが妥当です。催促メールを送信する前に、自社側で請求漏れがないかチェックしておくと、不要な行き違いを防げます。

期限までに入金が確認できなかった場合の、催促メールは次の例文を参考に作成しましょう。

件名:【重要】入金のご確認
本文:
株式会社○○ ▽▽部
××様

いつもお世話になっております。
□□株式会社の▲▲です。

5月末日に5月分の請求書を送付いたしましたが、届いておりますでしょうか。
昨日の6月30日がお支払い期限でしたが、本日13時現在で入金が確認できておりません。
再度請求書を添付致しますので、内容をご確認のうえ、入金手続きのご対応をお願いいたします。

なお、本メールと行き違いで手続きを行っていただいた場合は、何卒ご容赦くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。

納品が遅れている場合

期限までに納品が遅れている場合は、すぐに催促メールを送信しましょう。指定した期限までに納品されない場合は、配送トラブルや発注ミスなど何か不具合が起きている可能性があり、早急に対処する必要があります。催促メールを送信することで、クライアント側も迅速に原因を追及し対処することが可能です。

期限までに商品や資材が納品されていなかったり、提出書類が送られていなかったりする場合は、次の例文を参考に催促メールを送信しましょう。

件名:【要確認】7月15日に注文した商品の納品について
本文:
株式会社○○ ▲▲部
▽▽様

お世話になっております。
□□株式会社の××です。

7月15日に注文した商品ですが、7月30日納品とお伺いしていたところ、本日11時現在で到着が確認できておりません。
ご多忙のところ恐縮ですが、本日の18時までに納品期限をご連絡いただけますでしょうか。

なお、本メールとの行き違いでお手続きをされていた場合は、申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

提案に関する検討状況を確認したい場合

見積書や提案書などを送付した後に返信がない場合にも、現在どのような状況かを確認するために催促メールを送信する必要があります。こちらから行った提案に関する検討状況を確認する催促メール例文は、次のとおりです。

件名:【要確認】見積書に対するご検討状況について
本文:
株式会社▲▲ ○○部
◇◇様

お世話になっております。
××株式会社の□□です。

前回お問い合わせいただいたお見積りについて、5月22日に見積書を送付いたしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
再度、見積書を送付いたしますので、お手すきの際にご確認ください。
また、検討の進捗状況についてお伺いしたいため、
ご都合の良い時間帯にお電話か本メールへの返信にて、ご連絡いただけますと幸いです。
ご不明点・懸念点などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

なお、すでに本メールと行き違いでご連絡をいただいている場合は、何卒ご容赦ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

催促しても連絡がない場合

催促メールを送っても連絡がない場合は、2度目の催促メールを送信する必要があります。2度目以降の催促メールは「本当にクライアントから返信が来ていないか」「前回のメールはしっかりとクライアントに送れているか」など、トラブルを防ぐために過去の履歴をチェックしておくことが大切です。

催促後しても連絡が来ない場合は、下記の例文を参考に2度目の催促メールを送信しましょう。

件名:【再送】オンラインMTGの日程について
本文:
株式会社○○ ◇◇部
▽▽様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の▲▲です。

立て続けのご連絡となり失礼いたします。
8月8日にオンラインMTGの日程について、再度ご確認のメールを送付させていただきました。
その後のご状況はいかがでしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、今週末の8月16日までにご確認のうえ、ご返信いただけると幸いです。
なお、本メールと行き違いでご連絡いただいている場合は、何卒ご容赦ください。

恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

社内に催促する場合

催促メールは社外のクライアントだけでなく、社内に送信するケースもあります。稟議や申請など期限を過ぎても承認や連絡がない場合は、下記の例文を参考に催促メールを送信しましょう。

件名:【重要】B社との契約稟議についてのご確認
本文:
△△事業部 〇〇様
お疲れさまです。××営業課の●●です。

6月13日に申請いたしました、B社との契約稟議の件ですが、ご確認いただいておりますでしょうか。
クライアントとの商談が週明けの6月17日にございますので、本日中にご確認いただけますと幸いです。

現在ご対応中の場合は、大変申し訳ございません。
不備やご不明点があれば、お気軽にご連絡ください。
恐れ入りますが、ご確認よろしくお願いいたします。

催促メールを送る際の注意点

催促メールで相手に不快な思いをさせずに、やんわり要望を伝えるために、次の注意点を押さえておきましょう。

  • プレッシャーを与えすぎない
  • 午前中にメールを送信する
  • クライアントを気遣うフォローを入れる
  • 2回目以降の催促は強めに伝える

プレッシャーを与えすぎない

催促メールは、クライアントにプレッシャーを与えすぎないことが大切です。

件名に【催促】や【至急ご連絡ください】など、強く念押ししすぎるとクライアントにプレッシャーを与えてしまいます。催促メールを送信する前に文面を読み返して、プレッシャーを与えすぎていないかをチェックしておきましょう。

午前中にメールを送信する

催促メールは、午前中にするとクライアントが対応しやすいです。勤務時間が終了する直前に催促メールを送信すると、クライアントが対応のために残業する必要性が生じます。

午前中に催促の連絡を入れれば、本日中の連絡や対応を求められても対処しやすいため親切です。

クライアントを気遣うフォローを入れる

催促メールを送信する際の注意点として、クライアントを気遣うフォローを入れましょう。期限を過ぎているからと催促でプレッシャーをかけすぎると、責めるような表現になってしまい、クライアントを不快にさせてしまいます。

催促メールでは、あくまで責めずに低姿勢で要件を伝えることが大切です。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙のところ申し訳ございませんが」など、クッション言葉を使って、クライアントが返信・対応できていなかったことに対するフォローを入れておくと親切です。

2回目以降の催促は強めに伝える

やんわりと催促メールを送りたいと思っていても、2回目以降の催促は強めに伝える必要があります。1回目の催促で対応してもらえなかった事例があるクライアントは、2回目に強く伝えておかないと対処してもらえない可能性があるためです。

1回目は「その後の進捗状況はいかがでしょうか」など、やんわりと催促する文面で問題ありません。しかし1回目の催促で連絡がない場合は、2回目の催促で「提案書が未だ手元に届いておりません」など、少し強めに催促しましょう。

まとめ

催促メールを送る際は、受け取ったクライアントがプレッシャーを感じすぎないよう配慮することが大切です。クッション言葉を使ったり午前中にメールを送ったりと、クライアントの立場になってやんわりと催促の旨を伝えましょう。

また、前回のメール文面を引用したりクライアントに求めるアクションを明確に伝えたりと、「どのような要件で連絡したか」ひと目でわかるように工夫すると親切です。催促メールを送っても、何に対する連絡かがすぐにわからない文面では、迅速な対応を望めません。

本記事で紹介したシチュエーション別の例文を参考に、やんわりと催促メールを送りましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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