バーチャルオフィスでも社会保険・雇用保険に加入できる！加入義務の対象や注意点を解説

バーチャルオフィスで開業する場合に、従業員の雇用を検討するケースは少なくありません。従業員を雇用するうえで気になるのが、社会保険・雇用保険への加入についてです。

本記事ではバーチャルオフィスで社会保険・雇用保険に加入できるか、また加入が義務付けられる事業者について解説します。バーチャルオフィスで加入手続きを進める際の注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスでも事業者には社会保険・雇用保険の加入義務が生じる

日本では特定の事業者に対して、「社会保険」と「労働保険」の加入が義務付けられています。加入が義務付けられる事業者は法律で規定されており、事業の形態は関係ありません。定められた条件に該当する場合は、バーチャルオフィスを利用する事業者も加入義務の対象です。加入していないと過去に遡って保険料を請求されるだけでなく、罰金や懲役などの罰則が科せられます。

また、企業にコンプライアンスが求められる昨今において、社会保険・労働保険の加入は信用性を図る重要な事由のひとつです。違反する企業はいわゆる「ブラック企業」と認識され、ビジネスでマイナスな影響が生じるリスクがあります。

なお、少子高齢化が進む日本では、保険をはじめとする社会保険制度の財源の確保が課題です。保険料の徴収は貴重な財源のひとつとなるため、加入を希望する企業が入れないというケースはまずないと考えられます。

加えてバーチャルオフィスの利用を理由に社会保険に加入できないのであれば、その仕組みを悪用して加入義務を免れる企業が出てくることも予想されるでしょう。従業員の保険料を支払いたくない企業の逃げ道となるため、バーチャルオフィスでの事業を理由に社会保険の加入ができないことは考えにくいといえます。

社会保険の加入が義務付けられる事業者とは

一般的に認識されている社会保険とは、健康保険と厚生年金をまとめたものの総称です。法律で定められた要件に該当する事業者には加入が義務付けられており、事業所（会社）単位で加入します。

加入義務の対象

社会保険の加入が義務付けられているのは、以下の要件を満たす事業者です。

事業者の区分	加入義務の要件
法人	被保険者を1人以上雇用する
個人事業主	常時雇用する従業員が5人以上

被保険者とは、正社員・法人の代表者・法人の役員などのことです。加えて1ヶ月の労働時間が、正社員の3/4以上ある非正規雇用の従業員も被保険者となります。要件を満たすときは、バーチャルオフィスを利用している事業者も社会保険への加入が必要です。

保険料は被保険者となる従業員の所得に応じて算出され、雇用主と従業員で折半して支払います。保険料の支払方法については、源泉徴収制度と年末調整制度を利用して支払う仕組みです。保険料は従業員の給与から天引きで徴収し、雇用主がまとめて管轄の機関へ支払います（源泉徴収制度）。

ただし、給与支払の時点では正確な所得がわからないため、徴収される保険料は概算の金額です。実際とのズレについては、年末調整で過不足分を調整します。

参考：社会保険適用拡大　対象となる事業所・従業員について｜厚生労働省
参考：社会保険（厚生年金保険・健康保険）への加入手続はお済みですか？｜厚生労働省
参考：厚生年金・健康保険制度のご案内｜日本年金機構

加入方法

以下は、社会保険の提供事業者となるために必要となる手続きの情報をまとめたものです。

申請先	管轄の年金事務所
申請期限	社会保険の加入義務が生じた日より5日以内
必要書類	健康保険・厚生年金保険　新規適用届法人（商業）登記簿謄本（法人の場合）事業主の世帯全員の住民票（個人事業主の場合）被保険者の被保険者資格取得届

対象事業者であるにもかかわらず、加入していないときには保険料を過去に遡って徴収されます。また、懲役や罰金などのペナルティが科せられることもあるので、対象となる場合には加入漏れに注意しましょう。

参考：事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき｜日本年金機構
参考：健康保険・厚生年金保険新規適用届｜日本年金機構

雇用保険の加入が義務付けられる事業者とは

雇用保険は、労災保険と同じく労働保険に該当する保険のひとつです。雇用保険は労働者の生活と雇用の安定を図るのが目的とした制度で、失業した従業員は条件を満たすことで給付金を受け取れます。

加入義務の対象

雇用保険は、労働者を雇用するすべての事業者に加入が義務付けられます。労働者ごとに加入することになり、保険料は従業員と雇用主で折半して支払う仕組みです。社会保険と同じく、源泉徴収制度と年末調整制度を利用して支払います。

ただし、以下のような従業員は雇用保険の対象外となり、保険加入の手続きは必要ありません。

• １週間の所定労働時間が20時間未満である
• 同一の事業主に継続して31日以上雇用されることが見込まれない

参考：事業主の行う雇用保険の手続き｜厚生労働省

雇用保険の加入を怠った事業者には罰金や懲役が科せられるので、対象となる場合は必ず加入しましょう。

加入方法

以下は、雇用保険に加入する際の情報をまとめたものです。

申請先	管轄のハローワーク
申請期限	被保険者の雇用が生じた月の翌月10日まで
必要書類	雇用保険適用事業所設置届雇用保険被保険者資格取得届労働保険保険関係成立届の事業主控事業について証明できる書類（登記事項証明書、事業許可証など）雇用者の雇用実態・労働詳細がわかる書類 （雇用契約書・労働者名簿など）

雇用保険の適用事業者になるには、管轄のハローワークへの届出が必要です。雇用保険の加入申請では、上記のような書類を提出します。届け出は雇用保険の対象となる従業員を雇用した月の翌月10日までと定められているので、期限までに必ず申請しましょう。

参考：事業主の行う雇用保険の手続き｜厚生労働省
参考：雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！｜厚生労働省
参考：雇用保険適用事業所を設置する場合の手続きについて｜厚生労働省

「バーチャルオフィスは社会保険・雇用保険の加入が難しい」といわれる理由

インターネット上では、「バーチャルオフィスだと社会保険・雇用保険の加入が難しい」といった誤解を見かけますが、これには以下のような理由が考えられます。

• 実店舗がない
• 重要書類の保管場所がない

そもそも社会保険や雇用保険の加入要件には、事業者の拠点に関する基準は定められていません。バーチャルオフィスだからといって加入できないとなれば、法律上の解釈と矛盾が生じることになります。

また、「書類の保管場所がない」点も加入できない理由に挙げられるケースはありますが、重要書類の保管場所の保管義務と保険の加入義務はまったくの別事項です。法律の規定は「保険加入事業者は重要書類を適切に管理しなさい」という解釈が正しいと考えられ、加入しなくて良いというわけではありません。

誤った解釈で事業を展開すると、行政から指導を受けることになります。具体的な判断は管轄の行政機関によって異なるケースがあるので、相談しながら進めましょう。

なお、事業者の社会保険の加入義務については、先述したように社会保険制度の財源確保の面および、事業者の加入義務逃れ防止の問題があります。バーチャルオフィスでの事業を理由として、断られるケースはまずないと考えられるでしょう。

バーチャルオフィスで社会保険・雇用保険に加入するときの注意点

バーチャルオフィスでの事業でも、基本的に社会保険や雇用保険への加入は可能です。しかしながら、郵便物の管理など、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

• 書類を管理するための場所を確保する
• バーチャルオフィスと締結した契約書は保管しておく

社会保険や雇用保険に関する書類は、書類ごとに保存期間が定められており、法律の規定に沿った保存場所の確保が必要です。バーチャルオフィスを利用する場合は、自宅またはバーチャルオフィスの保管サービスを活用して、書類の保管場所を確保しましょう。

またバーチャルオフィスと締結した契約書は、保管しておくことが大事です。保険加入手続きを進める際、登記住所と実際の事業所の住所が異なる場合には、「賃貸契約書」の提示を請求されることがあります。しかしバーチャルオフィスは実店舗をレンタルするわけではないため、賃貸契約書は締結しません。代わりにバーチャルオフィスと交わした契約書の提出を求められる場合があるので、契約書関係の書類は大切に保管しておきましょう。

社会保険・雇用保険の加入を検討するなら「バーチャルオフィス1」がおすすめ

バーチャルオフィス1では社会保険・雇用保険の加入に役立つ以下のようなサービスを提供しております。

• 住所利用＆法人登記
• 月4回の郵便物転送サービス
• 来客応対システム
• 郵便物のLINE通知サービス
• 郵便物店舗引き取りサービス
• スポット転送（550円＋発送費用）

郵便物転送サービスは、社会保険・雇用保険の申請手続きで役所とやり取りをするときに便利です。連携サービスである電話転送をあわせて活用すれば、よりスムーズにやり取りができます。バーチャルオフィス1は法人登記もできるため、申請手続きで必要となる登記事項証明書の提出にも対応が可能です。

また、社会保険・雇用保険は被保険者ごとに加入し、個人情報が記載された書面をやり取りします。バーチャルオフィス1は、郵送物の受け取り時に本人確認を厳重に実施しており、個人情報が記載された書類を扱うときも安心です。

なお、バーチャルオフィス1は手軽さが魅力のサービスです。月額880円＋郵送費用（税込）から利用できるので、起業時でも利用がしやすいでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスを利用していても、特定の要件に該当する事業者は社会保険・雇用保険の加入が必要です。無保険のまま事業を展開するとブラック企業に該当し、社会的信用の低下や罰金などのペナルティを受ける可能性があります。自社が該当するときは、速やかに加入手続きをしましょう。

ただし、社会保険・雇用保険では個人情報を取り扱うため、バーチャルオフィス選びが重要なポイントです。情報漏えいには賠償責任をはじめとする法的リスクが生じます。プライバシー保護やセキュリティが充実したバーチャルオフィスを選びましょう。

バーチャルオフィス1であれば、プライバシー保護やセキュリティが充実しており、低価格で利用可能です。コストを抑えて事業を展開したい方はぜひご検討ください。