バーチャルオフィスがプライバシー保護に有効な理由とは

バーチャルオフィスは、自宅開業における代表者のプライバシー保護に有効なサービスです。自宅で開業する場合、自宅住所を不特定多数に知られるリスクがあります。そのため、代表者とその家族のプライバシーをいかに保護するかが課題です。バーチャルオフィスによりプライバシーを保護することで、不安要素を減らせるうえ、スムーズに事業展開できる環境を整えられるでしょう。

本記事では自宅開業でプライバシー保護が必要な背景のほか、対策としてバーチャルオフィスが最適な理由について解説します。さらに、プライバシー保護の観点より、バーチャルオフィスを選ぶ際のチェックポイントも紹介。「自宅開業でのプライバシー保護に不安がある」という方は、ぜひお役立てください。

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プライバシー保護が必要な背景「自宅開業の増加」

近年ではリモートワークの普及により、自宅で起業・開業する人が増えています。なお、本記事における「自宅開業」とは、自宅を拠点にして事業活動（作業）を行う、という意味です。

事業を展開するうえで、事業所の住所を掲載しなければならないシーンがあります。その際、事業所を自宅住所にしていると、不特定多数に知られるかもしれません。自宅で開業する際は、プライバシーの保護に注意しましょう。特に登記をしなければならない法人は、適切なプライバシー対策を講じる必要があります。

自宅開業は住所を知られる(プライバシーが保護できない）可能性がある

法人の履歴事項全部証明書（登記簿）は、法務局にて誰でも取得することが可能です。そのため自宅の住所で登記をすると、その情報が不特定多数に公開されることになります。

また近年ではさまざまな地図サービスが登場しており、住所をもとにGoogleストリートビューで簡単に住所地周辺の状況把握が可能です。不特定多数に自宅住所を知られた場合、代表者とその家族が危険にさらされる可能性があります。

事業を展開すると顧客や取引先をはじめ、さまざまなステークホルダーと関わり合いを持つことになるでしょう。しかし、ステークホルダーのすべてがモラルを持った行動を取るとは限りません。なかには待ち伏せや嫌がらせなど適切でない行動を取るケースがあり、過去に代表者が自宅で襲撃された事件が発生しています。

特に女性は狙われやすい傾向にあります。女性起業家にとってプライバシー保護は重要な事項のひとつです。

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バーチャルオフィスは女性のセキュリティ対策にも有効！理由を解説

自宅開業でプライバシーを保護するにはバーチャルオフィスが最適

自宅開業でプライバシーを保護する方法として、「バーチャルオフィス」の活用が最適です。その理由については、以下の3点が挙げられます。

• 対外的な住所をバーチャルオフィスの住所にできる
• コストが格安
• 郵便物が自宅に転送される

対外的な住所をバーチャルオフィスの住所にできる

バーチャルオフィスは、住所をはじめとするさまざまなオフィス機能をレンタルできるサービスです。サービス指定の住所を事業所の所在地として使用できるため、自宅開業をする際のプライバシー保護に役立ちます。

バーチャルオフィスで提供される住所は、自宅とはまったく異なる住所です。地図サービスで検索されたとしても、自宅周辺の情報を知られる心配はありません。

またバーチャルオフィスによっては、都心一等地の住所を利用可能です。事業所の所在地は、企業イメージを構築する要素のひとつです。ブランド力のある地域の住所を利用することで、競合との差別化も図れるでしょう。なお、後述する「代表取締役等住所非表示措置制度」を併用すれば、より確実にプライバシーを保護することが可能です。

コストが格安

バーチャルオフィスは、実際にオフィスを借りるわけではなく、住所のみを借りるサービスです。そのため、賃貸オフィスよりも初期費用やランニングコストを削減できます。賃貸オフィスの場合は、賃貸料だけに留まらず、設備を整える必要があります。保証料や内装費が発生し、多額の資金が必要となるケースも少なくありません。

その点バーチャルオフィスは、入会金や月額利用料を支払うだけで利用が可能です。保証料も少額で設備メンテナンスの必要もなく、予算が少ない起業時でも利用しやすいでしょう。入会金や月額利用料はバーチャルオフィスによって異なりますが、低価格のサービスの場合は月額数百円～数千円で利用できます。

郵便物が自宅に転送される

事業を始めると取引先だけでなく、公的機関からも定期的に郵便物が届くため、管理が大変です。郵便物の転送サービスがあるバーチャルオフィスなら、プライバシーを保護しつつ、利便性の確保が可能です。回収の手間が省ける分、管理が楽になります。公共機関から登記先に送付された郵便物であっても、確実に自宅へ届けてもらうことが可能です。

しかしバーチャルオフィスの郵便物サービス内容は、運営業者によって違いがあります。たとえば転送サービスがない場合、定期的に店舗まで郵便物を回収しに行かなければなりません。

転送サービスがあるバーチャルオフィスにおいても、「有料or無料」「転送回数」などがバーチャルオフィスによって異なります。円滑にビジネスを進めたいなら、月4回ほど転送できるバーチャルオフィスがおすすめです。

バーチャルオフィスの転送回数について詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの転送回数は月4回がおすすめ！便利なスポット転送についても紹介

バーチャルオフィス以外のプライバシー保護の方法

ここからは、バーチャルオフィス以外のプライバシー保護方法について見ていきましょう。バーチャルオフィスと他の手段を比較することで、自分に適した対策が見つけやすくなります。

①住所を完全非公開にする

まずは、住所を完全に非公開にする方法です。住所をまったく公開しないため、住所地の情報を知られる心配がありません。以下は、住所を完全に非公開にする場合のメリット・デメリットです。

メリット	デメリット
プライバシー保護に関するコストと労力がかからない	住所がないことで不審に思われるクライアントとのやり取りで不都合が生じる法人登記については非公開にできない

住所の非公開によるプライバシー保護は単に情報を公開しないだけなので、コストと労力がまったくかからないことがメリットです。誰でも手軽にプライバシー保護ができます。ただし住所の非公開は、ビジネスにおいてマイナスな影響が多い点に注意しましょう。

事業所の所在地を公開しない場合、クライアントから不審に思われ、ビジネスチャンスを逃すかもしれません。仮に取引に至ったとしても、やり取りで不都合が生じることが予想されます。たとえば、クライアント側から郵送したい書類がある場合、住所がわからないと、わざわざ問い合わせてもらう必要があります。円滑に取引ができないことで、その後の取引を避けられてしまう可能性も出てくるでしょう。

なお、法人の場合は必ず法人登記が必要です（会社法第7編雑則 第4章登記）。法人登記の情報を非公開にはできないので、自宅住所で登記した法人にとって有効な対策とはいえません。

②オフィスを借りる

自宅開業でプライバシーを保護する方法に、オフィスを借りるという手段も挙げられます。賃貸オフィスを借りてその住所を公開すれば、自宅のプライバシーを保護できます。

メリット	デメリット
自宅の住所を公開しなくて済む実在するオフィスであるため、ステークホルダーに対して安心感を与えられる	コストがかかる郵送物の管理が大変

オフィスのレンタルは実店舗を利用することから、ステークホルダーに安心感を与えられる点がメリットです。ビジネス展開時のポピュラーな事業形態となり、信頼も得やすいでしょう。

一方で賃貸オフィスは、コストがかかることがデメリットです。自宅で開業できるにもかかわらずオフィスを借りるのは、余分なコストが発生することになります。利益を圧迫することにもなりかねません。加えて郵送物はオフィスに取りに行く必要があり、管理や処理の手間がかかります。

③代表取締役等住所非表示措置制度を使う

代表取締役等住所非表示措置は、令和6年10月から施行された企業代表者の住所を一部非表示にする制度です。本制度を利用することで、登記関係の情報の一部が非公開となります。

メリット	デメリット
代表者の住所が特定されにくい	非公開にできるのは代表者の住所の一部のみ法人登記が自宅住所の場合は、登記簿の閲覧で自宅を知られる可能性がある

代表取締役等住所非表示措置は、代表者の住所を特定されにくいのがメリットです。登記事項では「東京都渋谷区○○1丁目○○番地」が「東京都渋谷区」のように表示されます。

ただし、非公開とできるのは代表者の住所の一部で、完全にプライバシー保護ができるわけではありません。事業所の所在地を自宅で登記している場合は、登記簿を閲覧することで結局のところ自宅を特定されてしまいます。プライバシー保護対策を充実させるには、バーチャルオフィスとの併用を検討しましょう。

参考：代表取締役等住所非表示措置について｜法務省

代表取締役等住所非表示措置制度について詳しくはこちら▼

法人化の際に代表者の住所が非開示に？現時点で判明していることを解説

プライバシー保護に関連したバーチャルオフィスのチェックポイント

プライバシー保護を目的としてバーチャルオフィスを利用したにもかかわらず、バーチャルオフィスから個人情報が流出するようであれば本末転倒です。ここからはプライバシー保護の観点より、バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントを解説します。

プライバシー保護に取り組むときは、契約の際に以下の点を確認しましょう。

• 郵便物の受け渡しの際に本人確認を徹底しているか
• オフィスに防犯カメラを設置しているか
• 外部からの問い合わせに対して個人情報の非公開を徹底しているか
• 法的照会についてなりすまし防止対策を行っているか

①郵便物の受け渡しの際に本人確認を徹底しているか

まずは、郵送物の受け渡しにおけるチェック体制を確認しましょう。本人確認を徹底していれば、犯罪目的での郵便物引取や、郵便物を別の人に間違えて渡してしまうことの防止になります。

バーチャルオフィス1では、郵便物を渡す際に、顔写真付き身分証明書（運転免許証、マイナンバーカードなど）のご提示をお願いしております。また、代理で郵便物を引き取りに来られた方に対しても本人確認を徹底しておりますので、安心してご利用いただくことが可能です。

②オフィスに防犯カメラを設置しているか

防犯カメラの設置の有無もチェックしておきたいポイントです。バーチャルオフィスには不特定多数の人が出入りできることから、何らかの犯罪行為を目的に不審者が紛れ込むことも考えられます。

防犯カメラは証拠として残せるので、犯罪行為の抑止効果に期待ができるでしょう。バーチャルオフィス探しで内覧や問い合わせを行うときは、防犯カメラの有無を確認しておくことが大切です。

③外部からの問い合わせに対して個人情報の非公開を徹底しているか

バーチャルオフィスでは、外部から「利用者にコンタクトが取りたいので連絡先を教えてほしい」という問い合わせがよくあります。この際、スタッフが連絡先を教えてしまうと個人情報流出につながってしまいます。

そもそも利用者に関する個人情報は法律によって規定がされており、本人の許可なく他人へ伝えることはできません。バーチャルオフィス選びでは、そういった外部からの要望に対してきちんと拒否できているかを確認しましょう。

なお、電話対応の質を重視する場合は、電話代行や電話転送サービスの活用を検討するのがおすすめです。たとえば電話転送サービスならプライバシーを保護しつつ、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。

バーチャルオフィスの電話サービスについて詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの電話(FAX）サービスとは｜選び方と比較ポイントを解説

④法的照会についてなりすまし防止対策を行っているか

バーチャルオフィスでは、公的機関から法律に基づいた個人情報の開示の依頼が来ることがあります。しかし、「なりすまし」は公的機関を装ったものも存在するため、注意が必要です。実際、公的機関を装ったなりすましによる被害は増加しており、各機関が注意喚起を行っています（※）。

このような事案に巻き込まれないためには、「その依頼が実在している機関なのか」「実在している人物なのか」を確認したうえで、回答を行うことが大切です。バーチャルオフィスの内覧や問い合わせ時には、法的照会についてどのようななりすまし防止対策を実施しているか確認しましょう。

参考：「個人情報を削除してあげる」公的機関をかたる詐欺が急増(見守り情報)_｜国民生活センター
参考：財務省の名をかたる詐欺などにご注意！｜財務省

「バーチャルオフィス1」はプライバシー保護で役に立つバーチャルオフィス

スムーズに事業を展開するためには、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。バーチャルオフィスは無数に存在しており、なかには利便性の低いサービスが存在します。事業拠点はビジネスにも大きな影響を与える可能性があるので、公式サイトや口コミを確認し、複数のサービスを比較検討したうえで判断しましょう。

プライバシー保護を重視するなら、シンプルでリーズナブルな価格が魅力の「バーチャルオフィス1」がおすすめです。本記事のチェックポイントに配慮した運営を行っており、プライバシー保護に役立ちます。

たとえばバーチャルオフィス1では郵便物の受け渡しの際、「メールによる事前連絡」と「身分証明書の提示」が必須です。本人限定郵便は受取不可となっているものの、不在票を通知してくれるため、プライバシーを保護しつつ確実に受け取れます。館内には監視カメラも設置されており、安心してご利用いただけます。

また法人登記が可能で、入会費5,500円、月額880円＋郵送費用（税込）と料金もリーズナブルです。予算の確保が難しい起業時にも利用しやすいサービスといえるでしょう。

まとめ

自宅開業をする際は、プライバシー保護に取り組むことが大切です。ビジネスでは事業所の所在地を掲載しなければならないシーンが多く、自宅住所だと不特定多数に自宅の情報を知られることになります。代表者とその家族の日常生活に支障をきたす恐れがあるので、何らかの手段でプライバシー保護を実施しましょう。

いくつかの選択肢があるプライバシー保護の手段のなかで、バーチャルオフィスの活用がおすすめです。低コストでブランド力のあるビジネス用の住所を利用でき、自宅住所の公開を避けられます。

ただしバーチャルオフィスは無数に存在するので、きちんとプライバシーを保護できるサービスかを見極めることが大切です。本記事で紹介したチェックポイントを参考に、自分に合ったバーチャルオフィスを見つけましょう。