バーチャルオフィスの6つのデメリット│必見の注意点と向いていない事業者とは

事業用の住所をレンタルできる「バーチャルオフィス」には、さまざまなメリットがあります。しかし、いくつかのデメリットがあることも事実です。デメリットを把握せずに利用を開始してしまうと、事業運営が円滑に進まない要因となる可能性があります。

本記事では、バーチャルオフィスを活用する6つのデメリットを解説します。事業者によってはデメリットになり得る特徴や、向いていない事業形態も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスのメリット・デメリットはこちら

バーチャルオフィスの6つのデメリット

バーチャルオフィスには、契約前に確認すべき以下のデメリットがあります。ここでは、各デメリットを詳しく解説します。

• 許認可が取れず開業できない業種がある
• 銀行融資の難易度が上がる可能性がある
• 不信感を持たれるリスクがある
• 自社オフィスと比較して利用方法に制限がある
• 郵便物の受け取りに時間と転送費用がかかる
• 他の利用者と住所が重複する

①許認可が取れず開業できない業種がある

バーチャルオフィスでは、許認可を取得できず開業できない業種があります。実際のスペースをレンタルできないことにより、占有できる事業所が必要な業種は開業が難しいとされているためです。代表的な業種は以下のとおりです。

• 古物商
• 一部の士業（税理士・弁護士・司法書士 など）
• 有料職業紹介業
• 人材派遣業
• 金融商品取引業
• 建設業
• 廃棄物処理業
• 探偵業 など

ただし、許認可については、将来的に要件が緩和される可能性があります。今後の動向次第では、バーチャルオフィスでも許認可を取得できるケースがあるでしょう。また古物商では、本店所在地をバーチャルオフィス、事務所を自宅にして許認可を取得するケースもあります。

許認可を取得する際は、最新の要件を把握し、バーチャルオフィスで開業できるかどうかを必ず確認しましょう。バーチャルオフィスで許認可を取得できない場合は、レンタルオフィスの活用などが有力です。　 

②銀行融資の難易度が上がる可能性がある

バーチャルオフィスを利用すると、銀行融資の難易度が上がる可能性があります。基本的に融資を受ける際は、金融機関に法人口座が開設されていることが前提です。しかし、以下の銀行では、バーチャルオフィスでの口座開設が難しいとされています。

• 多数の信用金庫
• 一部の地方銀行
• イオン銀行 など

法人口座が開設できていなければ、上記の銀行で融資を受けることは難しいでしょう。起業直後は資金面の課題が生じやすいため、融資が難しいことはバーチャルオフィスのデメリットといえます。

しかし、すべての機関で融資を受けられないわけではありません。実際に、バーチャルオフィスで融資の審査に通過した例も数多く存在します。起業時の資金調達方法は、大きく以下の2つが一般的です。

• 日本政策金融公庫の融資制度
• 制度融資（地方自治体と金融機関、信用保証協会が連携して実施する融資制度）

弊社が知る限り、日本政策金融公庫の融資制度は、バーチャルオフィスが理由で断られることはありません。要件を満たせば平等に審査を受けられます。

一方で、制度融資は自治体によって対応が異なります。一例として「バーチャルオフィス1」の店舗がある東京渋谷区のあっせん融資では、バーチャルオフィスでも申請を断ることはないようです。ただし、バーチャルオフィスは低コストで運用できる分、事業所が必要な会社よりも融資を受けられる可能性が低い傾向にあります。詳しくは、対象の地方自治体や金融機関に問い合わせましょう。

バーチャルオフィスでの融資について詳しくはこちら▼

【税理士監修】バーチャルオフィスで融資は受けられる？押さえておきたいポイントを徹底解説

③不信感を持たれるリスクがある

バーチャルオフィスは、未だ認知度が低いサービスです。仕組みを理解していない取引先にバーチャルオフィスで登記している旨を伝えると、不信感を持たれてしまう可能性があります。

しかし、バーチャルオフィスの活用は違法ではなく、コストカットや登記する住所を取得する手段のひとつです。取引先との挨拶・交渉の場では、堂々とアピールすることで、不信感を払拭できるでしょう。以下のような伝え方をすれば、かえって好印象を持たれる可能性もあります。

• バーチャルオフィスを活用してコストカットを実現し、低価格でサービスを提供している
• 新しいサービスを積極的に導入している

また、丁寧な仕事や迅速なレスポンスなど、真摯に取引先に対応することでも不信感を払拭できるはずです。リスクを恐れてバーチャルオフィスの利用を隠すのではなく、堂々と理由を伝えましょう。  

④自社オフィスと比較して利用方法に制限がある

バーチャルオフィスは、自社オフィスと比較して利用方法に制限があります。バーチャルオフィスでは、実際のスペースをレンタルできないためです。具体的な制限をいくつか紹介します。

• 作業スペースがない
• 固定電話機やFAXを使えない
• 突然の来客に対応できない

しかし、目的や事業内容に適したバーチャルオフィスを選べば、上記は大きなデメリットになりません。

自宅で仕事ができる場合、実際の作業スペースは不要です。自宅での仕事が難しい方は、コワーキングスペースなどの活用を検討しましょう。

また、現代ではインターネットの発達により、メールやチャットでも十分に対応できるケースが多く、固定電話機やFAXが必須ではなくなりました。もし固定電話が必須な業種であれば、050番号やバーチャルオフィスで提供されている電話サービスの活用がおすすめです。電話サービスについては「バーチャルオフィスの電話(FAX）サービスとは｜選び方と比較ポイントを解説」で詳しく紹介しています。

加えて、突然の来客が想定される場合は、受付サービスが提供されているバーチャルオフィスを選択しましょう。当社バーチャルオフィス1であれば、11時から16時はスタッフが常駐。さらに、来訪者と直接電話連絡できるiPad端末を導入しています。来訪時にスタッフの対応や電話連絡ができれば、取引先からの信頼性も確保できるでしょう。詳しくは「来客対応ができるバーチャルオフィスとは？具体的なサービス内容や選び方のポイントを解説」をご覧ください。

⑤郵便物の受け取りに時間と転送費用がかかる

郵便物の受け取りに時間と転送費用がかかる点も、バーチャルオフィスのデメリットです。

バーチャルオフィスの住所に郵便物が発送されると、バーチャルオフィスに到着してから自宅住所に転送されます。取引先から直接自宅住所に郵送されるわけではなく、賃貸オフィスよりも受け取りに時間がかかります。

また、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスでは、基本的に転送にかかる費用を負担しなければなりません。作業料が上乗せされて請求されるケースもあり、頻繁に郵便物を受け取る場合はコスト負担が増える可能性があります。たとえば当社バーチャルオフィス1の場合、郵便物の重さによって発送費用が変動し、月平均486円のコストが発生します。郵便物の取り扱いは各バーチャルオフィスで異なるので、事前に確認しましょう。

なお、バーチャルオフィス1では、必要な書類のみを事業者に転送する「DM破棄オプション」を提供しています。転送費用を最小限に抑えることで、コストカットの実現が可能です。さらに、窓口で直接郵便物を受け取れる無料オプションを利用できます。転送費用を抑え、すぐに郵便物を受け取りたい方でも安心です。詳しくは「バーチャルオフィス1の郵便物サービスについて」をご覧ください。

⑥他の利用者と住所が重複する

バーチャルオフィスは、利用者全員が同じ住所を使うことになります。他の利用者と住所が重複することで、住所を検索されると自社以外の企業や事業者が表示される点がデメリットです。

検索者がバーチャルオフィスの仕組みを理解していない場合、不信感につながる可能性があるかもしれません。取引先に不信感を与えないためにも、あらかじめバーチャルオフィスを利用していると伝えることをおすすめします。バーチャルオフィスは合法なサービスなので、下手に隠すよりも堂々と伝えるほうが好印象を与えられるでしょう。

事業者によってはデメリットになる2つのこと

利用するバーチャルオフィス事業者によっては、以下のようなデメリットが存在する場合があります。

• 犯罪に利用されやすいバーチャルオフィスがある
• 料金形態が複雑なバーチャルオフィスがある

安心して利用するためにも、上記のようなバーチャルオフィスは避けましょう。各要素について詳しく解説します。

①犯罪に利用されやすいバーチャルオフィスがある

バーチャルオフィスのなかには、犯罪に利用されやすいケースがあります。特に十分に審査を行わず、誰でも入会できるバーチャルオフィスの場合、悪徳事業者が犯罪に用いる可能性があるため要注意です。このようなバーチャルオフィスを契約すると、以下のようなデメリットが生じます。

• 自社の悪評が立つ可能性がある
• バーチャルオフィス業者が処罰され、住所移転を余儀なくされる可能性がある

信頼性のあるバーチャルオフィスを利用したいのであれば、厳格な審査を実施している事業者を選択しましょう。バーチャルオフィスは、犯罪収益移転防止法に基づいた審査が義務付けられています。犯罪収益移転防止法とは、マネーロンダリングなどの不正行為の防止を目的とした法律です。本人確認などの審査が必須のため、不正目的の悪徳事業者は入会できません。

「審査が厳しい＝デメリット」とも考えられますが、安全性や信頼性が高い事業者と判断できる要素となります。また、審査が厳しくても、一概に通過率が低いとはいえません。事業内容や目的を明確にし、誠実に審査に臨めば、通過する確率は大きく向上します。過度な心配は不要でしょう。

バーチャルオフィス1では、eKYC（オンラインで本人確認ができる仕組み）により、厳格な審査を実施しています。信頼性のあるバーチャルオフィスを利用したい方はぜひご利用ください。

バーチャルオフィスの審査について詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの審査は厳しい？審査を通過するためのコツ・ポイント

②料金形態が複雑なバーチャルオフィスがある

バーチャルオフィスのなかには、料金形態が複雑なケースがあります。たとえば基本料金の他にオプション費用が細かく定められていたり、プランが不明瞭だったりするなどです。また、法人登記を行うと追加料金が発生する事業者も存在します。料金形態を理解していないと、想定より利用料金が高額になる可能性があります。

不要なコストを支払わず安心して利用するためにも、料金プランがわかりやすく、明確なバーチャルオフィスがおすすめです。当社バーチャルオフィス1の料金プランは、「月額880円＋郵送費用（税込）」と明瞭です。会議室使用料などのオプション費用は、利用した分だけ料金に加算されます。

バーチャルオフィスの料金について詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの料金相場

バーチャルオフィスが向いていない3つの事業形態

ここまで解説したとおり、バーチャルオフィスにはいくつかのデメリットがあります。これらのデメリットから、以下の事業形態では利用が向いていない可能性があるため要注意です。

• 特定の許認可の取得が必要な事業
• 実際の事業所・店舗が必要な事業
• 多量の在庫を保管する必要がある事業

それぞれを詳しく解説します。

特定の許認可の取得が必要な事業

特定の許認可の取得が必要な事業形態では、バーチャルオフィスの利用が向いていません。バーチャルオフィスでは、事業所の要件が定められている許認可の取得が難しいためです。業種の一例を紹介します。

• 古物商
• 一部の士業（税理士・弁護士・司法書士 など）
• 有料職業紹介業
• 人材派遣業
• 金融商品取引業
• 建設業
• 廃棄物処理業
• 探偵業 など

上記の業種で許認可を取得するには、一定の要件を満たす占有可能な事業所が必要です。バーチャルオフィスではなく、レンタルオフィスや賃貸オフィスのほうが適しているでしょう。

ただし、許認可取得の要件は変更される可能性があります。必ず最新の情報を確認のうえ、適したオフィス形態を選択してください。

実際の事業所・店舗が必要な事業

実際の事業所・店舗が必要な事業形態も、バーチャルオフィスの利用が向いていません。バーチャルオフィスは住所をレンタルできるだけで、実際のスペースは利用できないためです。以下のような事業形態の場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスのほうが向いているといえます。

• 店舗での接客を要する業種
• 自宅を超える執務スペースを要する業種

バーチャルオフィスの活用を検討する際は「実際の業務をどこで行うか」を明確にしましょう。

多量の在庫を保管する必要がある事業

多量の在庫を保管する必要がある事業形態も、バーチャルオフィスの利用は向いていない可能性があります。バーチャルオフィスでは、在庫を保管する場所がレンタルできないためです。

多量の在庫を取り扱う場合、まずは「自宅で在庫を保管できるか」を確認しましょう。自宅で在庫を保管しきれない場合、貸倉庫やトランクルームを活用する選択肢もあります。バーチャルオフィスと在庫保管のコストがレンタルオフィスや賃貸オフィスよりも安価であれば、利用が適しているでしょう。在庫管理を要する場合は総合的なコストを踏まえて、バーチャルオフィスの活用を検討することが大切です。

まとめ

バーチャルオフィスはさまざまなメリットがあるものの、複数のデメリットがあります。特に、特定の許認可を取得する場合や、実際のスペースが必要な事業者にはあまり適していません。バーチャルオフィスのデメリットや注意点を適切に把握し、向いているかどうかを判断しましょう。

そして、東京・広島のバーチャルオフィスなら、バーチャルオフィス1がおすすめです。月額880円+郵送費用（税込）のみで利用でき、法人登記も可能。さらに、厳格な審査や会議室・来客対応システムの提供なども行っています。低コストで信頼性のあるバーチャルオフィスをお探しの方は、ぜひご検討ください。