【税理士監修】バーチャルオフィスの経費と勘定科目について

バーチャルオフィスで毎月かかる利用料金。ビジネスで利用するため、経費に計上したいと思う方は多いのではないでしょうか。

結論、バーチャルオフィスの費用は経費に計上できます。以下では、バーチャルオフィスの費用が経費計上できる理由から、使用する勘定科目まで詳しく解説します。バーチャルオフィスの勘定科目が何になるのか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてくださいね。

バーチャルオフィスの費用が経費計上できる理由

何かしらの費用が経費として認められる基準は、事業をするうえで必要な支払いかどうかです。事業に使用する目的でバーチャルオフィスを契約するのであれば、経費として扱えます。

したがって、バーチャルオフィスのオプションサービスも経費計上が可能です。郵便物の転送サービスや会議室の貸し出しサービスなど、利用したオプションはあわせて経費にしましょう。

バーチャルオフィスの勘定科目は「支払手数料」が一般的

バーチャルオフィスのように住所のみを借りている場合は、「支払手数料」で計上することが一般的です。

「支払手数料」とは、事業を営むうえで生じた手数料や手間賃のことを指します。代表例は、銀行の振込手数料や事務手数料などです。

不定期に発生する費用であれば「雑費」としての計上も可能ですが、バーチャルオフィスの利用料は定期的に発生するので「支払手数料」が妥当でしょう。

オプションの勘定科目

バーチャルオフィスの月額料金は「支払手数料」として仕訳し、オプションサービスは他の勘定科目で仕訳できます。細かく勘定科目を仕訳したい場合は、以下を参考にしてくださいね。

• 郵便物転送サービス
  →支払手数料、または通信費
• 会議室利用
  →会議費
• 秘書代行・記帳代行
  →外注費

しかし、バーチャルオフィスの明細を確認するために、毎月請求書や領収書を発行してもらうのは手間になります。まとめて「支払手数料」として処理してしまう方法がおすすめです。

勘定科目のポイント

バーチャルオフィスの勘定科目についてお伝えしましたが、実は勘定科目の名称の決め方に明確なルールはありません。勘定科目に迷ったときは、以下のポイントを押さえて決めましょう。

1.同じ勘定科目を継続して使用する

すべての企業や個人事業主の会計の基準に、「継続性の原則」があります。記帳に一貫性を持たせるため、一度決めた勘定科目は可能な限り継続して使用するようにしましょう。

勘定科目に迷った場合は、一度前回に同じ取引がないかチェックしてから勘定科目を決めることをおすすめします。

2.事業に合わせた勘定科目を使用する

勘定科目の名称は、事業に合わせたものがおすすめです。会社にとって重要な勘定科目を分類して処理すれば、帳簿が見やすくなります。

たとえば、一般的な会社にとって不動産は「建物」などの勘定科目で処理しますが、不動産販売会社の場合は「商品」という勘定科目で処理します。不動産だから「建物」と他の事業者に合わせて勘定科目を決めてしまうのではなく、自身の事業に合わせた勘定科目を設定しましょう。

よくある質問

最後に、バーチャルオフィスの経費や勘定科目に関する、よくある質問を紹介します。賃貸オフィスの勘定科目についても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

仕事場が自宅でもバーチャルオフィスの費用を経費にできる？

仕事場が自宅であっても、バーチャルオフィスは経費にできます。このような場合、自宅の家賃は按分して申告し、バーチャルオフィスは勘定科目「支払手数料」として、両方経費にすることが可能です。

なお、家賃の勘定科目は「地代家賃」です。地代家賃を経費として計上する場合は、使用面積に応じて按分しましょう。家賃の全額を経費として申告してしまうと、不適切な処理として指摘され、追徴課税の処分になる可能性があります。

開業届にバーチャルオフィスの住所を書いていないけど大丈夫？

個人事業主の場合、開業届を出したあとにバーチャルオフィスを契約したというケースもあるでしょう。開業届の時点でバーチャルオフィスの住所を記載していなくても、バーチャルオフィスは事業に必要なコストです。経費として申告しても問題ありません。

賃貸オフィスの使用料に関する勘定科目は？

賃貸オフィスの場合、勘定科目は「地代家賃」が一般的です。

ただし前述したとおり、勘定科目に明確な決まりはありません。自分にとってわかりやすい勘定科目にし、同じ名目を継続して使用するようにしましょう。

まとめ

バーチャルオフィスの利用料金は事業に必要なコストのため、経費にできます。勘定科目は「支払手数料」が一般的です。

しかし、勘定科目の名称には明確なルールが定められているわけではありません。重要なポイントは、同じ勘定科目を継続して使用すること、そして事業に合わせた勘定科目を使用することです。

バーチャルオフィスの経費や勘定科目で悩んだ場合は、ぜひ本記事を参考にしてくださいね。