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来客対応できるバーチャルオフィスを利用したい!

[投稿日]2022/11/07 / [最終更新日]2022/11/10

バーチャルオフィスは「住所だけを借りるサービス」というイメージがありますが、住所地に受付スタッフが常駐して来客対応をしてくれるサービスも存在しています。当ページでは、来客対応できるバーチャルオフィスの具体的なサービス内容や選び方のポイントを紹介します。

来客対応できるバーチャルオフィスを選んで事業を運営しよう

起業する際、「事業内容からして来客の心配はない」と思っていても、法人口座開設のためバーチャルオフィスの住所で面談をする必要があったり、取引先がオフィスを訪ねてきたりなど、来客対応をしなければならないシーンに出くわす可能性はあります。

そのため来客対応の可能性を踏まえて、バーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

バーチャルオフィスサービスのなかには、受付スタッフが来客とコミュニケーションを取ったり、会議室へご案内したりなど、あなたの事業を間接的にサポートしてくれるバーチャルオフィスもあります。

 

受付が存在しないと来訪者は無人のオフィスに足を運ぶことになってしまうので、取引先や顧客から不信感を抱かれてしまう可能性も考えられます。信頼性を担保するうえでも、来客対応可能なバーチャルオフィスの利用は有益です。

バーチャルオフィスの契約を検討中の方は、来客対応の有無を判断基準の一つに据えておきましょう。

来客対応サービスの具体的な内容

来客対応できるバーチャルオフィスについて、具体的に「来客対応」とは、どのような対応をしてくれるのか、一般的なサービス内容を解説していきます。

あなたが運営する事業と照らし合わせて、「どんな対応をしてもらえると、安心して事業運営ができるのか」を想像しながらチェックしてみてください。

受付スタッフによる来客対応

受付スタッフが常駐していると、金融機関担当者との面談、取引先との打ち合わせ、突然の来客など、あらゆる来訪者に対して一次対応を行ってくれます。

受付スタッフがいることで、各来客の訪問理由に合わせた対応ができるので、トラブルが起こりづらく安心です。

ちなみにバーチャルオフィスサービスのなかには、そもそも受付がないバーチャルオフィスもあるので、契約時は受付とスタッフの有無を必ず確認するようにしましょう。

来客情報の共有

来客対応があった際、来訪者の情報や要件を預かってもらえる場合もあります。
「どこの、誰が、何の目的で、来訪したのか」という情報を得られるので、大事な取引先だった場合はとくに、早急な対応ができるので安心です。

無人オフィスの場合は来客があったかどうか、確かめることすらできないので、事業の信頼性は格段に異なるでしょう。

郵便物の受け取り

来客対応サービスがあると、ポストには入らない大きな荷物が届いた時の不在票対応、受け取りサインが必要な簡易書留の受け取りなど、郵便物の受け取りも支援してくれます。

事業拠点としてバーチャルオフィスの住所を公開している限り、何かしらの郵便物が届くと考えられます。その際、バーチャルオフィスの住所に郵便物が置き去りにされることなく、代理で対応してくれる存在は心強いでしょう。

会議室へのご案内

バーチャルオフィスのなかには、会議室付きのバーチャルオフィスもあります。

その場合は受付スタッフが来訪者を会議室に案内してくれる(またはロビーなどに案内)ので、スムーズに打ち合わせを進められます。

とくに交通機関の遅延などで打ち合わせに遅刻してしまいそうな時、無人オフィスだと、来訪者を困惑させてしまうかもしれません。

また受付は会社の顔でもあるので「本当に取引して大丈夫なのだろうか……」と、来訪者に不安を抱かせてしまう懸念もあるでしょう。

受付スタッフがいることで、それらのリスクを払拭して事業を運営できるようになります。

来客対応があるバーチャルオフィスを選ぶ時のポイント5つ

来客対応があるバーチャルオフィスを選ぶ時に押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

来客対応をしてくれるバーチャルオフィスであっても、スタッフが常に対応できるわけではない、受付が分かりづらくてたどり着けないなど、「思っていた対応と違った!」というケースもあるため注意してみておきましょう!

1.受付のわかりやすさ

受付があるバーチャルオフィスであっても、どこが受付なのか分かりづらい設計になっている場合があります。

たとえばバーチャルオフィスの貸出事業を行う企業のなかには、バーチャルオフィスと全く異なる事業を同じ住所地で運営している場合があります。

そうするとバーチャルオフィス貸出事業の受付と他事業の受付が混同して、「どこがバーチャルオフィスの受付なのか分からない」状況に陥ってしまうのです。

受付が分かりづらいと、来訪者を困惑させてしまうので、バーチャルオフィス契約前に必ず住所地を訪れて確認するようにしましょう!

 

具体的な確認ポイントは、下記3つです。

  • ポストにバーチャルオフィス名が記載された表札がある
  • エレベーター内の表示にバーチャルオフィス名が記載されている
  • 入口にオフィス名、バーチャルオフィス名の掲示がある

まずは現地に訪れた自分が、迷わずバーチャルオフィスに辿り着けるのかどうかが大切です。来訪者になったつもりで行ってみましょう。

2.受付スタッフが常駐しているかどうか

受付があるバーチャルオフィスだとしても、受付に常にスタッフがいるのかどうかは重要なポイントです。

スタッフがいることで、来訪者個々のニーズに対応できるようになります。突然の来訪だったとしてもスタッフがいれば、バーチャルオフィスであることを丁寧に伝えてくれたり、来客の要件に対応してくれたりするので安心です。

またバーチャルオフィス備え付けの会議室を利用する場合、第三者の存在があることで安心感を得られるメリットもあります。たとえば無人の空間で自身と取引先のみで打ち合わせをする行為は、何かあったときに第三者の介入がむずかしいです。

自身も相手も、どちらも心理的に安心して業務を行うためには、第三者である受付スタッフの存在は大きいでしょう。

3.来客と直接コミュニケーションできる仕組みがあるか

来客と受付スタッフ間だけでなく、バーチャルオフィスを借りているあなたと来訪者が直接コミュニケーションを取れる仕組みがあるかどうかも大事なポイントです。

受付スタッフが対応してくれるとはいえ、来客のたびに連絡を取り次いでもらうとなると別料金が発生する場合もあり、コストが増大してしまいます。なぜなら、わたしたちがバーチャルオフィスを安く利用できるのは、運営側の維持コストが低いからこそ。運営側からすると、受付スタッフを配置して日々取次を行うことは費用面・オペレーション面ともに大きなコストになってしまうからです。

そのため受付システムなどを活用して、来客と直接コミュニケーションを取れる仕組みを導入しているバーチャルオフィスも、おすすめできます。

たとえばバーチャルオフィス1で導入している「タッチパネル式受付システム」では、来訪者が受付システムで事業者を検索し、直接電話をかけることができます。

突然の来訪であっても、事業者は自身が事前に登録しておいた電話番号に連絡が届くので、すぐに対応が可能です。ちなみに電話番号は非表示のため、来訪者に電話番号が伝わる心配はありません。

4.郵便物の受け取り、転送を行ってくれるか

事業を運営する限り、何かしら郵便物は届くはずです。その際に受付がない、またスタッフは定期的に巡回するのみだと、リアルタイムで郵便物を受け取ることができないため、タイムラグが発生して業務に支障をきたす可能性があります。

郵便物を受け取ってくれるのか、また受け取れない大型の荷物の場合は不在票対応をしてくれるのかなど、必ず詳細を確認するようにしましょう。

さらには郵便物を受け取ってくれるだけでなく、転送サービスがあるかどうかも重要です。わざわざ取りに行くと交通費や時間がかかってしまうので、転送を活用して事業に集中できる環境を整えることをおすすめします。

5.受付の全体的な雰囲気は良いか

選ぶ時のポイントで意外と重要なことが、受付の全体的な雰囲気です。

受付はいわば、あなたが運営する事業の「顔」となる存在の一つ。暗い雰囲気、活気のない雰囲気の受付だと来訪者は「この会社(または個人)を信頼して良いのかな……」と不安がらせてしまう可能性も大いに考えられます。

もしあなたが取引先のオフィスを訪れた際、人気がない薄暗い受付だったら、どんな風に感じるでしょうか?

良い印象を与えるバーチャルオフィスの受付の条件は、主に2点です。

  • 人の出入りや動きが見える
  • 清潔に整えられている

極端に人の出入りが少ない受付だと雰囲気が暗く、人によっては不信感を与えてしまいます。受付スタッフの存在はもちろん、活気があるかどうかもポイントです。またオシャレとはいわずとも、定期的に清掃された清潔感ある空間であることも重要でしょう。

受付の雰囲気はWebの情報だけでは分からないので、必ずバーチャルオフィスを契約する前に、現地を訪れて確認してくださいね。

仮にも、これからあなたの事業の「顔」となる場所の一つですから、気持ちよく事業を運営できる環境かどうか、目で見て判断するようにしましょう!

安心して来客対応を任せられるバーチャルオフィス

安心して来客対応をお任せできる、おすすめのバーチャルオフィスを2つ紹介します。

選定のポイントは、受付サービスの充実度です。くわえて各サービスごとの特徴も簡単に紹介するので、自身が運営する事業に合ったサービスを選べるように比較検討してみてください。

バーチャルオフィス1

バーチャルオフィス1』は、月額880円(税込)から利用できる格安のバーチャルオフィスサービスを提供しています。追加料金なしで法人登記も可能であるため、法人・個人事業主ともにコストを抑えながら事業を開始できます。

月額費用(最低料金) 月額880円(税込)〜
借りられる住所地 東京(渋谷)、広島(原爆ドーム前)
来客サービス 受付あり/スタッフ常駐(11:00〜16:00)/受付対応システムあり
その他サービス 法人登記可/郵便転送/郵便物の受取対応/会議室あり等

バーチャルオフィスには受付を設置。11:00〜16:00の間はスタッフが常駐しているため、急な来客にも対応可能です。また来客と直接コミュニケーションが取れる受付対応システムが導入されています。在宅にいながらも、来訪者とコミュニケーションを取れるので安心です。

さらに受付では受け取れない大型の荷物が届いた際には、直接システムより事業者に連絡するようお願いしているため、配達員と直接電話で「こちらの住所に再配送してください」と依頼することが可能です。タイムラグ少なく郵便物を受け取れる仕組みが整っています。

これらの受付サービスを追加料金なしで利用できるため、とにかくコストを抑えたい方は検討してみてください。

ナレッジソサエティ

『ナレッジソサエティ』は、東京都千代田区にある銀行所有ビルの住所を借りられるサービスを展開しています。2名用〜49名用までのさまざまな会議室や自由に使えるフリースペース、1日単位で借りられるワークスペース、パウダールームや動画スタジオなど、状況に合わせて活用できる種類豊富なスペースが揃っています。

月額費用(最低料金) 月額4,950円(税込)〜
借りられる住所地 東京都千代田区(九段下)
来客サービス 受付あり/スタッフ常駐(10:00〜20:00)/受付対応システムあり
その他サービス 法人登記可/郵便物転送/フリースペース・ワークスペース・会議室あり/電話転送等

バーチャルオフィスには有人受付を設置。10:00〜20:00の間、スタッフが常駐して来訪者の対応を行ってくれます。

タッチパネル式の受付対応システムを導入しているため、来訪者が受付システムから直接、事業者に連絡を取ることができます。ちなみに電話番号は非表示のため、セキュリティ上も安心)です。

チームメンバーや取引先など、あらゆる人とミーティングをする機会がある方は、その都度レンタルスペースを探す手間が省けるためおすすめできます。ぜひ検討してみてください。

まとめ

「オフィス」とは、実際のオフィスであれ、バーチャルオフィスであれ、事業の「顔」となる存在であることに違いはありません。

「運営する事業内容からして来客の心配はない」と思っている方も、バーチャルオフィスはあなたの事業の拠点地であり、顧客となる人々との出会いを生み出す場所の一つであることを忘れないでください。

明るく活気のある場所で来客対応をしてくれるバーチャルオフィスを選べば、きっと新しい出会いを逃さずキャッチできるはず。起業・開業時には、受付の重要性も意識しながら事業に励んでいってください。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

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