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バーチャルオフィスの入会審査は厳しい!

[投稿日]2022/10/31 / [最終更新日]2022/11/10

バーチャルオフィスの審査は厳しいです。しかし、しっかり準備できればある程度の確率で通過することができます。

今回は審査が厳しい背景や、審査体制的に避けたほうがいいオフィス、厳しい審査に通過するためのポイントなどを解説していきます。

バーチャルオフィスの審査は厳しい

バーチャルオフィスは、過去に利用企業の法人口座が犯罪目的で利用されたケースが多発した経緯があり、それ以来専用の法律も施行され、厳重な審査が行われています。

具体的には、「犯罪収益移転防止法」で定められた入会審査時点の厳重な本人確認をはじめ、事業内容の確認や、創業背景などの人物面まで総合的に審査しています。

参照: 犯罪収益移転防止法の解説、パブリックコメント|警視庁

でも、きちんと準備すれば大丈夫

たしかに審査は厳しいですが、きちんと事業内容を固めたうえで、必要な情報や資料を提供し、面談がある場合は誠実に対応すれば、それほど大きく不安を覚える必要はありません。

2章で具体的なポイントや留意点を解説しているので、よく読んで対策してみてください。

おまけ:こんな審査のオフィスは避けよう

バーチャルオフィスの審査体制を細かくわけると以下の6つです。結論①〜③の簡易審査を行っているバーチャルオフィスは、将来的なリスクが大きいので避けた方が無難です。

①審査不要
②書類審査のみ
③書類審査、電話による本人確認
④書類審査、郵便による本人確認
⑤書類審査、eKYCによる本人確認
⑥書類審査、対面で本人確認、定性審査

※前提として、犯罪収益移転防止法に対応するには、①②③では不十分です
※④の郵便は特定記録または簡易書留で本人確認必須のものであればOKです
※審査体制が信用できるバーチャルオフィスを選ぶなら、⑤⑥のいずれか

はじめてバーチャルオフィスを検討する方にとって、審査体制の比較はむずかしいと思います。

それでも④~⑥の審査のオフィスは安心でき、社会的な信頼や今後のバーチャルオフィスへの規制強化にも対応できるという点は、頭の片隅においていただけると良いと思います。

ちなみにバーチャルオフィス1は、⑤の審査を実施しており、eKYC(electronic Know Your Customer、電子本人確認)の導入で、犯罪収益移転防止法に準拠したオンライン申込を実施しています。

厳しい審査を通過するために押さえるべきポイント

審査自体は難しくありませんが、誰でも申し込めば通るわけではありません。

以下のポイントを丁寧に行いましょう。

  • もれなく・正しく・詳しく記入
  • 必要書類はすべて揃える
  • 過去の実績を共有する

それぞれ詳しく解説します。

1. 漏れなく・正しく・詳しく記入

申し込み書類は記入箇所・関連して用意する書類が多いですが、記入部分は具体的に、提出できるものはすべて提出しましょう。

理由は、審査の際に一番重要となるのが「どんな事業をしているか」という部分だからです。

具体的には申し込み時に以下のような項目の記入や関連書類の提出が求められます。

  • 会社名
  • 事業内容
  • 利用目的
  • 売上予測
  • 代表者の経歴

会社名の記入は注意する点がないため、そのほかの4項目について少し補足解説します。

事業内容

事業内容は、実際にどんなことをするのかを明確そして端的に伝えましょう。

・誰に対して行うか
・どんなサービスや商品を提供するか
・取引先はどんなところになるのか

これらの項目を文字だけではなく、視覚的に伝えやすくするために、自社ホームページの事業概要ページ、パンフレットなどを併せて提出するといいでしょう。

 

売上予測

下手に上振れさせようとせず、現状わかる範囲での見込み金額を記入しましょう。サービス対価が決まっている場合は、サービスページも一緒に提出すると、より説得力が増します。

 

利用目的

利用目的はバーチャルオフィスが何のために使われるかを知るために聞かれます。この目的が明確なほど、事業実態が分かりやすく、変なことに使われる心配がないため、バーチャルオフィス側は安心して住所を貸すことができます。

難しく考える必要はなく、開業に伴いホームページに掲載したい。など、素直に書くことが望ましいです。

 

代表者の経歴

まれに代表者のこれまでの経歴を書くことがあります。これは事業内容だけではなく、人として信頼できるかを見るためのものです。

とくに証明できる事業実績が少ない人は、人となりが分かるように丁寧に埋めましょう。

 

ポイント
これまで実績がある人は、クライアントとの取引実績を証明できるもの(業務委託契約書、請求書と入金明細のコピーなど)を提出すると信頼度が高まります。

これから事業に取り組む人は、準備中のウェブページだけで信頼を得ることは難しいので、日本政策金融公庫の創業融資を申し込む際に利用する事業計画書等を使って事業概要をまとめると良いでしょう。

※ちなみに、この時点で丁寧に書類を作成しておけば、法人口座をつくったり、融資を受けたりするときに役立ちます

 

2. 必要書類はすべてそろえる

必須書類とされているものは、基本的には審査材料になるので、すべてそろえて提出してください。ひとつでも欠けていると審査が不可能になります。

以下は申し込み時に求められる書類例です。バーチャルオフィスによって若干異なるので、申し込み前にきちんと確認しておきましょう。

個人、法人共通のもの
  • 申込書
  • 身分証明書 *1
  • 代表者の現住所が確認できる書類 *2
  • 口座振替用の口座情報、届印
  • ホームページのURL
法人のみ必要なもの
  • 法人登記簿謄本
  • 履歴事項全部証明書(3ヶ月以内)

*1 身分証明書…パスポート、マイナンバーカード(通知カードは不可)、住民票の写しなど。この中から2〜3点を提出するケースが多いです
*2 書類公共料金や税金等の請求書のコピー(3ヶ月以内)

 

メモ:追加情報を求められたら誠実に対応する

まれに、申し込み書類で判断がつかず、追加資料の提出などを求められる場合があります。その際は速やかに、誠実に対応してください。

3. 過去の実績を共有する

過去の実績は事業内容の補強に役立ちます。

ここで留意したいのが、制作物の出来をみているわけではなく、バーチャルオフィスを利用してどんなことを行うのかを見ているということです。

事業にまつわる実績であれば、会社員時代の実績でも問題ないですし、フリーランスとして活動していた場合はその時の取引実績や顧客からの声・写真、サービス提供風景などでも問題ありません。

 

メモ:もしもこれまで経験がない業種で起業する場合

正直に経験がないことは伝えつつ、起業前にも資格取得や勉強などある程度の活動はしているはずですから、その旨はしっかりアピールしてみてください。

その場合は、実績や売上がないことを理由に審査落ちしてしまうことは、あまり考えられません。

よくある質問

最後に、バーチャルオフィスの審査に関するよくある質問に解答します。

  • なぜ審査を受けなきゃいけないの?
  • 面談がある場合はどうすればいいの?
  • 万が一審査に落ちたら?

気になる項目をチェックしてみてください。

Q. なぜ審査を受けなきゃいけないの?

A. 審査があるのは、契約者全体の便益を守るためです。

バーチャルオフィスで借りられる住所は、すべての会員(個人事業主や法人)が共有する形で利用しています。

これは最悪のケースに言い換えると、その中の1社でも犯罪行為をおこなうと、その住所が汚される事態が起こり、会員全体にも不利益を生じさせる場合もあります。

だからこそ、バーチャルオフィスの運営者は、これらの事態を未然に防ぐ必要があり、審査を実施しているのです。

 

メモ:審査は厳しいほうがいい!

バーチャルオフィスのなかには、審査不要だったり甘かったりする場合がありますが、そのような場所に潜むリスクは計り知れません。

だからこそ、バーチャルオフィスを選ぶときは、審査が厳しい場所を推奨しています。

Q. 面談がある場合はどうすればいい?

A. 前提として事業内容と同じくらい利用者の人間性は見られています。あなたのビジネスの顧客と同じくらい丁寧に応対してください。

たとえば以下のような場面は、すべて審査対象になっています。言動には十分に気を配ってください。

  • 謙虚な姿勢、敬語を使う
  • 電話やメールへの丁寧な対応
  • 時間や期日を守る
  • 清潔感のある服装にする
  • 質問には具体性を持って返答する

もちろん、過剰にかしこまる必要はありませんが、少なくともバーチャルオフィスの運営者を対等なビジネスパートナーと思うことは大切です。

取引先に「契約してやる」という傲慢な態度で臨まれれば、誰しも嫌な気持ちになると思いますが、そういった感覚で臨むことだけはやめましょう。

Q. 万が一審査に落ちたら?

A. 基本的に一度審査に落ちてしまったバーチャルオフィスには再申し込みできませんが、これらの対策や修正をもう一度しっかりすれば、他のバーチャルオフィスは契約できる可能性があります。

審査に落ちた場合は、大きく①事業内容か②利用者本人の原因が考えられます。それぞれの原因について簡単に対策をお伝えします。

原因 対策
本人確認ができなかった
/起業目的があやふやだった
開示できる情報や根拠のある情報を増やす
例1.公的な身分証明証の他にも、SNSで実名活動していればプラスになるので、それも伝える
例2.起業目的は職務経験の延長線上にあるか確認、あるいは新しい領域で起業するならスクールや資格取得など学んだことを伝える
事業内容に具体性がなかった ホームページの内容を充実させることはもちろん、取引先と取引履歴、売上や販管費などの数値、取材/セミナー実績など、より具体的な状況がわかる+裏付けのある資料や説明をできるようにする
提出書類に不備があった 提出書類を前もってきちんと調査し、提出前にダブルチェックをする
審査中の一連の対応が気になった ビジネスマナーを守って、誠実に対応する
利用料を払ってもらえなさそうだと思われた

要するに人柄やビジネスが信用してもらえなかったということ
誠実に対応する、そのうえで1年分の前払いをする、または可能なオフィスで申し込む

心当たりのある項目があれば、参考にして対策してみてください。

まとめ

バーチャルオフィスの審査は厳しいです。しかし、事前準備をしっかり行うことで、ある程度の確率で通過することは可能です。

まずは事業内容をきちんと説明できるようにするところから、情報整理をしてみてください。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

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