バーチャルオフィス解約時の注意点｜必要な手続きを解説

何らかの事情でバーチャルオフィスを解約する場合、所定の解約手続きを済ませるだけでは不十分です。事業用の対外的なやり取りをするための住所として借りている以上、顧客への連絡が必要になるうえに、プロセスに問題があれば違約金や損害賠償を請求される可能性があります。

本記事では、バーチャルオフィス解約時の注意点と必要な手続きについて、具体例も交えつつ詳しく解説します。

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バーチャルオフィス解約の流れ

解約の流れについてはバーチャルオフィスによってさまざまですが、一般的なバーチャルオフィス解約の流れは以下のとおりです。

1. 解約申請を行う
2. 住所を利用していないことを証明する
3. 解約申請が承認される

「住所利用をしていないことを証明しないと解約申請自体ができない」というバーチャルオフィスもあれば、「解約日までに住所利用がされていない状態にすれば問題ない」というバーチャルオフィスもあります。大切なことは「住所が利用されていない状態にする」ということです。

そのほか、チラシや名刺などの印刷物に住所を使っていた場合、手元に残っているものは処分する必要があります。顧客にも早い段階で住所を変更する旨を伝えておきましょう。

バーチャルオフィスの解約条件とは

先述した通りバーチャルオフィスは、サービスの解約手続きをしただけでは解約にはなりません。細かい部分は運営会社によっても異なりますが、一般的にバーチャルオフィスの解約に伴って必要となる手続きとして、以下の点を詳しく解説します。

【必須事項】

• 閉鎖登記・移転登記(法人の場合)
• 住所表記の削除

【任意事項】

• 郵便物の送り先の変更
• 関係省庁への届出

【必須】閉鎖登記・移転登記(法人の場合)

会社をたたむ、もしくは他の会社と合併することに伴ってバーチャルオフィスを解約する場合、登記簿を閉鎖しなければなりません。ただし、このような理由でバーチャルオフィスを解約する場合、清算結了を証明する書類が必要です。書類を用意する手間も考えて、解約のタイミングを考えましょう。

一方、会社をたたむ、合併するのではなく、単にそのバーチャルオフィスを解約するに過ぎない場合は、移転登記をすることになります。つまり、登記簿に記載された本店所在地の住所を変更するための登記手続きが必要です。移転登記の場合は、登記後の登記簿の写しを提出する必要があるので、忘れずに手配しましょう。

バーチャルオフィスを利用する理由である「住所の使用」がされていないことを証明しないと、サービスを利用し続けていることになるので、登記を閉鎖・移転させることは必須の条件です。

【必須】住所表記の削除

Webサイトや名刺、チラシや封筒などの印刷物にバーチャルオフィスの住所を記載していた場合、その表記は削除する必要があります。解約後も残したままにしておくと、その住所を見た人が郵便物を送ってしまう可能性があるためです。

運営会社によっては解約日以降も表記が残ったままの状態だと不正利用とみなされ、罰金を請求されることがあります。

【任意】郵便物の送り先の変更

バーチャルオフィスの住所を郵便物の送り先として使っていた場合、解約に伴って変更する必要があります。バーチャルオフィスの解約日以降に届いた郵便物は受け取ってもらえず、送り主に返送されるのが一般的です。解約日より前に変更後の送り先を知らせるのが望ましいでしょう。

また、受け取り漏れが起きないよう、税金・社会保険関係書類や契約書などの重要な書類は、自宅など必ず受け取れる場所に送ってもらうよう伝えておくことが大切です。

【任意】関係省庁への届出

バーチャルオフィスを解約すると、事業用として使っている住所を変更することになるため、関係省庁への届出が必要です。税務署や都道府県税事務所などで、住所変更の手続きをしましょう。

また関係省庁ではありませんが、ソフトウエアなど事業用のサービスを使うにあたってバーチャルオフィスの住所を使っていた場合、その住所も変更する必要があります。

これらは必須の解約条件としては取り扱っていないバーチャルオフィスが多いですが、届出を行っておかないと事業上トラブルになりかねませんので注意が必要です。

バーチャルオフィス解約時の注意点

バーチャルオフィスの解約自体は所定の手続きを済ませれば終わりますが、他にも影響が及ぶ部分がある点に注意しなくてはいけません。ここでは、バーチャルオフィス解約時の注意点として、以下の5つを解説します。

• 解約の1～2ヶ月前には手続きが必要になる
• 会社休眠の場合でも移転登記が必要になる
• 違約金について事前に確認する
• 保証金の返金について事前に確認する
• 解約後の郵送物は宛先不明で送り主に返送される

解約の1～2ヶ月前には手続きが必要になる

バーチャルオフィスの運営会社によっても扱いに差はありますが、解約をする1～2ヶ月前にはその旨を伝え、手続きをしなくてはいけません。

たとえば、2024年7月末で解約しようと思ったら、2024年5月末日か6月末日までには手続きを始めておく必要があります。解約する時期が決まったら、早めに手続きの流れと締め日を調べ、スケジュールを立てて進めましょう。

会社休眠の場合でも移転登記が必要になる

会社を設立しているものの、まったく事業を営んでいない会社休眠の場合でも、移転登記は必要になります。法人の休眠は「法人を存続させたまま事業活動を停止している状態」であり、法人がなくなったわけではありません。

つまり会社を休眠させていても、バーチャルオフィスが提供する住所を使用し続けていることになるわけです。

つまりバーチャルオフィスを解約するなら、会社が休眠していることに関わらず、代わりの住所を用意しなければなりません。法人代表者の自宅にする、他のバーチャルオフィスや賃貸オフィスを手配するなど、具体策を決めておきましょう。

違約金について事前に確認する

バーチャルオフィスによっては、解約にあたって違約金が発生することがあります。特に散見されるのが「更新月以外での解約の場合、違約金が発生する」というパターンです。

時間的に余裕があるなら更新月まで待って解約したほうが良いですが、どうしても難しい場合は違約金がいくらかかるかを確認しましょう。

保証金の返金について事前に確認する

バーチャルオフィスを契約する際に保証金を払ったのであれば、解約にあたって返金があるかを確認してください。運営会社によっては、補填に利用したなど一定の理由がなければ、解約時に返還されます。

解約後の郵送物は宛先不明で送り主に返送される

解約後の郵便物は、宛先不明で送り主に返送されます。

顧客には新住所を早めに周知しておきましょう。また、税金や社会保険関連の書類などどうしても受け取る必要があるものは、送り先を自宅にするといった対策が必要です。

バーチャルオフィス1の解約条件

バーチャルオフィス1の場合の解約条件は以下のとおりです。書面上だけでなく、事実上借りた住所を一切使わない、使えない状態にすることが求められていると考えてください。

• 解約手続きは解約月の1ヶ月前までにマイページで行う
• Webサイトやその他に掲載されているバーチャルオフィスの住所は削除する
• バーチャルオフィスに郵便物が届かないようにする
• 法人の場合は登記を閉鎖、または移転させる（休眠会社であっても本店所在地の変更等による移転が必要）

バーチャルオフィス解約のよくある質問

ここまで取り上げた内容以外にも、バーチャルオフィス解約にあたってはよくわからない部分が出てくるはずです。疑問に思う人が多そうな以下のポイントを、「よくある質問」形式で解説します。

• 解約に費用はかかりますか？
• 解約時期は何日前までですか？
• 解約ではなく、違う拠点に移転することはできますか？
• 返金は可能ですか？
• 途中解約はできますか？

解約に費用はかかりますか？

バーチャルオフィスの解約にあたって費用が発生するかどうかは、運営会社によって扱いの分かれるところです。「契約期間が1年未満」「更新月以外」など、特定の条件に当てはまる場合のみ違約金がかかる場合もあるので、運営会社に細かい扱いを確認しましょう。

なお、バーチャルオフィス1では解約にあたっての費用はありませんが、最終月の郵送費用を翌月末に請求させていただきます。

解約時期は何日前までですか？

具体的な解約期間はバーチャルオフィスの運営会社によって異なるので、利用規約を確認するか、問い合わせて調べておきましょう。一般的には1～2ヶ月前までに解約申請を済ませるよう指示されることが多くなっています。

なお、当社バーチャルオフィス1では、前月末までの解約申請をお願いしております。たとえば、2024年8月末をもって解約する場合、2024年7月末までに手続きを済ませていただくことが必要です。申請がなかった場合は自動更新となりますのでご注意ください。

解約ではなく、違う拠点に移転することはできますか？

複数拠点を持つバーチャルオフィスの場合、拠点間での移転ができるかどうかは運営会社によって扱いが異なります。移転に対応しているケースもあれば、現時点での所属店での契約を終了したうえで、移転先として希望する所属店との契約を新たに結ぶケースもあるので事前に確認しましょう。

なお、当社バーチャルオフィス1の場合、所属店を変更したい場合は現時点での所属店（例：東京店）での契約を終了したうえで、移転先となる所属店（例：広島店）と新たに契約していただくことになります。詳しい手続きの流れはお問い合せください。

返金は可能ですか？

バーチャルオフィスの利用料金に関しては、一年払いなどまとまって払った後に解約する場合でも、返金は行わないとしている運営会社がほとんどです。当社バーチャルオフィス1でも一度お支払いいただいた利用料金の返金対応はいたしかねますのでご了承ください。

途中解約はできますか？

バーチャルオフィスの途中解約自体はどこの運営会社でも可能です。しかし「更新月以外での解約の場合は違約金が発生する」「次回の更新月をもって解約となる」など、条件を付けているケースがあります。また、途中解約に伴い、それまでに支払った料金は返金されないことがほとんどです。

なお、当社バーチャルオフィス1でも途中解約は可能ですが、お支払いいただいた料金の返金対応はいたしかねますのでご了承ください。

まとめ

バーチャルオフィスの解約は、サービスの手続きを済ませるだけでは不十分です。「事実上、その住所を一切使えなくなる状態にすること」が求められます。

また、すぐに解約できるわけではなく、解約の申請をしてから1～2ヶ月間はかかることがほとんどです。そのため解約したい時期に合わせて、手続きを進める必要が出てきます。ただし、解約自体は自由にできます。あまり心配し過ぎず、ひとつずつ着実に手続きを進めていきましょう。