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バーチャルオフィスの郵便物(宅配便)転送サービスについて徹底解説

[投稿日]2022/12/29 / [最終更新日]2022/12/28

ビジネス用の住所を借りられるバーチャルオフィス。賃貸オフィスを契約するよりも、格安で住所を借りられる便利なサービスです。しかしそんなバーチャルオフィスで、「届いた郵便物はどうなるの?」と疑問に思う方は多いのではないでしょうか。

今回は、バーチャルオフィスの郵便物(宅配便)転送サービスについて、詳しく解説します。最後に押さえておきたい郵便物サービスのチェックリストをまとめているので、ぜひ参考にしてくださいね。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは

バーチャルオフィス宛てに届いた郵便物は、指定した住所(自宅など)に転送してもらえる場合がほとんどです。しかし、バーチャルオフィス事業者によって、サービス内容が大幅に異なります。

たとえば、基本料金の範囲内で郵便物の受取は可能で、転送には別途費用が必要な場合。あるいは週1回の郵便物転送サービスがあるものの、オフィスでの受取が一切できない場合などがあります。

郵便物転送サービスは、オプションで別途費用がかかることが多いものです。オプションをどんどん利用してしまうと、費用を抑えるためにバーチャルオフィスを選んだにもかかわらず、高額になってしまう可能性があります。バーチャルオフィスを選ぶ際は、慎重にサービス内容を検討しましょう。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの概要

チェックポイントを確認する前に、郵便物転送サービスの概要について把握しておきましょう。一般的にどのようなことをしてもらえるのかを把握することで、契約して後悔してしまうことを防げます。以下では、バーチャルオフィス1の郵便物転送サービスの流れを紹介します。

1.バーチャルオフィスが郵便物を受け取る

はじめに、バーチャルオフィス側でユーザー宛ての郵便物を受け取ります。受取可能なのは、以下の3つです。

【受取可能な郵便物】

普通郵便
宅配便
簡易書留

ただし、バーチャルオフィスでは受け取れない郵便物があります。弊社バーチャルオフィス1で受け取れない郵便物は以下のとおりです。

【受け取れない郵便物】

現金書留、内容証明、本人限定受取郵便
裁判所等から送達された公的または法的な書類、その他の重要書類
壊れ物、貴重品(現金、有価証券、美術品、宝石、貴金属類、印章、通帳、個人名義のキャッシュカード、クレジットカード等を含む)
※当社住所にて法人登記された法人宛てのキャッシュカード、クレジットカードは除く
生もの、冷蔵・冷凍が必要なもの
生き物、湿気、臭気を発する物品、その他不潔な物品
危険物(銃器、刀剣類等法令に違反する物品、揮発性・発火性を有する物品・薬物等を含む)、違法な薬物・薬品
代金引換によるもの、着払いのもの
3辺の合計が120cmを超えるもの
一度に多量の郵便物、小包等
前各号のほか、法令に違反するもの、および当社が適当でないと判断したもの

バーチャルオフィス1では、受け取れない郵便物が届いた場合、不在票をLINEで送付いたします。受け取れなかったからといって放置するわけではないので、安心してサービスを利用することが可能です。

2.郵便物の到着をユーザーに連絡する

届いた郵便物を写真に撮り、ユーザーへLINEで送付します。ユーザーは何が届いたのかを画像で確認することが可能です。本人限定郵便などの受け取れない郵便物が届いた場合は、ユーザーへ届いた旨を連絡します。

3.バーチャルオフィスが郵便物を保管する

郵便物を転送するまで、バーチャルオフィス側で保管します。転送をせず、オフィス窓口で引取を選択するユーザーに対しては、郵便物を引き取るまでバーチャルオフィスが保管します。

4.郵便物をユーザーに転送する

最後に、各ユーザー宛てに郵便物を転送します。オフィス窓口での引取を選択した場合は、バーチャルオフィスに常駐しているスタッフが直接ユーザーに郵便物を渡します。

郵便物転送サービスのチェックポイント9つ

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは複雑で、何を基準に選べばいいのかわかりづらいですよね。以下では、郵便物転送サービスを比較する際に役立つ、チェックポイントを紹介します。

①そもそも郵便物を受け取ってもらえるのか

はじめにチェックしておきたいのは、そもそも郵便物を受け取ってもらえるのか、という点です。いくら基本料金が安くても、郵便物を受け取ってもらえないとビジネスで利用する住所として借りる意味がありません。

しかし格安・激安のバーチャルオフィスでは、郵便物の受取を一切行わない場合があります。価格が安いという点だけに目を奪われないようにしましょう。

郵便物受取を行わないプランの場合、郵便物は送り主に返送されるか、バーチャルオフィスで破棄されてしまいます。「自分には郵便物は届かないから大丈夫」と思っていても、意外に郵便物は届くものです。届いた郵便物が返送されたり破棄されたりすると、送り主に対して不信感が出るので、ビジネス上マイナスになってしまうでしょう。郵便物は届かないと安易に決めつけることは危険です。

バーチャルオフィスで郵便物を受け取ってもらえるのか、事前にしっかりと確認しておきましょう。

②郵便物を転送してもらえるのか

郵便物を受け取ってもらえても、転送サービス自体がない場合があります。この場合、オフィスの窓口までわざわざ取りに行かなければなりません。

一定の期間が経ったら郵便物を破棄してしまうバーチャルオフィスもあるので、転送サービスがあるのか事前にチェックしておきましょう。

③到着した郵便物の確認は可能か

バーチャルオフィス事業者によっては、郵便物が届いたことを知らせてくれるサービスがあります。欲しい郵便物が届いているか知りたい場合は、通知サービスがあるバーチャルオフィスを選びましょう。

多店舗展開をしている大規模なバーチャルオフィスでは会員サイトで郵便物を確認できたり、メールで通知がきたりなど、方法はさまざまです。一方で、問い合わせを一切受け付けない無人営業のバーチャルオフィスもあるので、注意しましょう。

ただし、メールの場合は迷惑フォルダに分類されてしまい、通知に気付かないかもしれません。LINEなどの媒体を利用して通知してもらえるバーチャルオフィスや、問い合わせをしたら応じてくれるバーチャルオフィスだと安心です。

④郵便物転送の頻度はどのくらいか

郵便物を転送してもらえる頻度も押さえておきたいポイントのひとつ。基本料金内で対応してもらえる頻度はもちろん、柔軟に対応してもらえるかどうかを重視しましょう。

安価なバーチャルオフィスだと、郵便の転送は月に1回という場合もあります。最低でも週1回の郵便物転送サービスを提供しているバーチャルオフィスがおすすめです。

➄オフィス窓口での郵便物受取は可能か

郵便物がすぐに欲しい場合、オフィス窓口で郵便物受取ができるバーチャルオフィスを選びましょう。

コスト削減で無人営業を採用しているバーチャルオフィスの場合、オフィス窓口での郵便物受取は不可です。「近くまで寄ったからバーチャルオフィスで荷物を受け取ろう」ということができません。

また、多店舗展開しているバーチャルオフィスでは、別の作業場で郵便物の管理をしており、契約している店舗では受け取れないというケースがあります。事前にオフィス窓口で郵便物が受け取れるかを確認することは大切です。

⑥簡易書留の受取は可能か

書留は、宛先住所に郵便配達員が訪れ、受取人がサインや印鑑をしてはじめて手渡しできる郵便物です。簡易書留などの代理サインで受け取れる郵便物の場合、バーチャルオフィスで受け取ってもらえることがあります。

書留の郵便物は、サインをして受け取らなければずっと不在票が届くだけです。無人営業のバーチャルオフィスだと受取はできないので、簡易書留の受取が可能なバーチャルオフィスを選びましょう。

⑦本人限定郵便の取り扱いはどうなっているか

本人限定郵便は、郵便物に記載された名前の1名に限り、受け取れる郵便物です。バーチャルオフィスに届いた場合、代理サインでは受け取れません。

そのため、バーチャルオフィス側では不在票をユーザーに通知したり、日にち指定でユーザー自身に受け取ってもらったりといった対応が必要です。

バーチャルオフィスにタブレット型の受付システム(来館者とユーザーが直接電話連絡ができる端末)があれば、宅配業者と直接連絡できます。臨機応変に対応できるよう、あらかじめそのようなサービスがあるバーチャルオフィスを選んでおくと安心です。

⑧DMを破棄してもらえるかどうか

バーチャルオフィスに届く郵便物は、当然DMが含まれています。DMをすべて転送してもらうとその分重くなり、郵送代が高くなってしまいます。また、手元に届いた郵便物を自分で仕分ける作業をしなくてはなりません。そのような手間を省いてもらえるサービスが、DM破棄サービスです。

バーチャルオフィス側で明らかにDMだと判断できるものは破棄し、ユーザーに必要な郵便物のみを転送します。ユーザーにとっては郵送代が安くなり、自分で仕分ける作業が減るといったメリットが多いサービスです。このようなDM破棄サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。

⑨上記のケースでかかる費用はどうなるのか

最後に、上記で述べたポイントについて対応をしてもらえるのか、基本料金内に含まれておらず、追加で料金が請求されるのかという点の確認が必要です。

【郵便物転送サービスにかかる手数料の例】
受取手数料
代理サイン料
通知費用
保管料
引取手数料
転送作業料
郵送代

たとえば格安バーチャルオフィスの場合、基本料金は非常に格安でも、転送作業料、受取手数料(代理サインの手数料)、郵便物の到着通知費用、保管料、郵便物の引取手数料などの費用が発生する場合があります。

また多くの場合、郵便物転送にかかる郵送費用はユーザー負担ですが、なかには基本料金に含まれているケースがあります。しかし、一定の大きさ以上は料金が発生することもあるため注意が必要です。

さまざまなケースで料金が設定されていると、安い基本料金とは比較にならないほど郵便物関係の費用がチャージされ、毎月の利用料金が跳ね上がってしまう可能性があります。郵便物転送サービスについてどのくらい費用がかかるのかがしっかり明記されていて、ビジネスの状況に合ったバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

【契約前に】郵便物転送サービスの内容と料金を確認しよう

各バーチャルオフィスによって内容が異なる、複雑な郵便物転送サービス。検討するうえで最も大切なのは、上述した郵便物転送サービス内容が基本料金内なのか、そもそも含まれていないのか、オプション料金として加算されるのかを確認することです。契約前にしっかりとチェックしておきましょう。

【郵便物転送サービスのチェックポイント9つ】
①そもそも郵便物を受け取ってもらえるのか
②郵便物を転送してもらえるのか
③到着した郵便物の確認は可能か
④郵便物転送の頻度はどのくらいか
➄オフィス窓口での郵便物引取は可能か
⑥簡易書留の受取は可能か
⑦本人限定郵便の取り扱いはどうなっているか
⑧DMを破棄してもらえるかどうか
⑨上記のケースでかかる費用はどうなるのか

バーチャルオフィス1で利用できる郵便物転送サービス

バーチャルオフィス1では、基本料金880円内で利用できる郵便物転送サービスを多く提供しています。バーチャルオフィスの例として、ぜひ参考にしてくださいね。

【バーチャルオフィス1の郵便物転送サービス】

料金 サービス内容
基本料金内

週1回転送サービス
【別途郵便転送費用が必要】
50gまで:150円
100gまで:200円
150gまで:300円
250gまで:400円
500gまで:500円
500g以上は:宅急便

基本料金内

LINEで到着状況の案内
※当社がDMと判断したものについては案内を行いません。

基本料金内 簡易書留などの代理サイン
基本料金内 来館による郵便受取が可能
【受取時間】
バーチャルオフィス1渋谷店 11時~16時
バーチャルオフィス1広島店 11時~16時
基本料金内 スポット転送
年払い月額2,640円 24時間(時間外)郵便受取が可能
【受取時間】
バーチャルオフィス1渋谷店 24時間
バーチャルオフィス1広島店 7時~21時
※専用ポストなので数に限りがあります。

※価格は税込

まとめ

郵便物転送サービスは、各バーチャルオフィス事業者によってサービス内容が大幅に異なります。まずは郵便物転送サービスの料金システムを理解し、どの部分に費用がかかるのかを把握しましょう。

そのうえで、以下のポイント9つをチェックすれば、後悔することなく自分に合ったバーチャルオフィスが選べるはずです。

【郵便物転送サービスのチェックポイント9つ】
①そもそも郵便物を受け取ってもらえるのか
②郵便物を転送してもらえるのか
③到着した郵便物の確認は可能か
④郵便物転送の頻度はどのくらいか
➄オフィス窓口での郵便物引取は可能か
⑥簡易書留の受取は可能か
⑦本人限定郵便の取り扱いはどうなっているか
⑧DMを破棄してもらえるかどうか
⑨上記のケースでかかる費用はどうなるのか

ぜひ本記事を参考にして、バーチャルオフィスを選んでみてくださいね。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

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