バーチャルオフィスの電話(FAX)サービスとは|選び方と比較ポイントを解説

[投稿日]2024年05月24日

バーチャルオフィスの電話(FAX)サービスとは|選び方と比較ポイントを解説

バーチャルオフィスでは事業用の住所を貸すだけでなく、ビジネスに役立つさまざまなサービスを提供しています。多くのバーチャルオフィスで提供されているのが、電話に関連するサービスです。

電話関連サービスを上手に活用できれば、事業の発展、効率化において非常に役に立つでしょう。そこで本記事では、電話(FAX)サービスの選び方と比較ポイントについて解説します。

バーチャルオフィスの電話サービスとは

バーチャルオフィスによって、どのような電話関連サービスが提供されているかはさまざまです。ここでは、一般的なバーチャルオフィスで提供されている電話関連のサービスとして、以下の4つを解説します。

  • 電話転送サービス
  • 電話秘書代行サービス
  • クラウドPBX
  • インターネットFAX

電話転送サービス

電話転送サービスとは、かかってきた電話を他の番号に転送してくれるサービスのことです。代表的なものはNTTが提供する「ボイスワープ」というサービスがありますが、他にもさまざまな会社が同様のサービスを提供しています。

自分の代わりに電話を受けてくれるサービス

後述する電話秘書代行サービスとは異なり、オペレーターが間に入ることはありません。あらかじめ設定した条件に従い、自動的に電話が転送されると考えましょう。

電話転送サービスについて詳しくはこちら▼

電話秘書代行サービス

電話秘書代行サービスとは、簡単にいうと自分の代わりに電話を受けてくれるサービスのことです。基本的な流れは以下のようになっています。

  1. 自社が公開した電話番号に電話をかけるとオペレーターが対応してくれる
  2. 報告があったら自身でかけなおすなどの対応を済ませる

ただし、運営会社によっては必要な設定を済ませたうえで、自分の電話番号を使うパターンもあるので、事前に確認しましょう。この場合、電話がかかってきたら転送サービスを使って電話代行サービスのオペレーターに取り次ぐことになります。

電話秘書代行サービスのより詳しい解説は、こちらの記事も参考にしてください。

詳しくはこちら▼

クラウドPBX

クラウドPBXとは、インターネットを通じて電話機能を利用できるサービスのことです。PBXとは英語の「Private Branch eXchange」の略で、日本語では「構内交換機」といいます。

昔は物理的な交換機をオフィス内に設置し、固定電話や複合機をつなぐことで、内線・外線電話やFAXを使えるようにしていました。しかし、現在はクラウド、つまりインターネット上に設置し、そこを通じて内線・外線電話やFAXを使えるようにした「クラウドPBX」が主流になりつつあります。

クラウドPBXを使えば、特定のアプリをインストールするなど所定の操作を済ませることで、所定の固定電話番号にかかってきた電話を自分の携帯電話で受けることが可能です。電話転送サービスと同じように使えるので、バーチャルオフィスによっては提携しているクラウドPBXを電話サービスとして紹介していることがあります。

インターネットFAX

インターネットFAXとは、インターネットを使ってFAXを送受信するシステムのことです。パソコンやスマートフォンを用いたFAXの送受信ができます。メールにデータを添付し、相手のFAX番号やインターネットFAXのドメイン名設定などの必要な操作をして、FAXを送信します。一方、受信するときは指定されたメールアドレスに届いたデータを確認し、印刷するかどうかを決めることが可能です。

またインターネットFAXとは異なりますが、バーチャルオフィスによっては、オフィスにあるFAXを使って受信し、会員にPDF等で知らせるという共用FAXサービスを導入している場合があります。

バーチャルオフィス1の電話サービス

バーチャルオフィス1

当社バーチャルオフィス1では、クラウドPBX「クラコール」を連携サービスとしてご利用いただけます。クラコールでは東京03番号、もしくは050番号が取得できるうえに、毎月980円からのプランを提供しています。保留・ブラインド転送・保留転送や自動音声アナウンスなど、ビジネスホンに必要な基本的機能を一通りご利用いただくことが可能です。

詳しい説明は以下のURLからご覧ください。

電話サービスの選び方・比較ポイント11選

  1. 【電話転送】電話サービスの料金はどのくらいか
  2. 【電話転送・電話秘書代行】東京03の電話番号が使えるか
  3. 【電話転送】機能はどうなっているか
  4. 【電話転送】設定や変更は容易にできるか
  5. 【電話転送】サービスはすぐに使い始められるか
  6. 【電話秘書代行】料金はどのくらいか
  7. 【電話秘書代行】対応の質はどうか
  8. 【電話秘書代行】口コミはどうか
  9. 【電話秘書代行】対応時間はどのくらいか
  10. 【電話秘書代行】取次方法はどうなっているか
  11. 【FAX】提供される番号は個別か?共用か?

①【電話転送】電話サービスの料金はどのくらいか

電話転送サービスを選ぶ際に、料金は重要な要素です。利用料金は月数千円~数万円程度と運営会社によって差があり、通話料は1分〇〇円という料金体系が多くなっています。

追加するオプション機能や想定している受電数によって料金が異なるので、自社の状況にあったサービスを選ぶことが大切です。

②【電話転送・電話秘書代行】東京03の電話番号が使えるか

電話転送や電話秘書代行を使う場合は、東京03の電話番号が使えるかも確認しましょう。ただし、前提として同じ区画に事業拠点(仕事場や作業スペース)がないと03番号は使えません。

たとえば、東京都渋谷区にあるバーチャルオフィスを借りている人が、電話転送や電話秘書代行サービスを東京03番号で使う場合、仕事場や作業スペースも同じ区画になくてはいけません。自宅の一部を仕事場や作業スペースにしている場合、自宅が東京都板橋区など東京03番号の区画内であれば特に問題ないでしょう。

ただし、東京都でも八王子市(042)など03以外の市外局番が割り当てられている場所だったり、埼玉県・千葉県・神奈川県など東京都ではない場所だったりする場合は、東京03番号を使えません。

また、クラウドPBXサービスを使う場合、割り当てられる電話番号が050番号のみというケースもあります。どうしても東京03番号を使いたい場合は、契約前に確認しましょう。

バーチャルオフィスの東京03番号の取り扱いについて詳しくはこちら▼

③【電話転送】機能はどうなっているか

電話転送サービスを選ぶ際は、機能にも着目しましょう。具体的にどのような機能が提供されているかは運営会社によっても異なりますが、搭載されている機能の例を紹介します。

無条件転送転送元の番号に電話が着信したら、ベルを鳴らさずに直接他の番号に転送する
保留転送一度通話を保留状態にしたうえで他の番号に転送する
無応答転送一度転送元のベルを鳴らし、その後で他の番号に転送する
通話中転送通話中に別の番号から着信があったら、事前に指定した番号に転送する
発信元条件転送発信元の情報を判別し、事前に指定した番号に転送する
圏外転送転送先の電話番号が電源オフ、エリア外などの理由により端末が認証できない状態になっている場合、事前にしていした番号に転送する
時間帯別転送「深夜23時以降はこの番号」といったように、時間帯別に転送先の電話番号を振り分ける
選択転送着信した電話を転送元の操作で選択し他の番号に転送する

④【電話転送】設定や変更は容易にできるか

設定や変更が容易にできるかも、電話転送サービスを選ぶうえでは非常に重要な要素です。手順が複雑だったり、運営会社への連絡が都度必要だったりした場合、使い勝手が良いとは到底言えません。

料金が安かったとしても使い勝手が悪いと満足度は低くなってしまいます。本格的に契約を結ぶ前に、無料トライアルなどを利用して、問題なく設定・変更ができるかを確認しておきましょう。

⑤【電話転送】サービスはすぐに使い始められるか

電話転送サービスを検討する場合、すぐに使い始められるかも重要な要素になります。使い始められる時期が早ければ早いほど、顧客との電話を通じた接触のチャンスが増え、仕事の機会の増加にもつなげられるためです。

具体的に使い始められる時期は、利用する事業者や依頼する時期によっても異なりますが、数時間~5営業日以内であることがほとんどです。各事業者のWebサイトを見たり、個別に問い合わせをしたりしたうえで、いつから使い始められるかを確認しておきましょう。

⑥【電話秘書代行】料金はどのくらいか

電話秘書代行サービスを選ぶ際は、料金も重要な要素になるので、以下の3点を中心に詳しく調べましょう。

  • 基本料金で受けてもらえる数
  • 従量課金の単価
  • 営業電話のカウント除外の有無

ただし、安さだけで選ぶのは、自分が思ってもいない対応をされる可能性があるという点であまりおすすめできません。

電話は顧客とのつながりを作る場でもある以上、安さだけでなく「自分が望む対応をしてくれるか」も重視したいところなので、その点を踏まえて適したプランの提案や見積もりをしてもらうのが望ましいです。できれば2~3社から見積もりを取ったうえで、どこに頼むかを決めましょう。

⑦【電話秘書代行】対応の質はどうか

電話秘書代行サービスを使う場合は、オペレーターの対応の質もしっかりとチェックしましょう。電話は顧客との接点にもなる部分です。オペレーターの対応の質に問題があると、自社の評判も落としかねません。オペレーターの対応次第では、顧客から取引の中止を持ち掛けられるなど、深刻なトラブルに発展する恐れもあります。

具体的には以下の点を見据えてチェックしてください。

  • 電話に対し、どこまできめ細かく対応してくれるか
  • 道順案内、スケジュールの把握、基本的なサービス・商品の案内など任せたい範囲の業務に対応できるか

ただし、実際に使ってみないとわからない部分もあります。契約する前に、無料トライアルなどを通じて品質に問題がないか確認しましょう。

⑧【電話秘書代行】口コミはどうか

対応の質とも関係しますが、電話秘書代行サービスを使う場合は口コミも確認しましょう。

口コミには個人の主観も入るのですべてを鵜呑みにする必要はありませんが、あまりにネガティブな口コミばかりなら、そのサービスは使わないほうが無難です。周囲に電話秘書代行サービスを使っている人がいるなら、そのサービスについての印象を聞いてみましょう。

⑨【電話秘書代行】対応時間はどのくらいか

電話秘書代行サービスを選ぶ際は、対応時間がどのくらいかも比較ポイントのひとつです。平日の昼間など、一般的な営業時間での対応のみを求めるのであれば気にする必要はありません。しかし土日祝日や深夜など、一般的な営業時間ではない時間帯での対応を望む場合は、特に注意が必要です。

まず対応自体が可能か、対応してくれる場合でも常時引き受けてくれるのか、スポット対応としての扱いになるのかなど、事前に確認しておきましょう。なお、土日祝日や深夜などの対応を頼んだ場合、あまりに料金が高くなるようなら、件数次第ではあるものの「土日祝日および深夜の電話対応は一切行わない」という扱いで営業時間を統一することも選択肢のひとつです。

⑩【電話秘書代行】取次方法はどうなっているか

かかってきた電話をどのように取り次いでくれるのか、その方法についても確認しましょう。パターンを大別すると「一度通話を切って折り返す」か「一度保留にして携帯電話に転送する」の2つが考えられます。

自分が希望するパターンはどちらにあたるか、曜日や時間帯によってパターンを変更できるかも確認しておくと安心です。

⑪【FAX】提供される番号は個別か?共用か?

FAXを使いたい場合、提供される番号が個別のものか、他の利用者との共用になるのかを確認しておきましょう。

共用の番号であることのメリットは、個別の番号の場合に比べると料金が安いことです。ただし、送り主が送付状を付けなかったり、宛名を書かなかったりしたなどした場合、誰宛のものかわからず届かない可能性があります。

メールでの対応が難しいなど、やむを得ない場合にだけFAXでの対応をすることを伝えるとともに、送ってもらう際は送付状で宛名がはっきりとわかるようにしてもらうなど、共用の番号である場合は注意を払いましょう。

まとめ

ビジネスにおいて、電話は顧客との接点として重要な役割を担う以上、一定水準以上の対応品質を保つことを目指すべきです。当然、電話サービスも「自分が望む品質のサービスを提供してくれるか」を基準に選ぶ必要があります。

本記事で紹介したこと以外にも、気になる点があれば積極的に調べて、疑問や悩みがない状態でサービスの利用を開始しましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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