バーチャルオフィスのサービス内容は?選び方・比較ポイント10選

[投稿日]2024年04月15日 / [最終更新日]2024年05月13日

バーチャルオフィスのサービス内容は?選び方・比較ポイント10選

働き方が多様化する近年、バーチャルオフィスを利用する人が増加しています。しかし、バーチャルオフィスとはどのようなサービスなのか、よくわからない方は多いのではないでしょうか。

本記事では、バーチャルオフィスの概念からバーチャルオフィスのサービス内容、最適なバーチャルオフィスの選び方まで徹底解説します。バーチャルオフィスの契約を検討している方、サービス内容を把握したい方はぜひご覧ください。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは
事業をするために住所を借りたい個人・法人に、住所を貸し出すサービス

バーチャルオフィスとは、事業をするために住所を借りたい個人・法人に、住所を貸し出すサービスのことを指します。基本的には住所を貸すことが主なサービスですが、届いた郵便物の受け取り・転送や法人登記なども可能です。

個人・法人が事業を始めるとき、事業所の住所をさまざまな場所に記載しなければなりません。しかし自宅の住所を記載すると、情報が流出したり最悪の場合は犯罪に巻き込まれたりなどの住所を利用したトラブルが発生する可能性があります。バーチャルオフィスの住所を利用することで、自宅の住所を公開することなく事業を始められる点が利点です。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスでは、事業を始める人や、すでに事業をしている人を支援するサービスが備わっています。

  • 住所の貸し出し(住民登録などは使用不可)
  • 法人登記(別途料金が発生するバーチャルオフィスもある)
  • 郵便物の受け取り・転送
  • 固定電話番号の貸し出し
  • 電話秘書代行サービス
  • 貸会議室の提供
  • 受付サービス(無人のバーチャルオフィスもある)
  • 起業支援サービス(法人登記の代行、司法書士・税理士の紹介など)

ただし、バーチャルオフィスによって提供しているサービス内容や料金は異なります。バーチャルオフィスを検討する際には、必要なサービスが基本料金内に含まれているか確認しましょう。

バーチャルオフィス1のサービス

バーチャルオフィス1

バーチャルオフィス1では、多くの事業家が必要とするサービスを月額880円+郵送費用で提供しています。

  • 住所利用&法人登記(東京・広島のビジネス一等地の住所を貸し出し)
  • 来客対応システム(急な来客でも直接コミュニケーションが取れるタブレット型の受付システムを用意)
  • 月4回の郵便物転送(別途郵送費用)
  • DM破棄オプション
  • 郵便物のLINE通知
  • 郵便物の店舗引き取り
  • 簡易書留の受領(代理サインが可能)

また、追加料金を支払うことで以下のサービスを利用できます。

  • スポット転送(郵送費用+550円で郵便物を即日発送)
  • 24時間郵便物受取ポスト(渋谷店のみ)
  • 時間外郵便物受取ポスト(広島店のみ)
  • 会議室の貸出

コストを抑えつつ、事業に必要なサービスを使いたい事業家にとって、バーチャルオフィス1は最適な選択肢のひとつといえるでしょう。

バーチャルオフィス1のサービス内容を詳しく知りたい方はこちら▼

https://virtualoffice1.jp

バーチャルオフィスの選び方・比較ポイント10選

バーチャルオフィスの選び方・比較ポイント10選

バーチャルオフィスは運営会社によってサービス・料金が異なります。ここでは、バーチャルオフィスを選ぶときの比較ポイントを10選紹介します。

①サービス内容が満足できるか

自分が必要としているサービスがすべて含まれているかを確認しましょう。

必要なサービスが含まれていない場合、オプションを付けて追加料金を支払わなければなりません。たとえば、住所のみ貸し出すプランを契約してしまった場合、郵便物関連のサービスが一切受けられません。郵便物が頻繁に送り主のところに戻ると、送り主は不信感を持ってしまうため、郵便物サービスは必要なサービスです。

また、余分なサービスが含まれているプランも注意が必要です。すでにプランのなかに含まれているサービスは外せないため、余分に費用がかかってしまいます。たとえば、自宅で仕事をすることが多い事業者にとって、コワーキングスペースの無料利用サービスはあまり必要ではありません。

事前にどのようなサービスが利用できるのか、しっかりとチェックしておきましょう。

②起業に関するサポートサービスは豊富か

起業時に負担となる経理作業や法人設立をサポートするサービスが提供されているかも重要なポイントです。経理作業や法人設立時の法人登記は、膨大な時間がかかります。経理作業や法人登記の代行サービスを提供しているバーチャルオフィスを契約していれば、その分本業に集中できるでしょう。

バーチャルオフィス1では、経理作業・法人登記を補助する専門家の紹介や銀行口座の提携など、起業後のサポートも万全です。

【バーチャルオフィス1の連携サービス】

  • 司法書士の紹介
  • 税理士の紹介
  • GMOあおぞらネット銀行
  • 電話転送(03・050取得可能)
  • Kurumi(HP制作、運用)
  • GVA法人登記(インターネット上で登記変更)
  • CashEngine(副業起業スクール)

③解約条件はどうなっているか

バーチャルオフィスによって解約条件は異なります。解約条件を確認せずに入会した場合、解約時に運営会社との認識が異なり、トラブルや違約金が発生する可能性があります。

解約条件としてよくあるのは、「バーチャルオフィスの住所をすべて削除すること」「郵便物の送り先を変更すること」などです。また、解約手続きも1〜3ヶ月前と、バーチャルオフィスによって異なります。

バーチャルオフィス1は解約条件を3つ設定しています。

  • Webサイトやその他に掲載されているバーチャルオフィスの住所を削除すること
  • バーチャルオフィスに郵便物が届かないようにすること
  • 法人の場合は登記を閉鎖、または移転させること(休眠はNG)

また、解約手続きは解約の2ヶ月前~1ヶ月前までにマイページ行っていただきます。トラブルを避けるためにも、解約条件を必ず確認しましょう。

④利用規約がしっかりしているか

利用規約が細かく明記されているかも重要です。利用規約の記載が不十分なバーチャルオフィスを契約すると、のちにトラブルに発展する可能性があります。

利用者のなかには利用規約を読まずに契約する人もいるでしょう。しかし、利用規約には利用者が不利になる条件が記載されている可能性があり、実際に条件が発生した場合は利用者の責任となります。

利用規約は「バーチャルオフィス名 利用規約」で検索するか、契約時に交付される書面で確認できます。利用規約をよく理解したうえでバーチャルオフィスと契約しましょう。

⑤問い合わせに対してレスポンスが早いか

契約前にバーチャルオフィスに対して問い合わせした際、レスポンスが早いかを確認しましょう。契約内容の確認をしたいのに返答までの時間が長い場合は業務に支障をきたす可能性があります。

また、契約後も内容確認や会議室の予約など、バーチャルオフィスに問い合わせする機会は多くあるはずです。その際にレスポンスが遅い場合、顧客にも迷惑がかかってしまいます。

公式HPからの問い合わせは、1~2営業日以内に返信するケースがほとんどです。レスポンスの早さの基準として、2営業日以内に返信するところを選びましょう。

⑥他社とは違うサービスの提供や強みはあるか

バーチャルオフィスは数多く存在するため、選びきれない可能性があります。その場合は、バーチャルオフィスを運営する会社の強みで決めるのもおすすめです。

たとえば、バーチャルオフィスだけでなく、コワーキングスペースやシェアオフィスのプランがある、店舗が多く自身の好きな住所を選べる、などの強みがあります。そのほか、多くのメディアで紹介されていたり、各団体へ加入していたりするバーチャルオフィスは信頼感があり、事業撤退のリスクが低いでしょう。メディアの紹介実績や加入団体は各バーチャルオフィス運営会社のHPに掲載されています。

⑦通いやすい場所にあるか

バーチャルオフィスの所在地が通いやすい場所にあるかは重要なポイントです。自宅から近いバーチャルオフィスを契約すれば、外出のついでに郵便物を直接引き取り、郵送費用を節約する、といったことができます。また、会議室があるバーチャルオフィスの場合、会議室を借りるハードルが低くなるでしょう。

バーチャルオフィス1渋谷店は渋谷駅から徒歩3分と、バーチャルオフィスのなかでも駅から近く、通いやすい場所に位置しています。バーチャルオフィスを見学する際に、最寄り駅までの距離を確認したり、実際に移動してみたりしましょう。

⑧実際に立地場所を確認できるか

バーチャルオフィスを選ぶ際に、実際の立地場所を確認できるかは重要な要素のひとつです。多くの場合、バーチャルオフィスの運営会社は、複数の場所や都市にオフィスを設けています。自身が契約したいバーチャルオフィスを内見し、オフィスの所在地がビジネスに適しているかどうかを判断しましょう。実際に訪問することで、受付の雰囲気やスタッフの対応を確かめられます。

一部のバーチャルオフィスでは、詳細な住所が記載されていないところや、契約前の内見を不可としているバーチャルオフィスが存在します。怪しいバーチャルオフィスはできる限り避け、詳細な住所が記載されており、契約前の内見ができるバーチャルオフィスを選びましょう。

⑨設備やセキュリティはどうか

バーチャルオフィスの設備やセキュリティも重要なポイントになります。契約後はバーチャルオフィスを訪問する回数は少なくなるかもしれませんが、郵便物などの個人的な書類を預ける大切な場所です。個人的な書類を安心して預けるためにも、セキュリティがしっかりしているかを確認しましょう。

セキュリティで確認すべき点は、バーチャルオフィス内に監視カメラが設置しているか、スタッフが常駐しているかの2点です。また、郵便ポストはポストに鍵・ダイヤルなどロックをかける仕組みがついているかを確認しましょう。

ランニングコストがかかるオフィスサービスはどうしても価格を重視しがちですが、セキュリティがしっかりしていないバーチャルオフィスを選ぶと、のちにトラブルが発生します。価格だけでなく、設備も妥協していないバーチャルオフィスを選びましょう。

⑩建物・ビルは汚くないか

バーチャルオフィスを選ぶ際に、建物やビルの清潔さは重要な要素です。建物・ビルが綺麗かどうかを確認するにはGoogleマップで住所を検索するか、内見時に確認できます。

清潔で整備された建物は、ビジネスにおける信頼度を高められます。会議室を利用する場合に建物やビルが汚れていると、訪問者や顧客に不信感を与えるだけでなく、ビジネスのイメージを損なう可能性があります。また、顧客に住所をGoogleマップなどで検索された場合、建物やビルが汚いと、イメージが悪くなってしまうかもしれません。

また、ビルのメンテナンス状況も考慮すべきです。定期的なメンテナンスが行われているビルは、設備の故障やトラブルのリスクを低減します。清潔でメンテナンスが行き届いた建物やビルを選ぶことは、バーチャルオフィスの快適性や効率性を確保するうえで重要なポイントです。ビルの管理状況を確認し、ビジネスの活動に適した環境を提供してくれるバーチャルオフィスを選びましょう。

まとめ

バーチャルオフィスとは、事業をする個人・法人に対し住所を貸し出すサービスです。住所だけでなく、郵便物の受け取り・転送や法人登記など、事業家を支援するサービスが多数備わっています。

バーチャルオフィスは数多く存在しますので、しっかりと選び方を把握しておきましょう。本記事ではサービス内容や起業に対するサポート、解約条件など、10個の比較ポイントを紹介しました。バーチャルオフィスを検討する際はしっかりと確認してみてください。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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