バーチャルオフィスのセキュリティは信頼できる?セキュリティから見る選び方・比較ポイントを解説

[投稿日]2024年06月18日

バーチャルオフィスのセキュリティは信頼できる?セキュリティから見る選び方・比較ポイントを解説

バーチャルオフィスを契約したいものの、セキュリティに関して不安を覚えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、バーチャルオフィスをセキュリティ面から見た選び方・比較ポイントを紹介します。さらに、バーチャルオフィスを利用するなら気をつけておきたい、自宅のセキュリティについても解説。バーチャルオフィスを契約するにあたり、セキュリティが不安な方はぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスサービス全体における選び方について、詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスのセキュリティは大丈夫?

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを借りずに、仕事に必要な住所を借りられるサービスです。通常のオフィスと異なり、その場で業務をしたり、重要書類を保管したりするわけではありません。バーチャルオフィスに第三者が侵入して、情報を盗まれる危険性は低いといえるでしょう。

しかし、セキュリティのリスクはゼロではありません。バーチャルオフィスは郵便物・個人情報などを保管しています。もし第三者に盗まれた場合、情報漏洩するだけでなく、会社の信用に傷がついてしまうかもしれません。

バーチャルオフィスのセキュリティにおける選び方・比較ポイント4選

以下では、セキュリティ面から見た選び方・比較ポイントを4つ紹介します。

厳格な審査が行われているか

バーチャルオフィスを契約する際に、犯罪収益移転防止法に則った審査をしているかを確認しましょう。

犯罪収益移転防止法とは、テロ資金の供与やマネーロンダリングを防ぐことを目的に制定された法律です。バーチャルオフィスは住所を手軽に借りられるため、詐欺や犯罪に使われやすいサービスでした。そこで2008年から取り締まりが強化され、バーチャルオフィスを契約する際、バーチャルオフィス事業者には身分証明書の提示(本人確認)が義務付けられました。

具体的にバーチャルオフィス事業者は審査の際に、以下の事項の確認を行います。

個人の場合・氏名
・生年月日
・現住所
・職業
・取引を行う目的(バーチャルオフィスを利用する目的)
法人の場合・法人名
・会社所在地
・実質的支配者(事業経営を実質的に支配することが可能な個人)
・事業内容取引を行う目的(バーチャルオフィスを利用する目的)
参考:e-GOV法令検索「犯罪による収益の移転防止に関する法律」

なかには審査が楽なバーチャルオフィスも存在しますが、そのようなバーチャルオフィスだと犯罪に使われてしまう可能性が高くなります。審査が厳重なバーチャルオフィスを選び、犯罪に巻き込まれないよう注意しましょう。

弊社バーチャルオフィス1では、犯罪収益移転防止法に則った審査を実施。本人確認ができる書類の提出はもちろん、eKYC(オンライン本人確認ツール)の導入や事業概要説明書の提出を義務付けております。

郵便物引取の際に本人確認を行っているか

郵便物を利用者に引き渡す際に、本人確認を行っているか確認しましょう。本人確認によって、悪意ある人を含め、第三者に郵便物を渡してしまうことを防止できます。

バーチャルオフィス1では、郵便物を渡す際に顔写真付き身分証明書(運転免許証、マイナンバーカードなど)をご提示いただきます。また代理で郵便物を引き取りに来られた方に関しても本人確認を徹底しておりますので、安心してご利用ください。

防犯カメラが設置されているか

バーチャルオフィスに郵便ポストが設置されていることや、人が出入りすることを考えると、バーチャルオフィス内で犯罪行為が行われる可能性はゼロではありません。

そのため、バーチャルオフィス内に防犯カメラが設置されているかを確認しましょう。防犯カメラによって、犯罪行為の防止や利用者の確認が可能です。また、万が一犯罪が起きたときの証拠にもなります。防犯カメラの設置の有無は、バーチャルオフィスの内覧の際に確認することが可能です。

複合機は認証が必要になっているか

バーチャルオフィスのなかには、複合機を設置している場合があります。バーチャルオフィス内の複合機を使用する場合は、認証が必要になっているか確認しましょう。

複合機を要認証にすることで操作している人以外の使用を制限でき、情報漏洩のリスクが減少します。また、印刷物の取り違え・置き忘れを防止することが可能です。

バーチャルオフィスなら自宅のセキュリティにも注意する

バーチャルオフィスのセキュリティ面はもちろん重要ですが、実際に作業する場所となる自宅のセキュリティも重要です。以下では、自宅などのバーチャルオフィス以外の場所で仕事をする際のセキュリティ面について紹介します。

セキュリティソフトは信頼できるものを選ぶ

自宅でインターネットを使用して仕事をする場合、信頼できるセキュリティソフトを導入しましょう。

セキュリティソフトは外部ウイルスから情報を守る役割や、定期的にパソコン内のウイルスチェックを行う役割を担っています。セキュリティソフトには多くの種類がありますが、安さだけでなく性能を比較して検討することが大切です。

不審なWebサイトを安易に開かない

出所がわからないサイトや怪しいサイトは開かないようにしましょう。Web上にはさまざまなサイトが存在しますが、不審なサイトも少なくありません。

不審なサイトにはウイルスを持っているものも多く、URLをクリックした瞬間から感染します。感染した電子機器は操作ができなくなり、ID・パスワードが漏洩してしまう危険性があります。

対策としては、出所がわからない・怪しいWebサイトは安易に開かず、無視することです。

定期的にパスワードを更新する

パスワードは定期的に変更しましょう。数字や記号を混ぜ、15文字以上のパスワードを設定しておけば第三者に推測されにくくなります。また、パスワードに加え生体認証・顔認証をプラスした二段階認証を設定しておくと、強固なセキュリティが構築されます。

ただし、数字の連番や生年月日、英単語など推測されやすいパスワードの登録・使用は避けましょう。複数のWebサイト・アプリに同じパスワードを使用することも危険です。

Web会議は音声が外に漏れ聞こえないよう対処する

Web会議中は、音声が外に漏れ聞こえないよう対処しなければなりません。外出中にカフェなどでWeb会議をしていると、隣・後ろの人にのぞかれたり、会議内容を聞かれたりする可能性があります。

Web会議はなるべくイヤホンをして防音性の高い個室を使い、第三者に聞こえないよう努めましょう。

社外秘情報は家族や同居人に見られないように対処する

個人情報や機密事項などの社外秘情報は、家族・同居人であっても事業に関係なければ見られてはいけません。しかし、仕事中に画面をのぞかれ、内容を誰かに話したりSNSで投稿されたりすることで、情報が流出する可能性があります。

事業で使用する電子機器には、のぞき見防止フィルムを貼り、多くの人が飛び交う場所での仕事は避けるなどの対策をしましょう。また、重要書類に関しては鍵付きの保管場所を使用すると安心です。

書類を廃棄するときは注意を払う

書類のなかにも、個人情報・機密情報など漏洩してはいけない情報があります。第三者に情報が漏洩してしまうと悪用される危険性があるので、廃棄するときはシュレッダーを使用し、情報が読み取れないようにしましょう。

まとめ

バーチャルオフィスはビジネス用の住所を手軽に借りられる便利なサービスです。しかし、郵便物・個人情報などを保管しているため、セキュリティ面を気にする必要があります。

犯罪収益移転防止法に則った厳重な審査をしているか、防犯カメラを設置しているかなどを確認し、セキュリティが強固なバーチャルオフィスと契約しましょう。

また、自宅や別の場所で仕事する場合は、セキュリティソフトの導入や不審なWebサイトを無視するなど、自分でできる対策をすることが大切です。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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