バーチャルオフィスの窓口で郵便物を直接引き取りたい!具体的な流れを紹介

[投稿日]2024年06月19日

バーチャルオフィスの窓口で郵便物を直接引き取りたい!具体的な流れを紹介

事業上の対外的なやり取りをするための住所としてバーチャルオフィスを借りている場合、その住所宛てに郵便物が届くのは珍しくありません。一般的に、このような郵便物は自宅など指定した場所に転送してもらうことがほとんどです。しかし、なかにはすぐに確認したいものも混じっている場合があります。

すぐに確認したい郵便物はいっそ、窓口で直接引き取ることも選択肢に入れましょう。本記事では、バーチャルオフィスに届いた郵便物を窓口で直接引き取る際の具体的な流れについて解説します。

バーチャルオフィスの郵便物サービスについて詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの郵便物転送とは

バーチャルオフィスの郵便物転送とは、契約者が借りている住所宛てに届いた郵便物を、自宅など指定した住所に転送するサービスのことです。弊社バーチャルオフィス1の場合、以下の流れで郵便物の転送を行っています。

  1. バーチャルオフィスが郵便物を受け取る
  2. チラシなど不要なDMがあれば廃棄する(無料オプションとして利用可能)
  3. 郵便物の到着をLINEで契約者に連絡する
  4. 郵便物を保管する
  5. 郵便物を契約者に転送する

弊社バーチャルオフィス1の郵便物転送について、詳しくはこちらの記事も参考にしてください。

バーチャルオフィスの郵便物引き取りサービスとは

契約者宛てに届いた郵便物を、店舗など所定の窓口で直接引き取れるサービスを取り入れているバーチャルオフィスは多々あります。近くで用事があったり、すぐに確認したい郵便物が届いたりした場合は、非常に便利なので積極的に活用したいところです。

ただし、一部のバーチャルオフィスでは、別の場所で郵便物を保管しているなどの理由から、店舗での直接引き取りに対応していないケースがあります。具体的な扱いは個々のバーチャルオフィスによって異なるので、事前に確認しましょう。

郵便物引き取りサービスの注意点

郵便物引き取りサービス自体は便利ですが、事前によく調べずに使おうとすると、何かと不都合が生じるため注意しなくてはいけません。具体的に注意し、事前に確認して欲しい点として以下の3つについて詳しく解説します。

  • 店舗で郵便物を引き取れない場合がある
  • 違う店舗に行かないといけない場合がある
  • 料金が必要になる場合がある

店舗で郵便物を引き取れない場合がある

1つ目の注意点は、「店舗で郵便物を引き取れない場合がある」ことです。

前述したように、バーチャルオフィスによっては郵便物の保管場所と店舗など契約者の対応をする窓口が完全に分かれていることがあります。スタッフの人員や管理体制の都合など事情はさまざまですが、店舗での郵便物引き取りには一切応じていないケースがあるため、事前に確認が必要です。

違う店舗に行かないといけない場合がある

2つ目の注意点は、「違う店舗に行かないといけない場合がある」ことです。多店舗展開しているバーチャルオフィスの場合、届いた郵便物を特定の店舗に一度集め、そのうえで仕分け作業を行っていることがあります。

このような場合、別の店舗を使っている契約者であっても、仕分け作業や契約者対応の窓口業務を行っている特定の店舗に行かないと郵便物を引き取れない、という扱いがなされているかもしれません。

窓口となっている店舗が自宅から遠いなど、普段の生活圏にない場合はバーチャルオフィス自体の変更を視野に入れましょう。

料金が必要になる場合がある

3つ目の注意点は、「料金が必要になる場合がある」ことです。郵便物引き取りサービス自体は提供しているものの、使う場合は月額料金への上乗せが必要だったり、1回の対応ごとに追加料金が発生したりするパターンが考えられます。

郵便物引き取りサービスを提供するためには、契約者が来訪した際に対応するスタッフの人件費など経費がかかるのも事実です。発生する経費の一部を契約者に負担してもらうという意味で、追加料金がかかることがあります。利用するバーチャルオフィスでの扱いは、事前に確認しましょう。

バーチャルオフィス1は郵便物引き取りサービスが無料!

バーチャルオフィス1

バーチャルオフィス1では、郵便物引き取りサービスを無料で提供しております。すべてのご契約者様は、営業時間内であれば、以降において紹介する事前予約等の手続きをしていただくことで、店舗にて直接郵便物を引き取ることが可能です。

また、有償対応とはなりますが、営業時間外でも郵便物を受け取ることが可能な専用ポスト(私書箱)をお使いいただけます。サービスの概要は以下の通りとなっておりますので、ご入用の際はぜひご検討ください。

受け取り時間バーチャルオフィス1渋谷店 24時間
バーチャルオフィス1広島店 7時~21時
料金年払い月額3,520円
※基本料金880円+オプション料金2,640円

バーチャルオフィス1で郵便物を直接引き取る流れ

バーチャルオフィス1郵便物引き取りサービスをご利用いただく際の具体的な流れについて解説します。なお、営業時間内(平日11時~16時 ※祝祭日・お盆・年末年始休暇等を除く)であれば、すべての店舗で窓口での郵便物等のお受け取りが可能です。

①事前にメールにて受取日時を連絡

まず、事前にメールにてご希望のお受け取り日時をお知らせください。ご契約者様以外の方による代理でのお受け取りとなる場合は、当日店舗にいらっしゃる方のフルネーム(フリガナ含む)が必要です。

「退職した社員が勝手に郵便物を取りに来る」などのトラブルを避けるために、フルネームのご提示を実施しております。「代理で●●(フルネーム、フリガナ含む)が◯月◯日◯◯時頃に郵便物を取りに行く」というような形でお伝えいただければ問題ありません。

なお、事前のご連絡がなかった場合、定期転送で発送してしまっている場合がございますので、お受け取りを希望される場合は必ずお知らせください。

②受取窓口にて身分証明書を提示する

ご希望のお受け取り日時になりましたら、受取窓口にお越しいただき身分証明書(運転免許証、マイナンバーカード等)をご提示ください。悪意あるなりすましによる郵便物の受け取りを防止するため、本人確認を徹底しております。ご理解ご協力のほどお願いいたします。

また、代理でのお受け取りとなる場合は、当日店舗にいらした方にも身分証明書をご提示いただいております。事前に持参していただくようお伝えください。

③郵便物を受け取る

受取窓口にて身分証明書を確認のうえ、郵便物をお渡ししております。

まとめ

業務上届く郵便物とはいえ、DMなどすぐに確認しなくても問題ないものから、請求書や契約書などのすぐに確認し何らかのリアクションをすべきものまで、重要性はさまざまです。

重要な郵便物が届いた場合、できるだけ早く確認するのに越したことはないので、郵便物引き取りサービスを活用しましょう。利用するうえでの具体的な流れは、バーチャルオフィスの運営会社によっても異なるため、事前に確認しておくのがおすすめです。

また、郵便物引き取りサービス(もしくはそれに相当するサービス)自体が提供されていない、利用するための追加料金が高い場合は、バーチャルオフィス自体の切り替えを検討するのも選択肢に入れましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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