バーチャルオフィスが定める利用規約とは?見るべきポイントを徹底解説!

[投稿日]2024年06月10日

バーチャルオフィスが定める利用規約とは?見るべきポイントを徹底解説!

さまざまなサービスを契約し、利用する際は、運営会社が定める利用規約に従って手続きやトラブル対応が進められます。利用規約があいまいだと手続きをどのように進めれば良いかわからなかったり、トラブル対応が不発に終わったりなど、さまざまな弊害が生じるので注意が必要です。

そこで今回の記事では、これからバーチャルオフィスを利用することを検討している人のために、利用規約においてチェックすべき点について解説します。

バーチャルオフィスサービス全体における選び方について、詳しくはこちら▼

利用規約とは

利用規約とは、提供されるサービスについて、利用に関するルールをまとめたものを指します。一般的には次の内容が盛り込まれますが、サービスによってはここで挙げていない項目も含まれることがあるので、参考程度に考えてください。

  • 利用規約全体に同意する旨
  • 用語の定義
  • サービスの具体的内容
  • サービスの利用料金に関する事項
  • サービス利用時の遵守事項
  • 知的財産権の帰属
  • 事業者都合による契約の終了に関する事項
  • 利用規約の変更手続
  • 契約の更新に関する事項
  • 秘密保持
  • 契約の解除
  • 損害賠償
  • 反社会的勢力の排除
  • 合意管轄・準拠法

バーチャルオフィスの利用規約で見るべきポイント

実際にバーチャルオフィスの契約を検討する際に、具体的にどのような点をチェックすべきかについて解説します。

  • そもそもしっかりと規約が定められているか
  • 申し込みの流れはどうなっているか
  • 利用料金・支払方法がどうなっているか
  • 利用期間はどうなっているか
  • 個人情報の扱いはしっかりとしているか
  • 住所表記に関する規約はどうなっているか
  • 法人登記に関する規約はどうなっているか
  • 郵便物転送に関する規約はどうなっているか
  • 禁止事項はどうなっているか
  • 解約の方法はどうなっているか
  • サービス終了時の対応はどうなっているか

そもそもしっかりと規約が定められているか

前提として、しっかりとした規約が存在するかをバーチャルオフィスの契約時に確認しましょう。そもそも、バーチャルオフィスはサービスとしてしっかりとしたルールを定めないとトラブルになりがちなサービスです。適切な運営を行っているバーチャルオフィスであれば、想定されるトラブルを考えたうえで、発生を防止し、発生した場合は解決に導けるよう規約を定めています。

簡易的であいまいな規約しかなかった場合、トラブルが発生するたびに場当たり的な対応を繰り返すことになり、根本的な解決にはつながりません。そのような問題のある運営をしているバーチャルオフィスは、自分がトラブルに巻き込まれる可能性を減らすという意味でも使わないほうが無難です。

申し込みの流れはどうなっているか

バーチャルオフィスの申し込みから審査、契約までの流れは利用規約に盛り込まれています。弊社バーチャルオフィス1での流れは以下の通りですが、運営会社によって具体的な流れは異なるので、事前に確認しましょう。利用規約だけではわかりづらい場合は、問い合わせるとより確実です。

  1. 申込フォームへの入力および必要書類のアップロードを行う
  2. 入力内容および必要書類に基づき審査が行われる
  3. 最短即日で審査結果の通知メールが届くので、そこからクレジットカードの登録をし、初期費用を入金する
  4. 初期費用の決済が確認できたら利用を開始する

サービス内容がどうなっているか

バーチャルオフィスを選ぶ際は、利用規約も参考にしつつ、サービス内容がどのようになっているか、追加料金が必要かも確認しましょう。

たとえば、電話転送サービスを使いたくても、運営会社によっては提供自体をしていないことがあります。その場合、提供しているバーチャルオフィスを選ぶのはもちろん、基本料金内で利用できるか、オプションとして追加料金が必要かを確認しなくてはいけません。

利用料金・支払方法がどうなっているか

利用料金・支払方法がどのようになっているかも、利用規約に盛り込まれています。

月額利用料を確認するだけでなく、支払いのタイミングが年払い・月払いのどちらになっているかを確認しましょう。年払い・半年払い・月払いが設けられていて、まとめて払えば払うほど料金の割引が受けられるというパターンもあります。

また、支払手段として現金払い(指定口座への振込、自動引き落とし)とクレジットカード払いのどちらが設けられているかも確認しましょう。クレジットカード払いにしておくと一度設定すれば自動的に支払われていくので、払い忘れが防げて非常に便利です。ただし、クレジットカード払いができない、したくない事情があるなら、現金払いができるバーチャルオフィスを選びましょう。

利用期間はどうなっているか

バーチャルオフィスによっては、利用期間(契約期間)が決まっていることがあります。

「契約日から1年間を最低利用期間とし、その前に解約する場合は解約手数料が発生する」などの文言が規約に盛り込まれていることがあるので、確認しましょう。

個人情報の扱いはしっかりとしているか

バーチャルオフィスの運営会社における個人情報の扱いがしっかりとしているかも、利用規約からある程度チェックできます。

特に、契約後に契約内容を確認したり解約したりできるページ(マイページ)を設けているバーチャルオフィスを使う場合、ログイン用のユーザーID、パスワードが適切に管理されているかを確認してください。

住所表記に関する規約はどうなっているか

バーチャルオフィスによっては、インターネット上の住所表記において画像処理を義務付けていることがあるため注意が必要です。このような扱いにする理由として、以下の2点が考えられます。

  • バーチャルオフィスを利用していることを知られにくくする
  • 顧客が住所を検索した際の混乱を避ける

実際のところ、バーチャルオフィスの住所を画像処理することにより、以下のデメリットが発生します。できればテキスト表記ができるバーチャルオフィスを選びましょう。

  • 所在地を隠しているという理由で不信感を持たれる
  • BASEなどネットショップ開設時に利用できない
  • Googleマップに表示されない

法人登記に関する規約はどうなっているか

バーチャルオフィスで借りられる住所を法人登記の際の本店所在地として使う場合、表記に関する規定が盛り込まれていることがあります。前提として、法人登記では住所のうち、ビル名・部屋番号を省略することが可能です。たとえば、本来の住所が「東京都渋谷区道玄坂1-16-6 二葉ビル8B」であった場合、「東京都渋谷区道玄坂1-16-6」もしくは「東京都渋谷区道玄坂1-16-6 二葉ビル」という表記にできます。

ただし、バーチャルオフィスによっては、部屋番号まで含めた住所を本店所在地として使うよう規約に盛り込まれている場合があります。弊社バーチャルオフィス1も、「東京都渋谷区道玄坂1-16-6 二葉ビル8B」と、ビル名まで表記しなくてはいけません。バーチャルオフィス利用者の社名はビルの表札、エレベーターには表示されないため、部屋番号がないと郵便物が届かないなどのトラブルが起きるからです。

関連して、借りた住所を郵便物の受取やWebサイト・チラシの表記、請求書などの書類の記載項目として使う場合も、部屋番号まで記載するよう求められるのは珍しくありません。

郵便物転送に関する規約はどうなっているか

郵便物転送に関する規約もチェックしましょう。特に、郵便物を扱ううえで起こりがちな以下のトラブルについて、しっかりとした決まりが設けられているかは確認してください。

  • 郵便物が返送されてしまったときの対応
  • 会員側が宛名の登録を間違っていたときの対応
  • 取り扱いできない郵便物の具体例

禁止事項はどうなっているか

運営会社が禁止としている事項には、具体的に何が含まれるかをあらかじめ確認しておきましょう。支払いの遅延など禁止事項に含まれるトラブルを起こした場合、強制退会になる可能性もあります。

一般的に含まれる項目をいくつか列挙しますが、実際はかなり細かく設定されています。契約前に確認するだけでなく、何か新しいことをする際は問題がないか問い合わせましょう。

  • 法令違反、犯罪に当たる行為
  • 公序良俗違反
  • 利用契約締結前、解約後の住所の利用
  • 運営会社の事業活動、サービス提供の妨害
  • マルチ商法、情報商材の販売等
  • 無許可営業
  • 政治活動、宗教活動又はこれらに類似する活動

解約の方法はどうなっているか

バーチャルオフィスを解約する場合の手続きや、解約承認の条件がどのようになっているか確認しましょう。単に手続きを済ませるだけでは不十分で、事実上、その住所を一切使っていないことを証明しなくてはいけないケースが多くなっています。

また、一時的に事業ができないなどの理由で税務署に休眠届を出した場合でも、登記を残したままでのバーチャルオフィスの解約は認められないことがほとんどです。休眠届を出しても税務面で納税が免除されるだけで、登記とはまったく無関係であることが理由として挙げられます。

サービス終了時の対応はどうなっているか

サービス終了時の対応はどのようになっているかも確認しましょう。仮に提供が終了する場合、何日前までに連絡が来るかは最低限確認しておく必要があります。

このあたりがあいまいな場合、極論すれば「明日からいきなり住所が使えなくなる」という事態も起きうるので注意しなくてはいけません。

まとめ

バーチャルオフィスを契約する際、利用規約をあまり読まずに何となく進めてしまう人もいるかもしれません。しかし、利用規約はバーチャルオフィスを利用するうえで非常に重要なもので、トラブルが起きたときは基本的にこれに従って対応を進めていきます。

ただ何となく、悪気もなしに進めたことでも、利用規約において禁止されている行為にあたるなら、強制解約などの厳しいペナルティが科せられるので注意してください。利用規約には必ず目を通すとともに、気になる点があったら問い合わせて解決しておきましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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