バーチャルオフィスの転送回数は月4回がおすすめ!便利なスポット転送についても紹介

[投稿日]2024年06月10日

バーチャルオフィスの転送回数は月4回がおすすめ!便利なスポット転送についても紹介

バーチャルオフィスを利用すると、郵便物は自宅などの指定した住所に送ってもらう必要があります。しかし、そこで問題になるのが「月に何回転送してもらうか」という点です。税金や社会保険、契約書といった重要な書類は、できる限り早く受け取りたいもの。月1回の転送サービスを使用していると、対応に遅れが生じる可能性があります。

本記事では、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスについて「理想的な回数」の観点から考えてみましょう。便利なスポット転送の紹介もしているので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスサービス全体における選び方について、詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスの郵便物転送とは

バーチャルオフィスの郵便物転送とは、バーチャルオフィス宛てに届いた郵便物を、作業場として使っている自宅など指定した別の住所に転送してもらうサービスのことをいいます。

バーチャルオフィスに届いた郵便物を直接店舗まで引き取りに行けるサービスはありますが、毎回自分で取りに行くのは時間面・費用面から見ても現実的ではありません。ほとんどのバーチャルオフィスで郵便物転送サービスがあるプランが提供されているので、転送してもらえるプランを選択しましょう。

バーチャルオフィスの転送回数は月4回がおすすめ

運営会社や契約プランによっても差はありますが、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスでは、転送回数を選べる場合が多くなっています。想定されるパターンは以下の通りです。

  • 毎日転送
  • 月4回(週1回)転送
  • 月1回転送
  • 転送なし

基本的には自分の好きな回数を選んで問題ありませんが、特にこだわりがなければ月4回(週1回)転送がおすすめです。他の回数に設定すると何かと以下のように何かと不都合が生じます。コストと利便性の観点から、月4回が優れているといえるでしょう。

毎日転送の場合その都度郵送費用がかかるのでコストが高くなる
月1回の場合大事な郵便物の確認が遅れがち例として、末締め翌月末払いの請求書が来た場合に、支払期日に間に合わない可能性があることが想定される

郵便物の転送なしは危険

バーチャルオフィスによっては「転送なしプラン」などの名称で、郵便物を転送しない安価なプランが用意されていますが、おすすめできません。仮にバーチャルオフィス宛てに郵便物が届いたとしても、自分で取りに行く必要があるためです。バーチャルオフィスによっては、転送なしプランの契約者の郵便物が届いたら、一定期間保管後に破棄するという扱いを取っていることもあります。

重要な郵便物が届いても受け取れない可能性が出てくるので、費用の安さだけで転送なしプランを契約するのはおすすめできません。

すぐに郵便物が必要な場合はスポット転送が便利

週1回など比較的こまめに郵便物を転送してもらっていても、郵便物の内容次第ではすぐに確認したいケースがあるでしょう。自宅からバーチャルオフィスの事務所が近ければ自分で取りに行けるかもしれませんが、遠かったり時間がなかったりと厳しいのも事実です。

そのような場合には、その都度郵便物を送ってくれるサービスを利用しましょう。弊社バーチャルオフィス1では「スポット転送」という名称でサービスを提供していますが、他のバーチャルオフィスでは「速達サービス」など別の名称を用いていることがあります。

このようなサービスを利用する場合は、以下の項目についても確認しておきましょう。

  • スポット転送を利用する場合の料金(基本料金内か、オプション対応か)
  • 郵便物が手元に届くまでの期間

バーチャルオフィス1は月4回の郵便物転送プランが月額880円!

バーチャルオフィス1

弊社バーチャルオフィス1では、月4回の郵便物転送プランが月額880円(郵送費用は別途費用)でご利用いただけます。基本料金内でお使いいただけるサービスは以下の通りです。

郵便物の受取・月4回の郵便物転送基本料金内(月額880円+郵送費用)で実施
DM破棄オプションチラシなど、不要と判断されたDM(ダイレクトメール)を破棄したうえで郵便物転送を行うため、必要最小限の費用に抑えられる
LINE通知(郵便物の到着状況通知)LINEで郵便物の到着状況を通知してもらえる本人限定受取郵便などの受け取れない郵便物(宅配便)は、不在票を受け取りLINEで通知する
郵便物店舗引取事前に来館時間の連絡が必要になるが、平日の11時~16時の間に、契約店舗への来店で郵便物を直接引き取ることができる
簡易書留・レターパック等の受領簡易書留やレターパックなど代理での署名が必要な場合に、追加費用なく基本料金内で対応してもらえる

なお、スポット転送は1回あたり550円+発送費用で対応しております。さらに、受付時間中の郵便物店舗引取が難しい方のために、オプションとして時間外でも郵便物を受け取れる私書箱をご用意いたしました。事前連絡なしで郵便物をお受け取りいただけます。店舗での郵便物引取の利用頻度が高い場合は、ぜひご検討ください。

バーチャルオフィス1の郵便物サービスについては、以下の記事でも詳しく解説しております。

まとめ

郵便物転送サービスは、バーチャルオフィスを使うにあたっては欠かせないサービスです。しかし、あまりに転送頻度が高いと郵便費用だけでかなりの出費になってしまいます。

郵便物の転送回数は月4回の頻度に設定し、緊急性の高い郵便物があればスポット転送を利用したり、自分で店舗に取りに行ったりしましょう。このように対応すれば、必要な郵便物を着実に受け取りつつ、コストも上手に抑えられるはずです。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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