バーチャルオフィスはお試し期間を活用すべき？必見の注意点を解説

バーチャルオフィスのなかには、お試し期間を設けている事業者が存在します。しかし「一度サービスを試してから契約するかどうかを判断したい」という考え方はおすすめできません。お試し期間後にオフィスを乗り換えると、多くの労力やコストがかかるためです。入念にサービスを吟味し、最初から納得できるバーチャルオフィスを選択しましょう。

本記事では、バーチャルオフィスのお試し期間の注意点や、お試し期間の利用を前提にサービスを選ぶべきでない理由などを解説します。

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バーチャルオフィスのお試し期間とは？

バーチャルオフィスのお試し期間とは、バーチャルオフィスの利用を一定期間試せるサービスのことです。詳細はバーチャルオフィス事業者によって異なりますが、期間は1ヶ月程度に定められている傾向があります。

お試し期間の終了後、サービスを解約するか、有料でサービスの利用を続けるかを選択できることが一般的です。バーチャルオフィス事業者によっては30日間の返金保証を行っているケースもあります。お試し期間を活用すれば、万が一サービスが自分に合わず解約することになっても、月額料金や初期費用が無駄になりません。

バーチャルオフィスのお試し期間の注意点

バーチャルオフィスのお試し期間には、明確な定義がありません。名称が「無料体験」や「無料期間」といったケースがあり、サービス内容も事業者によってさまざまです。また、前述した定義とは異なり、以下のような契約内容となっているケースもあります。

• 1年契約のうち、最初の1ヶ月分の料金が無料
• 返金保証制度が採用されており、契約時には費用の支払いが必要
• 解約する場合でも事務手数料の支払いは必要
• 基本料金は無料であるものの、郵便転送等の費用の支払いが必要

思わぬ費用が発生する可能性もあるので、お試し期間の活用を検討する際は、事前にお試し内容を確認しましょう。

バーチャルオフィスの選択にお試し期間は有効ではない

お試し期間の利用を前提としてバーチャルオフィスを選択するのはおすすめできません。お試し期間を利用してサービスに満足できなかった場合、オフィスの乗り換えに多くの手間やコストがかかるためです。

利用継続しないと決めるタイミングは住所公開後

お試し期間を経てバーチャルオフィスを変えたいと判断するタイミングは、法人登記や開業届を出して対外的に住所を公開したあとになります。住所公開後にサービスに対しての満足度がわかり、利用継続の判断に影響を与えるためです。

【住所公開後に想定される不満の例】

• 郵便転送の頻度が少ない
• 郵便物を引き取りに行けない
• 不在票に対応してくれない
• 不意の来客への対応ができない

有料で利用しないと満足度が測れない

バーチャルオフィスのお試し期間が有効ではない理由として、有料で利用してみないと満足度が測れない点が挙げられます。たとえば、以下のように先述した不満点をすべてクリアしていたと想定してみましょう。

• お試し期間に郵便転送の頻度は適正
• 必要なら郵便物を引き取りに行ける
• 不在票に対応してもらえる
• 来客への対応も行ってもらえる

しかし、いざ課金が始まると追加追加で料金が発生し、コスト面での不満が出るようになってしまう可能性があります。お試し期間に利用しているサービスが、そもそも料金がかからないものなのか、本来有料なのにお試し期間のために無料になっているのかがわかりにくい、という面があるためです。

他のバーチャルオフィスに変更する労力・コストが膨大

サービスを乗り換える場合、以下のような理由から多くの労力やコストがかかってしまいます。

• 別のバーチャルオフィスを再選定する必要がある
• 法務局に変更登記を行う必要がある 
• 行政機関への届出を行う必要がある
• 関係者に住所変更の案内を出す必要がある
• 郵便物の転居手続きを行う必要がある
• ホームページの修正や名刺・パンフレットの刷り直しが必要となる

もし他のバーチャルオフィスに乗り換える場合、再度バーチャルオフィスの選定を行う必要があります。バーチャルオフィスは事業者によってサービス内容が異なるので、細かい点を再度しっかりと吟味しましょう。

お試し期間の活用によりバーチャルオフィスの料金は削減できますが、住所変更に伴うコストが思いの外膨れ上がる可能性があります。たとえば、法務局での住所変更の登記費用は、登録免許税だけで3万円もしくは6万円です。また、登記の変更を専門家に依頼する場合はその分のコストがかかり、自分で登記の変更を行うとなれば、事業に費やすべき時間を事務的な作業に費やす必要が出てきます。

また、対外的に公開している住所を変更するということは、さまざまなところで作業が発生します。行政機関への届出や関係者への告知、名刺やパンフレットの刷りなおし、などはごく一部です。やらなくてはいけないことがとても多くあります。

お試し期間自体にデメリットはありませんが、乗り換え時の手間やコストは、通常の契約を再度行う以上の大変さがある点に留意しましょう。

お試し期間よりサービス内容を吟味することが重要

お試し期間のあとにバーチャルオフィスを移転するためには、多くの労力とコストがかかります。そのため、お試し期間ありきではなく、最初から納得できるバーチャルオフィスを選択すべきです。

特に、以下のような要素を比較・検討しましょう。

• サービス内容
• 料金
• 立地・住所地
• 解約条件
• 利用規約
• レスポンスの早さ
• セキュリティ
• 運営会社

事前に各サービスを比較・検討し、納得できるバーチャルオフィスを選べば、乗り換えで要する余計な手間やコストはかかりません。特に、サービス内容とどのようなときに料金がかかるのかをしっかり把握しましょう。もちろん、サービスをしっかりと吟味したあとであれば、万が一の事態に備えてお試し期間を活用することも有効です。

バーチャルオフィスの選び方について詳しくはこちら

まとめ

バーチャルオフィスのお試し期間を活用すれば、サービスが自分に合わなくても、余計なオフィスコストを支払わずに済みます。しかし、バーチャルオフィス選びにおいては、お試し期間よりもサービス内容をしっかりと吟味することが重要です。

お試し期間を経てサービスの解約・乗り換えを行うと、関係者への連絡や法務局への変更登記などで多くの労力やコストがかかります。お試し期間の前に各サービスを比較・検討し、最初から納得できるバーチャルオフィスを選択しましょう。

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