バーチャルオフィスに届いたDM(チラシ)を除いて転送!便利なサービスを紹介

[投稿日]2024年06月24日

バーチャルオフィスに届いたDM(チラシ)を除いて転送!便利なサービスを紹介

ビジネスの住所としてバーチャルオフィスを利用していると、その住所宛てにtoB向けのDM(チラシ)が届くことがあります。チラシは自社のサービス、商品の宣伝という意味では重要ですが、それが必要かどうかはその人次第です。バーチャルオフィスから転送してもらったとしても読まずに捨てる、ということは多いでしょう。

それならば、いっそ最初から破棄したうえで転送してもらうほうが便利です。実は、バーチャルオフィスによってはDM破棄オプションなどの名前で、契約者のもとに届いたDM(チラシ)を処分してから転送するサービスを実施しています。

本記事では、DM(チラシ)など不要な郵便物がバーチャルオフィスに届いた場合の対応と、DM破棄オプションを利用する際の注意点について解説します。

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バーチャルオフィスの郵便物サービスの選び方について詳しくはこちら▼

不要な郵便物がバーチャルオフィスに届いたらどうする?

不要な郵便物が届いた場合、扱いがどうなるかはバーチャルオフィスによって異なります。大別すると次の2ケースです。

  • ケース①不要であってもすべて転送されてしまう
  • ケース②マイページなどで不要な郵便物を指定して、破棄してもらえる

ケース②の場合、逐一どの郵便物が必要か、利用者が指示を出さないといけないケースが大半です。そこで、弊社バーチャルオフィス1の郵便物転送費用を参考に、DM(チラシ)などの不要な郵便物を処分しなかった場合と、した場合とでの転送費用を計算してみましょう。

50gまで150円
100gまで200円
150gまで300円
250gまで400円
500gまで500円

引用元:郵便物サービス | 東京のバーチャルオフィス|格安¥880で法人登記|バーチャルオフィス1(渋谷・広島)

仮に、1回あたりの郵便物の重量を、250g(DM(チラシ)も一緒に送る場合)と100g(不要なDM(チラシ)は破棄する場合)の2パターンを想定し、月4回転送した場合の費用は、以下のとおりです。

重量郵便転送費用
250g(DM(チラシ)も一緒に送る場合)1,600円
100g(不要なDM(チラシ)は破棄する場合) 800円

実際の金額はバーチャルオフィスによって違いがありますが、重量に応じて転送費用が決まる仕組みの場合は、DM(チラシ)は破棄してもらったほうが節約につながります。

不要郵便物の破棄サービスに関するチェックポイント

不要郵便物の破棄サービスの内容でバーチャルオフィスを選ぶ場合は、以下の点についてチェックしましょう。

  1. 到着郵便物の確認方法はどうなっているか
  2. DM(チラシ)破棄の指示方法はどうなっているか
  3. 破棄方法はどうなっているのか
  4. 追加料金はかかるか

①到着郵便物の確認方法はどうなっているか

まず、到着郵便物の確認方法はどのようになっているかをチェックしましょう。届いた郵便物を確認しないと、破棄すべきか、転送してもらうべきか判断できません。

郵便物の確認方法として、以下のような方法が考えられます。実際にどのような方法を使っているかはバーチャルオフィスによっても異なるため、契約前に調べておきましょう。

  • 会員専用ページ(マイページ)や公式アプリで確認する
  • メール、SNS、SMSで通知が届く
  • 電話をかけて確認する

②DM(チラシ)破棄の指示方法はどうなっているか

DM(チラシ)など不要郵便物を破棄する指示方法も確認が必要です。バーチャルオフィスによって扱いが異なりますが、大別すると次の2パターンに分かれます。

  • マイページやSNS、SMS、メールなどで逐一破棄するよう指示する
  • スタッフが仕分けを行い、確認したうえで問題がなければ破棄する

弊社バーチャルオフィス1では後者の方法で進めておりますので、ご契約者様に指示や仕分けをしていただく必要はございません。

なお、大切な郵便物を誤って破棄しないように、判断に迷うものについては破棄せずに保管し転送させていただきます。よって100%破棄しきるというお約束はできません。

③破棄方法はどうなっているのか

不要郵便物がどのような方法で処分されるのかも、チェックが必要です。一般的にはシュレッダーもしくは専門業者への委託による溶解が考えられます。

チラシなど個人情報が含まれていないものはシュレッダー、含まれるものは溶解処理と使い分けをしているところであれば安心です。

④追加料金はかかるか

①~③までのサービスを利用することで、追加料金がかかるかも確認しましょう。基本料金内で対応してくれるケースもあれば、オプション対応として扱われ、追加料金がかかるケースもあります。

転送料金や自分で整理する手間を省きたいなら、できるだけ基本料金内で対応してくれるバーチャルオフィスを選びましょう。

バーチャルオフィス1では無料でDM破棄オプションが使える

バーチャルオフィス1

実際のところ、スタッフ側で判断し、DM(チラシ)を破棄してくれるサービスを導入しているバーチャルオフィスは決して多くありません。しかし、弊社バーチャルオフィス1では、基本料金内でDM破棄オプションをお使いいただけます。

先述の通り破棄すべきか判断に迷うものは転送するようにしておりますので、「本当は転送して欲しかったのに届かない」という心配はありません。

定形郵便物・定形外郵便物の基本料金

2024年6月現在、定形郵便物・定形外郵便物の基本料金は以下のとおりです。

定形郵便物 25g以内 84円
50g以内 94円
定形外郵便物 規格内※長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内 50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 210円
250g以内 250円
500g以内 390円
1kg以内 580円
規格外 50g以内 200円
100g以内 220円
150g以内 300円
250g以内 350円
500g以内 510円
1kg以内 710円
2kg以内 1,040円
4kg以内 1,350円

引用元:国内の料金表(手紙・はがき) – 日本郵便

バーチャルオフィスによって郵送費用は異なりますが、最低でもこれらの金額はかかります。また、不要なDM(チラシ)が入っているとその分重くなり、郵送費用が増えるため注意が必要です。

DM(チラシ)破棄オプションを使用すれば、重量が減らせるうえに、郵送費用を節約できます。また、届いた郵便物を自分で仕分けするといった手間を減らすことにもなるでしょう。経費や手間の削減という意味でも非常に優れたサービスなので、ぜひご検討ください。

まとめ

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、自分で取りにいかない限りは転送してもらわないといけません。しかし、転送してもらうには費用がかかる以上、可能な限りは節約するのが好ましいものです。

自宅に届いても読まずに捨ててしまうDM(チラシ)をわざわざ送ってもらうなら、先に捨ててもらいましょう。

DM(チラシ)が多く届きそうなら、DM破棄オプションが基本料金内で利用できるバーチャルオフィスを検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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