バーチャルオフィスに届いた郵便物は確認できる?通知サービスについて紹介

[投稿日]2024年06月24日

バーチャルオフィスに届いた郵便物は確認できる?通知サービスについて紹介

バーチャルオフィスの通知サービスとはなんですか?

バーチャルオフィスでは、運営会社によって郵便物の通知サービスという「届いた郵便物を転送する前に写真などで確認できるサービス」を提供している場合があります。

ただし、通知サービスの有無や通知の方法はバーチャルオフィスによって扱いが異なるのが実情です。早く内容を確かめられるに越したことはないので、できるだけ郵便物の通知サービスを導入しているバーチャルオフィスを選びましょう。

バーチャルオフィスの住所を使って事業上の対外的なやり取りをしている場合、バーチャルオフィスの住所宛てに郵便物が届きます。週1回など定期的に自宅まで郵便物は転送されますが、先にどのような郵便物が届いたのか確認したいことだってあるはずです。

このような場合は、通知サービスを活用しましょう。簡単にいうとメールやSNSなどでどのような郵便物が届いたかを知らせてくれるサービスです。今回の記事では、バーチャルオフィスにおける郵便物の通知サービスについて詳しく解説します。

バーチャルオフィスの選び方について詳しくはこちら

バーチャルオフィスの郵便物サービスの選び方について詳しくはこちら▼

バーチャルオフィスに届いた郵便物は確認できる?

バーチャルオフィスによっては、郵便物の通知サービスといって、届いた郵便物を転送する前に写真などで確認できるサービスを提供している場合があります。前提となる知識として、バーチャルオフィスに届いた郵便物が手元に届くまでの流れを、弊社バーチャルオフィス1の場合を例にして説明しましょう。

  1. バーチャルオフィスが郵便物を受け取る
  2. 郵便物の到着を契約者に連絡する
  3. バーチャルオフィスで郵便物を保管する
  4. 郵便物が契約者に転送される

つまり、バーチャルオフィスが郵便物を受けとった段階で、何らかの方法でどのような郵便物が届いたかを知らせるのが郵便物の通知サービスです。

バーチャルオフィス1のLINE通知サービスが便利

バーチャルオフィス1

弊社バーチャルオフィス1では、無料通話アプリ「LINE」による郵便物通知サービスを導入しています。届いた郵便物をスタッフが撮影し、写真をLINEでお送りするので、何が届いたかを一目でご確認いただくことが可能です。

また、本人限定郵便など、弊社でのお受け取りができない郵便物が届いた場合は、ご契約者様にその旨をご連絡しております。LINEを登録していただく必要はありますが、LINE通知サービスは基本料金内でご利用いただけるので、ぜひご検討ください。

バーチャルオフィスの郵便物到着時の通知におけるチェックポイント5選

バーチャルオフィスを選ぶ尺度は人によってさまざまですが、郵便物が到着した際の扱いは事前に確認しておきたいところです。具体的にチェックすべきポイントとして、以下の5点を解説します。

  1. 郵便物到着時の通知は行っているか
  2. 郵便物の通知方法はどうなっているか
  3. 郵便物の通知内容はどうなっているか
  4. 通知に費用が発生するかどうか
  5. 受け取り不可の郵便物(宅配便)の通知はどうなっているか

①郵便物到着時の通知は行っているか

1つ目のポイントは「郵便物到着時の通知は行っているか」です。バーチャルオフィスによって、郵便物が到着したことを通知するサービスの導入状況は異なります。

通知してもらえるサービスを導入していない場合、郵便物の確認が遅れてしまい、業務に支障が出る可能性があります。できるだけ導入されているバーチャルオフィスを選びましょう。

②郵便物の通知方法はどうなっているか

2つ目のポイントは「郵便物の通知方法はどうなっているか」です。考えられる方法は以下の通りです。ただし、どのような方法を使っているかは個々のバーチャルオフィスによって異なるので、事前に確認しましょう。

  • メール・LINEなどのSNS・アプリに通知が来る
  • 会員専用マイページ等を自分で確認する
  • バーチャルオフィスに電話をかけて確認する

③郵便物の通知内容はどうなっているか

3つ目のポイントは「郵便物の通知内容はどうなっているか」です。郵便物が届いた場合、どこまで情報を教えてくれるかは、バーチャルオフィスによって扱いが異なります。一般的に通知される内容の例を挙げてみました。

  • 識別ID
  • 差出人名
  • 郵便物等の内容、形状

そのほか、郵便物を撮影し、その画像を送付する形で通知するパターンがあります。また、郵便物自体を開封し、中身を教えてくれるパターン(ほとんどの場合、有料)もあるので、必要であれば検討しましょう。

④通知に費用が発生するかどうか

4つ目のポイントは「通知に費用が発生するかどうか」です。郵便物の通知サービスを基本料金内で行うか、オプション対応として追加費用が発生するかは、バーチャルオフィスによって扱いが異なります。必ずあったほうが良いと考えるなら、基本料金内で行ってくれるバーチャルオフィスを選びましょう。

なお、弊社バーチャルオフィス1では、LINEによる通知サービスは基本料金内ですべてのご契約者様にご利用いただけます。

⑤受け取り不可の郵便物(宅配便)の通知はどうなっているか

5つ目のポイントは「受け取り不可の郵便物(宅配便)の通知はどうなっているか」です。クレジットカードの新規発行・更新などの本人限定郵便や宅配便がバーチャルオフィスで借りている住所宛に届いた場合、扱いがどうなるかはケースバイケースです。

大まかには、以下のいずれかの対応に分類できます。

  • 不在票を受領し、メールやSNS等所定の方法で通知を行う
  • 通知をせずそのまま返送する

弊社バーチャルオフィス1では、受け取り不可の郵便物が届いた場合は、不在票を受領し、LINEにてご契約者様への通知を行っています。なお、対応にあたっての追加料金はいただいておりません。

まとめ

契約者の郵便物が届いた場合、何らかの形で通知を行うかはバーチャルオフィスによって扱いが異なるのが実情です。早く内容を確かめられるに越したことはないので、できるだけ郵便物の通知サービスを導入しているバーチャルオフィスを選びましょう。

また通知サービスを導入する場合は、通知方法を事前に確認しておくことが大切です。バーチャルオフィスの窓口に電話をかけないと郵便物の内容がわからない場合、なかなか時間が取れず、結局確認できない可能性もゼロではありません。マイページやSNS上での通知など、できるだけその場で簡単に確認できる方法を導入しているかを基準にしましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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