バーチャルオフィス1(Virtualoffice1) > バーチャルオフィス > バーチャルオフィスのビル名変更や移転に備える!リスクと対策

バーチャルオフィスのビル名変更や移転に備える!リスクと対策

[投稿日]2022/12/24 / [最終更新日]2022/12/23

ビルが売買されるなどの外的要因により、バーチャルオフィスの運営会社も意図しないところで、ビル名が変わったり、移転により住所が変更になったりしてしまう可能性があります。

「ビル名が変わる・移転する=借りていた住所が変わる」ということなので、バーチャルオフィスを契約していると住所変更の手間が発生するでしょう。

ただバーチャルオフィスのビル名変更や移転の可能性に備える方法が2つあります。当ページではビル名・住所変更のリスクについて、そして4つの対策方法に関して、詳しく紹介していきます。

バーチャルオフィスのビル名が変わってしまうリスクがある!

バーチャルオフィスを運営している会社のほとんどは、自社ビルを建てて住所貸しをしているわけではありません。そのため運営会社が借りていたビルが売買されるなどの外的要因によって、運営会社も意図しないところで、ビル名(建物名)が変わってしまうことがあります。

ビル名が変わった場合、バーチャルオフィスの利用者であるわたしたちは、各種公開していた住所情報の変更をしなければなりません。さらに住所変更に伴う費用を運営会社が負担してくれるとは限らないので、予期しない費用がかかってしまう可能性もあるでしょう。

事例:ビルオーナーの諸事情でビルの所有権が他者へ変更に

バーチャルオフィスのビル名が変わってしまった事例を紹介します。

都内の雑居ビルを借りてバーチャルオフィスを運営していたA社は、立地の良い住所であることや充実したサービス展開が評判となり、順調に事業を伸ばしていました。

もちろんバーチャルオフィスの利用者も右肩上がり。「開業したい、起業したい」という思いを抱えた人々に向けて、初期投資少なくスタートできるバーチャルオフィスをより広めようと、A社はさらなる成長を見据えてチャレンジを続けていきます。

その矢先、A社がまったく予想もしていなかった事態が発生します。

なんとA社が借りていた雑居ビルの所有権が、現在のビルオーナーから他社へ譲渡(ビルの売買)されビル名が変更になることが決定したのです。

ビル名の変更となれば、A社はバーチャルオフィスの利用者に対して法人登記の変更やHP・名刺などに掲載していた住所の変更作業をお願いしなければならないため、A社にとっては苦い経験となってしまいました。

またバーチャルオフィスを運営している会社とビルのオーナーとの契約形態やビルの老朽化、再開発を伴う建て替えによっては、退去を余儀なくされ貸している住所を、継続して貸し出すことができなくなってしまうという可能性もあります。

その場合も、バーチャルオフィスの利用者は移転登記や情報の変更を余儀なくされるので注意が必要です。

バーチャルオフィスが移転してしまうリスクがある!

バーチャルオフィスのビル名が変わるだけでなく、移転によって住所が変わってしまう可能性もあります。

事案は多くはありませんが、たとえば土地の再開発に向けて、立ち退きを要求されてしまい、バーチャルオフィス運営会社側も移転せざるを得ない状況になってしまった事例が実際にありました。

こういったトラブルに対応するためには、事前に対策を知っておくことが重要です。そうすれば無駄に焦ることなく、スムーズに対応することができるようになります。

そのためにも、まずはバーチャルオフィスの住所が変わってしまうことで自身が被るリスクについて知っていきましょう。

バーチャルオフィスのビル名が変わる&移転すると、どんなリスクがある?

バーチャルオフィスのビル名が変わったり移転してしまうことで、発生するリスクを2つ紹介します。

  • HP、名刺、開業届、登記など、各種住所変更をする手間が発生する
  • 法人登記している場合、登記変更にかかる費用が発生する

「住所が変わるだけでしょ」と想像する方もいるかもしれませんが、開業届を提出しなおしたり、法人登記を変更したりと、時間を使う作業が発生する場合もあるため、しっかり頭に入れておきましょう!

各種住所変更をする手間が発生する

借りていたバーチャルオフィスのビル名が変わるということは、つまり借りていた住所が変わるということです。これまでの住所を継続して利用することができないため、必ず各種住所の変更をしなければなりません。

たとえば、住所変更が発生する主な箇所としては以下があげられます。

  • 会社のHPに記載している住所
  • ネットショップに掲載している住所
  • 名刺やDMなどに記載している住所
  • 開業届に記載した住所
  • 法人登記に記載した住所

「住所を変更するだけ」とはいえ、意外と時間的なコストがかかってしまうでしょう。

法人登記している場合、登記変更にかかる費用が発生する

法人登記をしている場合は、新しい住所に登記内容を変更する必要があります。その際、登記内容の変更には「3万円」の費用が発生します。(法務局の管轄区が異なる場合は8万円。)

住所変更に伴う費用を運営会社が負担してくれるとは限りません。バーチャルオフィスの住所変更があった際には、大きなコストが発生する可能性が高いことを頭の片隅においておきましょう。

バーチャルオフィスのビル名&移転による住所変更リスクに備えるポイント

バーチャルオフィスの住所変更は、利用者のわたしたちにとっては防ぎようのない事態に思えますが、「ビル名変更の事態に巻き込まれるリスクを軽減させる」「住所変更があってもリスクを被りにくい運用をする」ことは可能です。

バーチャルオフィスの住所変更(ビル名変更および移転)リスクに備えるポイント4点を紹介していきます。

1.名前が変わりやすいビルの特徴を知る

バーチャルオフィスを契約する前に、「名前が変わりやすいビル」を利用していないかどうかチェックすることを推奨します。

具体的には、投資目的の不動産ファンドによって所有されているビルは、他の建物と比較して名前が変わる可能性が高い傾向にあります。

上記ビルを見分けるには、なかなか骨が折れますが、不動産登記簿を取得するのが1番正確に情報を得られるでしょう。あとは不動産ファンドのビル名でないかを確認したり、契約時点で売り出されていないかを確認したりする方法があります。

契約前に、ビル名に少しでも「怪しいかも……」という違和感が生まれたら、バーチャルオフィスの運営会社に問い合わせたり、不動産登記簿を取得して調べてみたりすると良いです。

2.定期借家契約のバーチャルオフィスは絶対に避ける

バーチャルオフィス運営会社が、利用者に貸し出す物件を「定期借家契約」している場合は、住所が変わる可能性が高いため絶対に避けましょう!

定期借家契約とは、契約期間満了時に賃貸借関係が存続するかが不透明な契約のことです。たとえば借家契約期間を5年で結んでいた場合、5年の期間が満了したとき、期間を更新できるかどうかは、その時になってみないと分かりません。

通常の一般の借家契約では借り主の保護を目的として、貸し主は正当な事由がない限り、借り主からの契約更新を拒絶できないとされていますが、定期借家契約にはその義務が貸し主にありません。

貸し主より「更新はしない」と言われてしまったら、事業を運営していようと、その物件から出ざるを得ないことになります。

こうした事象に巻き込まれるリスクを避けるためにも、契約前にどんな契約のもと借りている物件の住所をレンタルすることになるのかは確認しておくと安心でしょう。

あとは、バーチャルオフィスが移転するときなど、利用者に何らかの影響を及ぼす事象が発生するときに、事前に利用者にその旨を通知することが規約に記載されているかどうかも確認しておくと安心です。

突然、「明日から住所は使えません」と言われてしまったら、自身の仕事に大きな影響を及ぼしてしまいます。「30日前には通知する」など、具体的に何日か前に通知することを約束してくれているかどうか確認するようにしましょう!

バーチャルオフィス1は普通賃貸借契約を結んでおり、ビルの建替え等がない限りオーナー側から退去をもとめられることはないようにリスクヘッジを行っております。

3.法人登記の仕方を工夫する

法人登記をする際に、「ビル名を登記簿に記載しない」という方法があります。番地までの住所でも登記可能(建物名は必須ではない)であるため、そもそもビル名を登記簿に記載しなければ、ビル名が変わったとしても変更する必要はありません。

ただし、何か郵便物が郵送される際に「建物名が分からないため、お届けできません」と郵便の遅延が発生する可能性が高くなる点は注意が必要です。場合によっては、そもそも宛先不明となり、郵便物が届かないケースも考えられるでしょう。

またバーチャルオフィスサービスによっては、登記の際に「ビル名や号室まで入れるルール」が敷かれている場合もあるので、明確な規定がある際には従うようにしましょう。

※バーチャルオフィス1では、追加料金なしで法人登記を行うことが可能ですが、ビル名を含めて法人登記を行うよう、規約で定めています。

4.定款の書き方を工夫する

定款とは、会社の基本情報や規則などが記載された書類のことで、法人登記をする際には必ず提出することが法律によって定められています。

定款では、必ず会社の「本店所在地」を記載しなければなりませんが、当項目は「◯◯県◯◯区」までの記載でも問題ありません。つまり町名や村名、ビル名まで記載しなくても受理されます。

細かく記載してしまうと、住所を変更しなければならなくなった際に、法人登記にくわえて定款の修正もしなければならないので、時間も手数料も発生してしまうことになります。

しかし、たとえば「東京都渋谷区」というように、区までの記載にとどめておけば、バーチャルオフィスの住所変更があったとしても、リスクを負わない可能性を高められます。

またあなた自身が、別のバーチャルオフィスに変えたい、自社オフィスにしたいという想いが生まれたときも、もともと提出した区内での変更であれば、定款を変更する必要がなくなるので安心です。

例:「東京都渋谷区」で定款を提出した場合、渋谷区内で移転すれば、定款変更の必要はありません。

まとめ

バーチャルオフィスでは、運営会社も意図しない外的要因によって、借りていた住所のビル名が変わってしまったり、移転によって住所変更をせざるを得ない事態に巻き込まれる可能性があります。そうすると、各種住所変更を行わなければならないため、事業運営にかける大事な時間を使って対応しなくてはなりません。

そういった事態を防ぐためにも、とくに投資目的の不動産ファンドによって所有されているビルや定期借家契約をしている物件の住所を貸し出しているバーチャルオフィスの利用は避けるようにしましょう。

▼そのほかバーチャルオフィスで起こりうるトラブルと対策を知りたい方は、下記記事もご覧ください。

バーチャルオフィスのトラブル回避!事例と対策

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

トップへ