地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するメリットと注意点

[投稿日]2023年08月28日 / [最終更新日]2023年12月21日

地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するメリットと注意点

バーチャルオフィスが地方在住者と相性の良い理由を教えてください。

バーチャルオフィスが地方在住者と相性の良い理由としては、以下の3つが挙げられます。

  • 非対面でのビジネス活動が加速したため
  • 地方にビジネスを展開しやすいため
  • 地方の補助金・優遇制度があるため

地方在住で自分の事業を持っている人は、東京都心の住所を持つとビジネスを有利に進められます。そこで、ビジネス用の住所を借りられるバーチャルオフィスを検討してみたものの、遠く離れた場所のバーチャルオフィスは契約できないと思っていませんか。

実は、バーチャルオフィスのほとんどは国内であればどこでも利用できるため、地方在住でも契約可能です。本記事では、バーチャルオフィスが地方在住者と相性が良い理由や利用するケース、メリット、注意点を解説します。

バーチャルオフィスは地方在住者と相性の良いサービス

バーチャルオフィスは、「非対面でのビジネス活動が加速した」「地方にビジネスを展開しやすい」「地方の補助金・優遇制度がある」という理由から、地方在住者と相性の良い

バーチャルオフィスは都心在住者と相性が良いと思われる方もいらっしゃいますが、地方在住者とも相性が良いサービスです。以下では、バーチャルオフィスが地方在住者と相性の良い理由を3つ解説します。

非対面でのビジネス活動が加速したため

インターネットの普及とコロナウイルスの蔓延により、テレワーク・リモートワークなど、非対面でのビジネス活動が普及しました。

特に、パソコン1台あればビジネスができるWebライター・Webデザイナーなどは、インターネット環境さえあればどこでも仕事ができます。東京都心にいなくても活動可能なため、物価の安い地方に移住してビジネスする人が増加しました。

住所だけを東京都心に置いておけるバーチャルオフィスは、地方在住者と相性の良いサービスです。

地方にビジネスを展開しやすいため

地方は東京都心と比べて競合企業が少なく、新規顧客を取りやすい傾向にあります。また地方にビジネスを展開しても、バーチャルオフィスがあることで東京都心のクライアントと引き続きやり取りが可能です。

さらに地方を拠点としながら、東京都心の基準で報酬をもらえます。地方は物価が安いため、ビジネス・生活にかかるコストを抑えられるでしょう。

地方の補助金・優遇制度があるため

地方でビジネスを起こす人に向けて、サポートする自治体は多く存在します。補助金や優遇制度をすべて活用すれば、初期費用を大幅に抑えられ、ビジネスを始めやすいでしょう。バーチャルオフィスを利用すれば、地方の補助金・優遇制度を受けながら、東京都心に拠点を構えられます。

例として、政府は地域の課題を解決する事業を設立した場合、最大200万円の補助金を交付する「地方創生起業支援事業」を設けています。
参考:起業支援金・移住支援金 – 地方創生

地方在住者がバーチャルオフィスを利用するケース

地方在住者がバーチャルオフィスを利用するケースは「地方に住んでいて東京都心の住所を使うケース」「東京在住&東京のオフィス所有者が、実家に戻る・移住するケース」「地方の企業が東京進出の足がかりにするケース」

地方在住者にとってビジネスに有利な東京都心の住所を持つことは、ブランド価値を上げることにつながります。しかし、目的は一緒であっても、利用するまでのケースはさまざまです。

以下では、地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するケースを3つ解説します。

地方に住んでいて東京都心の住所を使うケース

すでに地方に住んでいる人が東京都心の住所を使ってビジネスを展開するケースです。

利用される背景としては、自社の信用度の向上が挙げられます。ビジネスにおいて住所は会社・個人の信用度に直結します。ビジネス街として有名な地域の住所を利用すると、あなたの信用度が上がるでしょう。

一方で、あまり馴染みがない住所を使っている場合、怪しいビジネスをしているのではないかという疑念を持たれてしまいます。

とはいえ、地方在住者は東京都心にオフィスを持っていても、物理的に通勤できません。信用度を上げるために、東京都心のバーチャルオフィスで住所だけ借りるというケースが考えられます。

東京在住&東京のオフィス所有者が、実家に戻る・移住するケース

東京在住&東京のオフィス所有者が実家に戻ったり、移住したりするケースです。

背景としては、地方に本社を置くより、東京に本社を置いておくほうが便利ということが挙げられます。東京都心に本社を置いて営業することで、取引先に良い印象を与えられ、契約成立する確率が上がるでしょう。

また、本社を地方に移転させるのが面倒な方や、一時的に地方に戻り、いずれは東京に戻る予定がある方もバーチャルオフィスを利用しています。

ちなみに、同じ業種が集まるエリアのバーチャルオフィスを契約すると、業界の最新情報が手に入りやすくなり、ビジネスを有利に進められます。このような点においても、東京都心にバーチャルオフィスを置いておくのはメリットが多いといえるでしょう。

地方の企業が東京進出の足がかりにするケース

地方の企業が東京進出の足がかりにするケースです。

背景としては、少ないコストで東京進出したいことが挙げられます。東京は地方より法人の数が圧倒的に多く、取引先の選択肢も増えるため、ビジネスが進みやすい特徴があります。

地方企業が事業を拡大したい場合、東京都心にオフィスを構えるのが最適ですが、東京都心のオフィスは初期費用もランニングコストも高額です。よほどの資金力がなければオフィスを構えることは困難でしょう。

バーチャルオフィスは物理的な空間を借りることなく、住所利用が可能です。住所利用だけでも他の法人に東京にビジネス用の住所を持っていることを証明できるため、取引件数の増加が期待できます。

地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するときの注意点

地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するときの注意点
「場合によっては納税地が変更される」「直接来客対応ができない」「郵送物の受取にタイムラグが生じる」

バーチャルオフィスを利用するときの注意点は、都心在住者と地方在住者で異なります。特に地方在住者は、バーチャルオフィス内の見学が難しいため、なるべく失敗は避けたいところです。

以下では、地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するときの注意点を3つ解説します。

場合によっては納税地が変更される

納税地とは、納税の基準となる場所のことです。個人は原則「住所地」、法人は原則「本店所在地」が納税地になります。

ただし、本店所在地がバーチャルオフィスの東京都心の住所、活動拠点が地方となった場合、納税地は地方の拠点となる可能性があります。税務署の判断によっては納税地が本店所在地から変更になるかもしれませんので、事前に該当する税務署に確認しておきましょう。

納税地について詳しくはこちら▼

直接来客対応ができない

東京都心のバーチャルオフィスに訪問者が訪れても、直接来客対応することは難しいでしょう。特に、契約したバーチャルオフィスと自宅の距離が大幅に離れていれば、来客対応はできません。

対策としておすすめなのが、来客対応を代行してもらえるバーチャルオフィスを契約することです。常駐するスタッフに対応してもらえたり、遠隔でも対応できる通信機器を利用できたりなど、さまざまな代行サービスがあります。

郵送物の受取にタイムラグが生じる

バーチャルオフィスの住所を事業用にする場合、事業に関する郵便物はすべてバーチャルオフィスに届き、直接受け取ることはできません。郵便物はバーチャルオフィスで一時的に預かったあと、自宅に転送されます。つまり、郵便物を最終的に受け取れる日数は通常より多くかかってしまうということです。

東京都内に住んでいる場合は、直接郵便物を受け取りに行くことも可能ですが、遠く離れた地方に住んでいる場合、直接での受け取りは難しくなります。そのため、どれくらいの頻度で郵便物を転送してもらえるかという点に注意しなければなりません。

郵便物の注意点

  • そもそも転送をしてもらえるのか?
  • 月1回の転送か?
  • 月4回(週1回)の転送か?

上記のポイントは最低限確認しておきましょう。そして、転送時に発生する費用についても注意が必要です。月4回の転送があったとしても、郵送費用に加え転送作業費が請求される場合は思っていたよりもコストがかかってしまいます。

また、郵便物の発送を知らせる発送通知や、急ぎの郵便物を個別で発送してもらえるスポット転送サービスがあると、より便利です。バーチャルオフィス1では、いずれのサービスも提供しておりますので、ぜひご検討ください。

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
「必要なサービスが含まれているか」「住所が法人登記に利用可能か」「過去に住所が悪用されていないか」「運営会社の経営状態は良いか」「会議室があるかないか」「遠隔においてもコミュニケーションがとれるシステムがあるか」

現代ではバーチャルオフィスの数も多くなり、どのバーチャルオフィスがよいのか比較が難しくなりました。特に地方在住者はバーチャルオフィス内の見学が難しいため、テキストでしか判断できません。

以下では、必ず比較してほしいバーチャルオフィスを選ぶ際のポイントを6つ解説します。

①必要なサービスが含まれているか

あなたが必要としているサービスが含まれているかを確認しましょう。バーチャルオフィスが提供しているプランのなかには、必要でないものも含まれているプランが存在します。

先述したとおり、特に地方在住者は、郵便物が届くたびに東京都心のバーチャルオフィスに向かうのは物理的に難しいもの。そのため、郵便物の転送は必須です。「そもそも郵便物の転送があるか」「郵送費用が安いか」の2つが含まれているか、しっかりと確認しましょう。

東京と広島に店舗を構えているバーチャルオフィス1では、基本料金880円で月4回の郵便物転送サービスが含まれています。また、郵送費用は日本郵便の郵送費用と大きな差はありません。「地方在住で距離があるから費用も多くかかってしまう」と心配する必要もないでしょう。また、急いで郵便物を受け取りたい場合は、送料+550円で即日郵送するスポット転送がご利用いただけます。

②住所が法人登記に利用可能か

契約するバーチャルオフィスの住所で法人登記ができるかも重要です。

地方でビジネスを発展させると、法人登記という選択肢が現れます。その際に、法人登記ができないバーチャルオフィスを契約していると、事業が進まなくなり、ストレスになるでしょう。

一部のバーチャルオフィスでは法人登記ができない、または法人登記するために別途料金がかかるところもあります。また、法人登記する際に、スムーズに変更できるかも確認しておきましょう。

③過去に住所が悪用されていないか

バーチャルオフィスの住所が過去に犯罪目的で使用されていないか、事前に確認しましょう。もし、過去に悪用された住所を利用した場合、同じように悪用する目的かと疑われ、銀行からの融資・銀行口座開設ができない可能性があります。

悪用されやすいバーチャルオフィスは、入会審査を厳格に行っていない傾向にあります。また、「住所が番地やビル名まで記載されていない」「公式ホームページのわかりにくいところに住所を記載している」など、意図的に住所を隠しているバーチャルオフィスも危険です。悪用された履歴がなかったとしても、今後悪用されてしまうおそれがあります。

事業をスムーズに進めるためにも、厳重な審査をしており、住所が最後まで記載されているバーチャルオフィスがおすすめです。

④運営会社の経営状態は良いか

バーチャルオフィスを運営している会社の経営状態が悪いと、いつサービスが終了するかわかりません。また契約したのに、すぐに別のバーチャルオフィスに契約しなければならないというケースも考えられます。

運営会社が上場している場合は、経営状態の良し悪しをIR情報で確認しましょう。ただし、新規のバーチャルオフィスや非上場企業はIR情報が少ない場合があるため、バーチャルオフィスの実績を確認することが大切です。

➄会議室があるかないか

東京都心で対面の打ち合わせがある場合、バーチャルオフィスに会議室があると新しく場所を探す必要はありません。また取引先が来館した際に、ビジネス用の住所を使っている場所と伝えると、今後の打ち合わせも同じところでするという認識を持ってもらえます。

ただし、バーチャルオフィスの会議室を利用するには、別途料金が必要な場合がほとんどです。さらに、会議室に求める設備と料金が予算に合うかどうかも確認しましょう。

⑥遠隔においてもコミュニケーションがとれるシステムがあるか

地方在住者は直接、取引先と会うことが少ないため、遠隔でコミュニケーションがとれるシステムは必須です。遠隔でコミュニケーションが取れるシステムには、受付システム・電話秘書・電話転送などがあります。

東京と広島に店舗を構えているバーチャルオフィス1では、エントランスに来客対応受付システムを用意しています。受話器とタブレットを使い、ビデオ通話と電話どちらでも取引先と連絡可能です。連絡が取れず、取引先に迷惑をかけることはありません。

バーチャルオフィス1は地方在住でも安心して利用可能

バーチャルオフィス1

バーチャルオフィス1は地方在住でも安心してご利用いただけます。東京都渋谷区と広島県広島市に1つずつ存在するため、在住先に合わせて選んでいただけます。

地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを契約するときに重要なポイントは、郵便物と来客対応です。

郵便物に関しては、基本料金880円のなかに、月4回の郵便物転送サービスが含まれています。また、郵送費用も日本郵便と大きな差はありません。郵便物の到着状況はLINEで確認できるため、郵便物を見逃すこともないでしょう。

 バーチャルオフィス1日本郵便(定形外)
50gまで150円120円
100gまで200円140円
150gまで300円210円
250gまで400円250円
500gまで500円390円
500g以上宅急便580円~

来客対応に関しては、来客対応受付システムを用意しており、離れた場所でも取引先と直接連絡できます。操作がわからなくても、スタッフが常駐しているため、取引先も安心して利用できます。

【参考】東京都心の企業が地方のバーチャルオフィスを利用するケース

【参考】東京都心の企業が地方のバーチャルオフィスを利用するケース

地方在住者が東京都心のバーチャルオフィスを利用するケースを紹介しましたが、東京都心の企業が地方のバーチャルオフィスを利用するケースもあります。

例としては、東京都心で事業が拡大できた際に、さらに事業拡大するために地方へ進出するケースや、東京都心で働いていた従業員が地方に移住することになったときの拠点として活用するケースなどです。

地方のオフィスは東京都心よりコストがかからないものの、いきなりオフィスを借りると大きなリスクを背負うことになります。バーチャルオフィスを利用することで、少ないコストで全国に拠点を展開できるため、リスクを最小限に抑えられるでしょう。

また、東京都心に機能を集中させるのではなく各地方に機能を分散させることで、どこかの拠点で災害が発生したときでもすぐ復旧でき、事業継続が途絶えるリスクを減らせます。

まとめ

バーチャルオフィスは東京都心在住者だけでなく、地方在住者も利用可能であり、ビジネスを有利に進めるために使い勝手が良いサービスです。ただし、地方在住者はバーチャルオフィスの住所へ直接向かうことが少ないので、郵便物の転送と遠隔でコミュニケーションが取れるサービスがあることを必須条件としましょう。

働く場所に制限がなくなりつつある現代でも、拠点を持つ必要性は昔と変わりません。地方在住者も東京都心のバーチャルオフィスを利用して、拠点を持ちつつビジネスを成長させましょう。

この記事の投稿者

バーチャルオフィス1編集部

東京都渋谷区道玄坂、広島市中区大手町にあるバーチャルオフィス1

月額880円で法人登記・週1回の郵便転送・郵便物の来館受取ができる起業家やフリーランスのためのバーチャルオフィスを提供しています。

https://virtualoffice1.jp/

この記事の監修者

株式会社バーチャルオフィス1代表取締役 牧野傑

株式会社バーチャルオフィス1 代表取締役

2022年2月に株式会社バーチャルオフィス1の代表取締役に就任。東京(渋谷)、広島にて個人事業主(フリーランス)、法人向けにビジネス用の住所を提供するバーチャルオフィスを運営している。自ら起業した経験も踏まえ、「月額880円+郵送費用」といったわかりやすさを追求したワンプランで、利用者目線に立ったバーチャルオフィスを目指している。

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