ビジネス効率アップ！郵便私書箱＆私設私書箱（バーチャルオフィス）完全ガイド！

現代の働き方はオフィスにとらわれることなく多様化しており、自宅でのリモートワークや、カフェなどで仕事をするノマドワーカーなど、さまざまなスタイルがあります。そのなかで需要が増えてきたのが、私書箱です。

しかし、どんなサービスを展開しているのか、どのように活用すれば効果的なのか、まだまだわからないことが多いのではないでしょうか。

本記事では、郵便私書箱と私設私書箱（バーチャルオフィス）の概要からメリット・デメリットまで、徹底解説します。なお、私設私書箱とバーチャルオフィスは、提供されるサービスがほぼ同じと定義してご紹介します。

現代における多様な働き方やビジネスに合ったサービスを最適な形で活用し、ビジネスの効率化と、よりプロフェッショナルな事業展開にお役立てください。

現代のビジネススタイルに最適な郵便私書箱と私設私書箱（バーチャルオフィス）

今や、学生や主婦といった個人でも「起業」する人が増え、起業を身近に感じることが多くなりました。起業すると、クライアントとのやり取りなどで郵送物が発生することはよくあります。そのような場合に、自宅を知られてしまうことに抵抗を感じる方も多いのではないでしょうか。

また、ビジネス以外でもプライバシーを守る対策のひとつとして、私書箱の需要が急上昇しています。まずは、郵便私書箱と私設私書箱（バーチャルオフィス）とはどのようなものかご紹介しましょう。

私書箱とは

私書箱とは、個人や事業者が自宅以外で郵便物を受け取るための郵便受けのことです。「郵便私書箱」と「私設私書箱(バーチャルオフィス)」の2つに分けられます。そして、一般的に「私書箱」と呼ばれるものは、郵便局に設置されている郵便私書箱を指します。

郵便私書箱

郵便私書箱の利用には、「空きがあること」「利用条件をクリアすること」が必須事項です。そのうえで、郵便局で配布される利用請求書の提出をし、受理された場合に利用できます。

郵便私書箱の具体的な利用条件は3点です。

• おおむね毎日、郵便物などの配達を受ける方
• 郵便私書箱を6ヶ月以上使用する方
• 郵便物等を遅滞なく受け取ることができる方
  出典：日本郵便株式会社郵便局留・郵便私書箱

これらの条件から見て、フリーランスや個人での利用はハードルが高く、企業や業者など法人が利用しやすいと感じる方も多くいるでしょう。

私設私書箱（バーチャルオフィス）

私設私書箱とは、民間企業が運営する私書箱のようなサービスを指します。またバーチャルオフィスとは、事業用の住所を借りられるサービスです。レンタルオフィスのようなオフィスサービスのひとつですが、レンタルオフィスとは異なり、オフィスの設備やワークスペースがありません。

バーチャルオフィスには、私設私書箱のような郵便物を保管できるサービスを提供しています。そのため、本記事では私設私書箱とバーチャルオフィスは提供されるサービスがほぼ同じと定義してご紹介しましょう。

私設私書箱の場合、業者によって契約できる条件が異なります。しかし、郵便私書箱のように郵便の着信量に関する利用条件が設けられておらず、企業から個人に至るまで幅広い方に利用がしやすい点が魅力のひとつです。

そして、駅近や事業を展開したいエリアなど、立地も自分のライフスタイルに合わせて選びやすく、使い勝手が良いのが私設私書箱の強みといえるでしょう。ただし私設私書箱によっては、法人登記や郵便物転送などのサービスがない可能性があります。検討の際には費用やサービス内容に注意しましょう。

創業期にはやらなければならない手続きも多く、経費をできるだけ抑えたい方も多くいるかもしれません。また、ワークスペースは必要ないけれど、ビジネスを展開するにあたって広く使用できる住所が欲しいと考える方もいます。さらには、ビジネスとは関係なく、個人的な荷物を家族に知られないように受け取りたい方もいるでしょう。

そのような場合に、店舗を構えることなくオフィス機能を提供してもらえたり、郵便物を預かってもらえたりする私設私書箱（バーチャルオフィス）は大変便利です。

郵便私書箱のメリット・デメリット

私書箱のみの機能を担う郵便私書箱には、以下のようなメリット・デメリットがあります。

種類	郵便私書箱
メリット	郵便物の保管ができる 私書箱の住所を利用することでプライバシーが守られる 誤配・盗難のリスクが減る 無料で利用できる 郵便物を最速で受け取れる
デメリット	私書箱機能のみ 法人登記の住所に使用できない 特定商取引法に基づく表記に使用できない 利用条件をクリアする必要がある 郵便物の回収に行かなければならない 郵便物到着のお知らせなどのサポートがない 宅配便は受け取ってもらえない 受け取りが定形郵便に限られる

郵便私書箱の最も大きなメリットは、無料で利用できる点といえるでしょう。しかし、先述したとおり利用条件のハードルが高いため、毎日着信する郵便がない状態だと利用が難しいと考えられます。そのうえ、オプションサービスがなかったり、法人登記などのビジネス用途に使用できなかったりなど、制約が多い点に十分注意しておかなければなりません。

さらに制約として挙げられるのは、受け取り可能な郵便物が定形郵便に限定されている点です。また郵便物を転送してもらえるサービスがないので、郵送物を引き取りに行く必要も出てくるでしょう。つまり郵便私書箱を利用するには、生活圏内・勤務先近辺など、通えるエリアに限定する必要があります。

私設私書箱(バーチャルオフィス)のメリット・デメリット

続いて、私設私書箱(バーチャルオフィス)には、以下のようなメリット・デメリットがあります。

種類	私設私書箱(バーチャルオフィス)
メリット	郵便物の保管ができる 私書箱の住所を利用することでプライバシーが守られる 企業としての信用度が上がる 誤配・盗難のリスクが減る 固定電話が使える場合、電話転送サービスを行ってくれる 場合によっては郵便物転送サービスも受けられる 定形郵便以外のものも受け取ってもらえる 顧客の突然の来訪を教えてくれる 会議室が併設されている場合、安価で利用できる 一等地の住所で法人登記ができる 安価で事業展開したいエリアで事業所を構えられる 場合によっては特定商取引法に基づく表記に使える 場合によっては法人登記できる 場合によっては開業届の住所として使用できる 月額利用料金が安価のためオフィスを構えるのに比べてコスト削減できる 初期費用が安い 事業サポートを展開する会社もある（別途費用がかかる場合も）
デメリット	月額費用がかかる 郵便物の受け取りが平日の日中に限定される業者もある 許認可の申請が降りない場合もある 法人口座開設の審査が厳しい 架空となるとあまり良い印象を持たれないケースもある 士業の場合利用できない 作業スペースがない

私設私書箱（バーチャルオフィス）のメリット

私設私書箱（バーチャルオフィス）を利用する場合の最大のメリットは、「法人登記」「開業届への記載」「特定商取引法に基づく表記の使用」が可能な点です。

そして、法人登記や特定商取引法に基づく表記で住所を使用する場合には、バーチャルオフィスの利用を強くおすすめします。なぜなら、私設私書箱によっては先述した3点を使用不可としている場合もあるからです。

特定商取引法に基づく表記では、登録している事業所の住所を公開しなければなりません。自宅を特定商取引法に基づく表記の住所として利用する場合、自宅住所がさまざまな方に広く知られてしまい、多くのリスクを背負うこととなります。オフィスが不要な方や、コストをかけたくない方には、ビジネスに使用できる住所を安価でレンタルできるバーチャルオフィスが最適な選択肢のひとつとなるでしょう。

またバーチャルオフィスの場合、郵便物転送サービスがある場合が多く、私書箱のように利用エリアが限定されない点も魅力のひとつです。郵便物を引き取りに行く必要がないため、事業を展開したいエリアや一等地など、理想とする住所を持つバーチャルオフィスを契約できます。また、郵便物の窓口引き取りを検討する場合でも、駅近など好立地である場合が多いので利用しやすいといえます。

それ以外にも、作業スペースや事業サポートなどの付帯サービスを充実させたバーチャルオフィスは、事業を展開するうえで力強いサポートとなるでしょう。付帯サービスが多ければ多いほど月額費用が高額になりますが、安価である点だけで契約を決めると必要なサービスを受けられないかもしれません。ご自身に合ったサービスが展開されているバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

私設私書箱（バーチャルオフィス）のデメリット

メリットの多い私設私書箱（バーチャルオフィス）ですが、注意すべき点が2点あります。

まず、１点目が「許認可」についてです。許認可によっては事業所・営業所ごとに取得が必要な場合があり、物件によっては要件を満たせない場合があります。許認可が必要な事業の場合、あらかじめ要件を満たすか確認しましょう。

そして、2点目が「法人口座開設」についてです。一部の銀行ではバーチャルオフィスの住所を使用する場合、口座開設不可と明言されています。しかし、すべての銀行に当てはまるのではないうえに、信頼性が住所のみで決まるわけではありません。

会社全体の信頼性を高めることで口座開設できる可能性は十分にあります。利用予定の銀行の規約をあらかじめ確認し、口座開設を検討しましょう。

郵便私書箱と私設私書箱（バーチャルオフィス）の比較

具体的な郵便私書箱と私設私書箱(バーチャルオフィス)の違いについて見ていきましょう。

	郵便私書箱	私設私書箱	バーチャルオフィス
郵便物の保管ができるか	○	○	○
郵便物が受け取れるか	○	○	○
企業としての信用度が上がるか	×	△	○
誤配・盗難のリスクが減るか	○	○	○
無料で利用できるか	〇	×	×
郵便物を最速で受け取れるか	〇	×	×
一等地やメジャーな住所を使用できるか	△	〇　注1	〇　注1
宅配便の受け取りサービスがあるか	×	〇	〇　注2
法人登記の住所に使用できるか	×	△	〇　注2
特定商取引法に基づく表記に使えるか	×	△	〇　注2
郵便物転送サービスがあるか	×	△	〇　注2
郵便物到着のお知らせ機能があるか	×	△	〇　注2
電話番号レンタル・転送サービスがあるか	×	△	〇　注2
会議室などその他サービスがあるか	×	×	〇　注2
来訪者の対応システムが整っているか	×	×	〇　注2

注1：私設私書箱・バーチャルオフィスの運営者によっては、格安サービスを提供するために一等地ではない住所で運営しているケースもあります。
注2：バーチャルオフィスによっては上位プランでのみ提供されている、またはまったく提供されていないというケースがあります。

比較ポイント①郵便物の保管ができるか

郵便物の保管においては、郵便私書箱も私設私書箱（バーチャルオフィス）も可能です。しかし、業者によっては無料保管期間に期限が設けられていたり、保管期間の超過に対し料金が発生したりすることもあるので、注意しましょう。

比較ポイント②郵便物が受け取れるか

郵便私書箱も私設私書箱(バーチャルオフィス)も郵送物の受け取りができます。しかし、本人限定郵便や、裁判所からの特別送達など受け取りができないものもあるので注意しましょう。その場合には不在票で対応されます。

懸賞応募や、同窓会返送窓口としてなど、受け取る郵便物が定形郵便に限定できる場合には郵便私書箱の利用もひとつの手でしょう。

比較ポイント③企業としての信用度が上がるか

私設私書箱（バーチャルオフィス）を利用すれば、会社の本店所在地として都心一等地の住所を使用できます。自宅住所を使わないことで、企業規模を小さく評価されることがなく、信用度を上げられるでしょう。

対して郵便私書箱の住所では、法人登記ができません。信用度を上げるなら私設私書箱（バーチャルオフィス）のほうがおすすめです。ただし、私設私書箱のなかには法人登記不可の場合があります。企業としての信用度向上を見越して私書箱を契約したい場合は、法人登記が可能な私設私書箱（バーチャルオフィス）を選びましょう。

比較ポイント④誤配・盗難のリスクが減るか

自宅のポストで事業用の郵便物を管理すると、間違って捨ててしまったり、盗まれてしまったりする恐れがあります。

その点、郵便私書箱や私設私書箱（バーチャルオフィス）であれば、鍵がついているポストでしっかりと管理してもらうことが可能です。誤った配達や、配達後の盗難のリスクは大幅に解消できるでしょう。また、私設私書箱(バーチャルオフィス)なら、窓口にスタッフが立っていたり、監視カメラが設置されていたりと、セキュリティ管理が徹底されているので、より安心して利用できます。

比較ポイント⑤無料で利用できるか

郵便私書箱であれば、サービスを無料で利用することが可能です。私設私書箱（バーチャルオフィス）はサービスが多岐にわたるほど料金が高くなるため、郵便私書箱に比べるとランニングコストが高額になってしまいます。定形郵便の代理受け取りのみを希望し、郵便私書箱の利用条件をクリアするのであれば、郵便私書箱がもっとも安価です。

ただし、ビジネスの展開には法人登記や郵便物の転送など、さまざまなサービスを受けられるほうがはるかに便利です。ご自身の利用イメージをよく検討してサービスを選んでくださいね。

比較ポイント⑥郵便物を最速で受け取れるか

郵便私書箱であれば、郵便局員が郵便物を仕分けし、私書箱に直接配達するため、最速で郵便物を受け取れます。ただし、いつ郵便物が到着したのかはわからないので、自ら確認しなければなりません。

対して私設私書箱(バーチャルオフィス)の場合、郵便局から配達された郵便物は一度私設私書箱（バーチャルオフィス）に届けられるので、郵便物の受け取りにラグが生じます。郵便物の受け取り速度で比べると、郵便私書箱に軍配が上がるでしょう。

しかし、私設私書箱（バーチャルオフィス）では、郵便物が到着した際にお知らせしてもらえるサービスを展開している場合があります。効率よく郵便物を受け取るなら、私設私書箱（バーチャルオフィス）がおすすめです。

比較ポイント⑦一等地やメジャーな住所を使用できるか

一等地やメジャーな住所を使用するメリットは、ビジネスイメージの向上を図れる点にあります。会社の所在地がわかりやすい地名の場所に存在することは、顧客やビジネスパートナーに安心感を与えられるでしょう。

多くの私設私書箱（バーチャルオフィス）では、都心一等地やビジネス街に店舗を構えています。IT系企業の場合はIT企業の聖地である渋谷区を選ぶなど、柔軟に対応することが可能です。

一方で郵便私書箱は、あくまでも郵便物の送付先としての住所を対外的に表示させられるだけです。拠点の所在地として表示できるわけではないため、自社のブランディングや住所の良さを見せる役割はあまりないといえます。あくまでも郵便物の受け渡しの利便性・安全性を高める役割にとどまります。

一等地やメジャーな住所を使用し、自社のイメージを向上させるという点では、私設私書箱（バーチャルオフィス）のほうが優れているといえるでしょう。

比較ポイント⑧宅配便の受け取りサービスがあるか

私設私書箱(バーチャルオフィス)では、宅配便の受け取りサービスがありますが、郵便私書箱にはありません。もし定形郵便以外に小包などの代理受け取りを希望する場合は、私設私書箱(バーチャルオフィス)を選びましょう。

ただし、私設私書箱(バーチャルオフィス)であっても、クール便や極度に大きい荷物など受け取りに制限を設けている業者も多いので、事前の確認がおすすめです。

比較ポイント⑨法人登記の住所に使用できるか

法人登記の住所として利用したい場合は、私設私書箱(バーチャルオフィス)を契約しましょう。郵便私書箱では、登記住所への使用が許可されていません。

また、ランニングコストを抑えるために自宅住所を登記住所として使用すると、ネット上に自宅住所が公開されてしまいます。プライバシー保護の観点からも、登記住所には私設私書箱(バーチャルオフィス)を登録することが望ましいでしょう。

ただし私設私書箱を提供する業者のなかには、法人登記ができない場合があります。事前にサービス内容を確認したうえで契約することをおすすめします。

比較ポイント⑩特定商取引法に基づく表記に使えるか

法人登記と同様、特定商取引法に基づく表記に関しても、郵便私書箱の住所は使用を許可されていません。住所を使用する場合は、私設私書箱(バーチャルオフィス)の契約がおすすめです。

ただし、私設私書箱(バーチャルオフィス)によっては特定商取引法に基づく表記への記載を許可していなかったり、画像処理に限定して住所の記載を許可していたりする場合があるので、事前確認をしたうえで契約しましょう。

画像処理に限定しての住所記載だと、ネットショップ開設時に住所を使用できない場合や、Google マップに表示ができない、信用問題に発展する可能性があるなどのリスクが存在します。ビジネス住所として利用したい場合は、リスクを回避するために、住所表示をテキストで許可している私設私書箱(バーチャルオフィス)を選びましょう。

比較ポイント⑪郵便物転送サービスがあるか

私設私書箱(バーチャルオフィス)であれば、郵便転送サービスを提供している会社が多く存在します。郵便物を引き取りに行く手間が省けるうえに、遠く離れた一等地での私書箱サービスの利用も可能です。一方で郵便私書箱の場合、郵便物の転送サービスはありません。利用する場合は、郵便私書箱の住所の生活圏内であることが必須です。

ただし、私設私書箱(バーチャルオフィス)のなかには郵便物転送サービスがなかったり、転送手数料として月額費用とは別に高額な費用がかかったりする場合があります。郵便物に関するサービス内容は、事前に確認しておきましょう。

比較ポイント⑫郵便物到着のお知らせ機能があるか

私設私書箱(バーチャルオフィス)には、郵便物が到着した際にメールやLINEでお知らせしてもらえるサービスがあります。

その反面、郵便私書箱にはお知らせ機能などはありません。こまめに郵便物の到着を確認する必要があるでしょう。

私設私書箱(バーチャルオフィス)が提供するサービスのなかには、郵便物を確認し、DMに関しては破棄してもらえるなど、対応に幅を持たせることが可能です。事務作業の軽減にもなるので、効率よく利用しましょう。

比較ポイント⑬電話番号レンタル・転送サービスがあるか

私設私書箱(バーチャルオフィス)には電話番号のレンタルや、電話転送サービスを提供している場合があります。たとえば、03ナンバーなどの私設私書箱(バーチャルオフィス)があるエリアの固定番号を利用することが可能です。自宅以外の固定番号を利用したい方や転送機能が欲しい方、特定商取引法に基づく表記に電話番号を記載したい方にはおすすめです。

ただし、活動拠点が番号区画内になければならないことから、すべての方に利用条件が当てはまるわけではありません。利用する際は十分注意しましょう。
出典：総務省電気通信番号関係の制度改正について

比較ポイント⑭会議室などその他サービスがあるか

私設私書箱（バーチャルオフィス）によっては、別途料金を支払えば利用できる貸し会議室や、専門家紹介サービスなど、ビジネスを展開していくにあたって便利なサポートサービスを展開しています。

しかし、基本的には作業スペースが用意されていないことが多く、あくまでもオプションサービスである点には注意が必要です。利用する場合は追加料金がかかると考えておきましょう。

郵便私書箱と比較して、私書箱以外のサービスが展開されるのが私設私書箱（バーチャルオフィス）を選ぶ醍醐味でもあります。利用したいサービスがあるかどうかもひとつの選択のポイントです。

比較ポイント⑮来訪者の対応システムが整っているか

私設私書箱（バーチャルオフィス）のなかには、来訪者に対応できるよう有人システムを取っていたり、利用者と直接やり取りができるシステムが導入されたタブレットが設置されていたりします。郵便私書箱で提供されるのはポストの貸し出しのみなので、そもそも来訪者が現れることを想定したサービスではありません。

ビジネスとして私書箱の利用を検討されている場合には、顧客とのより良い関係構築のためにも来訪者への対応も検討してみましょう。

バーチャルオフィス選びのポイント

一言にバーチャルオフィスといっても、値段やサービス・立地条件などさまざまです。どのように選ぶべきか迷われる方も多いでしょう。そのような場合に、以下の3つのポイントに注目してみるのがおすすめです。

• 自分が希望するサービス内容と費用のバランスが取れているか
• 知名度の高い住所を借りられるか
• 入会審査に本人確認があるか

まず、自分が希望するサービスが何かを明確にするのが重要です。業者によっては希望するサービスがなかったり、オプションサービスであったりすることもあります。コストを重視するあまり、希望するサービスが提供されていないことや、オプションとなっていることからランニングコストが高額になってしまうことのないよう注意しましょう。また、必要のないサービスが多すぎる場合も余分な費用となってしまうため、運用イメージを明確にすることが重要です。

また、知名度も大切なポイントです。なぜなら、マイナーな住所や、マンションの一室である場合には不信感を抱かれてしまい、会社の信用に直結するからです。一等地である場合には見栄えも良く、信頼や印象も上がるでしょう。

そして、もっとも注意すべきなのが入会審査に本人確認が行われているかどうかです。本人確認をしないままバーチャルオフィスの契約を進めることは、違法とされています。トラブル回避の観点からも、必ず本人確認のあるバーチャルオフィスを契約するようにしましょう。

バーチャルオフィス1なら立地も価格も◎

バーチャルオフィスによくある以下の5つのお悩みもバーチャルオフィス1なら解決できます。

• 法人登記は別途コストがかかる
• 月額費用は安価だが郵便転送サービスがないor制限有
• 代理サインに別途費用がかかる
• 受付システムがないため来客に対するフォローが不十分
• 郵便物費用がかさむ

バーチャルオフィス1は、東京都渋谷区（渋谷駅徒歩5分）と広島市中区（原爆ドーム前歩2分）の2拠点でサービスを展開しています。主なサービス概要は以下のとおりです。

会社名	株式会社バーチャルオフィス1
初期費用 （入会金+月額費用年払い）	16,060円 （5,000円+880円×12ヶ月）
月額費用	880円（年間契約の場合）＋発送費用 3,960円（単月契約の場合）＋発送費用
発送費用 ※転送手数料は基本月額費用に含む	～50g/150円 51～100g/200円 101～150g/300円 151～250g/400円 251～500g/500円 500g～/宅配便費用
サービス内容	法人登記に利用可 特定商取引法に基づく表記の住所として利用可（画像ではなく文章で利用可） 月4回の郵便転送サービス（郵送費用は実費） 郵便物着信したらLINE通知してくれる DM破棄オプションで不要な郵送物を削減 個人契約→法人契約への切替が無料 タブレット型の受付システム（宅配業者などの来訪者と直接連絡できるiPad端末）で関係者と直接コミュニケーションが取れる 代理サイン可の郵送物は基本料金内で受け取り対応可 ※本人限定郵便は不在票を受け取り、連絡対応 司法書士や税理士の紹介など、起業家に対するサポートサービスが充実 店舗での郵便物引き取りが可能（平日11時～16時） スポット転送可（手数料550円/回+発送費用） 貸し会議室が利用可能（別途1,100円/時） 固定電話利用＆転送（オプション） 年間契約：月額1,320円+通話料 単月契約：月額5,940円+通話料 専用ポストで受付対応時間外でも郵便引き取りが可能（オプション：2,640円）

他社のバーチャルオフィスでは、郵便手数料として別途費用がかかってしまうケースや、郵便物の店舗引き取りが不可のケースもあります。バーチャルオフィス1では、郵便手数料が基本料金に含まれているため、郵便物の発送にかかる実費のみ月額費用にプラスされ、コスト削減が可能です。また、急ぎの郵送物があるなどで店舗引き取りをご希望の場合にも対応できます。

月額費用のみを気にして契約してしまうと必要なサービスを受けられず、使いづらく感じてしまう恐れもあるので、必要なサービスと月額のトータルしたコストをよく検討しましょう。

さらに、バーチャルオフィスではあまり見られない会議室もレンタルできるため、ケースに応じて利用しやすい点が魅力のひとつです。

ビジネスを展開するうえで必要なものが詰まったサービス展開で、これから事業を始める方にも心強い味方となるに違いありません。

まとめ

郵便私書箱や私設私書箱（バーチャルオフィス）は、法人や個人事業主など、幅広い方々に利用されています。

ただし、郵便私書箱は利用に際して条件があるので、ハードルが高いことが懸念されるでしょう。一方で私設私書箱（バーチャルオフィス）であれば、法人登記ができたり、特定商取引法に基づく表記の住所として利用できたりと、ビジネスを展開される方に多くのメリットがあります。

郵便私書箱と私設私書箱（バーチャルオフィス）は、現代のビジネスシーンにおいて重要な要素となっているといっても過言ではありません。この機会に、ご自身のビジネスやライフスタイルに最適なサービスを検討し、私書箱を活用してみてはいかがでしょうか。